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Business Continuity Plan: perché è importante?

Business Continuity e Business Continuity Plan: perché sono importanti?

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Come abbiamo appreso con l’emergenza COVID-19 e come sa bene ogni azienda del settore pubblico e privato, ogni interruzione del servizio erogato si traduce in un problema, soprattutto oggi che i processi digitali legano a doppio filo la tecnologia con l’operatività e il patrimonio di conoscenze delle aziende. Tuttavia, adottando le giuste contromisure è possibile evitare i fermi operativi, indipendentemente dal fatto che siano causati da motivazioni interne o esterne, come la pandemia con cui oggi ci troviamo a convivere.

Approfondiamo in questa pagina il tema della business continuity analizzando le fasi di realizzazione di un business continuity plan e la differenza con il disaster recovery, senza dimenticare l’importanza dello smart working come modalità di lavoro per assicurare in ogni momento la continuità operativa.

Cosa è la Business Continuity: una definizione

Business Continuity 3

La Business Continuity viene definita come “il processo atto a individuare le potenziali minacce per un’azienda e ad avviare le strategie e le operazioni necessarie per assicurare la resilienza della struttura a seguito del verificarsi di situazioni avverse.” Ad esempio, anche in caso di un’emergenza globale come il COVID-19, le aziende dotate di un Business Continuity Plan hanno potuto mettere al sicuro la loro operatività, capacità produttiva e immagine aziendale.

In poche parole, possiamo definire la business continuity come la capacità di continuare a lavorare e a svolgere le attività aziendali anche in condizioni critiche, come problemi interni o esterni o incidenti. Tutto questo è reso possibile grazie all’individuazione di quello che viene definito il Business Continuity Plan, un vero e proprio manuale di minacce e soluzioni per la prevenzione dei rischi e la definizione degli interventi da attuare in caso di eventi avversi.

Business Continuity vs Disaster Recovery

Ogni imprenditore conosce bene i danni economici e d'immagine che può causare il fermo delle attività, soprattutto se prolungato nel tempo. Sono veramente molti gli eventi che rischiano di compromettere la continuità aziendale, dalle cause naturali come terremoti o alluvioni a quelle tecniche o dipendenti da attività umane, come i guasti. Non mancano gli eventi eccezionali, come l’emergenza sanitaria causata dal COVID-19 e che ha fermato le attività produttive per mesi, con conseguenze su fatturati e produzione.

Proprio in questo contesto, le aziende che hanno saputo attuare il piano di business continuity sono riuscite a superare l’emergenza e stanno tornando più rapidamente alla normalità. Parlare di Business Continuity e di Disaster Recovery significa, tuttavia, parlare di due fenomeni molto diversi.

Il disaster recovery prevede l’attuazione di misure tecniche, logistiche e organizzative per ripristinare dati, applicazioni e sistemi informatici necessari ad assicurare l’operatività del business a seguito di guasti tecnici o calamità naturali che minacciano la sopravvivenza aziendale. Queste azioni vengono raccolte nel cosiddetto Disaster Recovery Plan, che raccoglie le procedure da adottare a partire dalla classificazione dei dati e dei sistemi critici in ordine di importanza su scala da 1 a 5.

Appare, quindi, evidente come il Disaster Recovery rappresenti solo un aspetto della business continuity e vada inserito nel più ampio Business Continuity Plan, il documento che tiene conto non solo della eventuale compromissione della funzionalità tecnologica dell’azienda, ma anche degli eventi economici, normativi, sociali e finanziari che impattano sull’attività imprenditoriale. Una situazione come il COVID-19 ne è l’esempio più evidente e mostra come oggi più che mai sia necessario avere una visione strategica per garantire la continuità del business e neutralizzare le minacce alla sopravvivenza dell’azienda.

Cos’è il Business Continuity Plan e a cosa serve

Business Continuity 1

Come detto, con Business Continuity Plan si intende quel documento che contiene la strategia operativa da adottare per ripristinare la continuità aziendale a fronte di interruzioni ed eventi particolari anche non riguardanti i temi della sicurezza o dell’infrastruttura IT, come successo con la recente pandemia da Coronavirus. In breve, il Business Continuity Plan permette all’azienda di gestire gli eventi critici che ne minacciano la sopravvivenza con il ripristino delle attività nel minor tempo possibile.

Nel piano vengono indicate non solo le attività strategiche da attuare, ma anche costi e referenti per portare alla continuità del business. La tipologia del piano varia a seconda di dimensioni, complessità e tipologia di azienda, ma in tutti i casi stabilisce:

  • a livello strategico: la procedura da seguire per gestire correttamente gli eventi critici che minacciano la sopravvivenza dell’azienda;
  • a livello tattico: il coordinamento delle attività e dei referenti coinvolti nel Business Recovery Plan;
  • a livello operativo: le operazioni da seguire dal team di emergenza.

L’obiettivo di ogni Business Continuity Plan è quello di minimizzare i danni causati da un eventuale fermo aziendale per assicurare un veloce ritorno alla situazione di stabilità iniziale. Non solo: chi sa redigere un accurato piano per la business continuity permette all’azienda di dimostrarsi più resiliente, affidabile e diligente anche in situazioni di crisi. Si tratta di un elemento fondamentale per aumentare la capacità competitiva sul mercato e migliorare la propria reputazione.

Come definire il Business Continuity Plan

L’epidemia mondiale di COVID-19 ha rappresentato una condizione di emergenza eccezionale per l’applicazione del Business Continuity Plan per ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di business in cui opera.

Indipendentemente dal fatto di essere una piccola azienda o una multinazionale è essenziale saper mantenere i clienti e proteggere gli asset aziendali anche e soprattutto in tempo di crisi e un buon business continuity plan permette di garantire efficienza ed efficacia del business anche durante le situazioni critiche.

Tra i vantaggi del business continuity plan, che analizzeremo tra poco nel dettaglio, ricordiamo:

  • maggior senso di sicurezza per i manager e i dipendenti;
  • capacità di offrire servizi e non fermare la produzione durante l’emergenza;
  • possibilità di preservare fatturato e reputazione aziendale.

Ogni piano di business continuity dovrà includere:

  • obiettivi da raggiungere;
  • lista di azioni da mettere in atto per raggiungere tali obiettivi;
  • ruoli e responsabilità delle persone coinvolte;
  • procedure e protocolli da mettere in atto in caso di emergenza.

Vediamo ora le fasi necessarie a redigere il Business Continuity Plan.

Fase 1: identificare gli obiettivi del piano

La prima fase prevede l’identificazione degli obiettivi del piano di business continuity, che dipendono dalle aree aziendali coinvolte nella situazione critica e nell’emergenza. Inoltre, per ogni obiettivo vanno identificati i traguardi da raggiungere per verificare che il piano risponda alle reali esigenze del business.

Fase 2: formare i referenti

Il team di manager che metteranno in atto il business continuity plan deve essere formato ed ogni azienda identificherà un Business Continuity Manager, un assistente a tale manager e un assistente amministrativo per ogni business unit dell’azienda. Se, poi, la continuità di business deve essere assicurata in un’azienda di medie o grandi dimensioni, allora è importante prevedere personale aggiuntivo, formato nell’ambito del crisis management e del recovery management. Non bisogna dimenticarsi di includere nel piano le informazioni di contatto delle persone responsabili.

Fase 3: identificare le aree chiave del business e le funzioni critiche dell’azienda

Dopo aver definito obiettivi e referenti, è importante identificare le necessità e le aree chiave dell’azienda ovvero quelle che, in caso di fermo come avvenuto con il lockdown durante l’emergenza COVID-19, rischiano di portare i maggiori danni all’azienda.

Fase 4: eseguire un’analisi dell’impatto sull’azienda dell’elemento di rischio

La quarta fase della realizzazione di un Business Continuity Plan prevede la comprensione dei rischi finanziari, operativi e fisici dell’azienda a seguito di un’emergenza. Tale analisi dell’impatto sul business permette di individuare le conseguenze di ogni calamità naturale o tecnica in termini di: aumento dell’insoddisfazione dei clienti, danni alla reputazione dell’azienda, perdita di fatturato, perdita di dati, perdita di dipendenti, ritardi o cancellazione di nuove opportunità di business.

Fase 5: creare un piano operativo

Si tratta della fase più importante, che porterà alla creazione del Business Continuity Plan vero e proprio con l’indicazione delle strategie di prevenzione del rischio, gestione del rischio e superamento dell’emergenza fino al ripristino della continuità del business.
Nel caso delle strategie di prevenzione del rischio possiamo includere lo smart working e l’utilizzo di strumento per il backup dei dati. Per la gestione del rischio sarà importante identificare procedure, protocolli di sicurezza, modalità di comunicazione, mentre per il ripristino della continuità del business sono fondamentali le azioni che riguardano il personale e le singole attività operative.

Fase 6: condurre una revisione annuale

La creazione del Business Continuity Plan non è un’azione da fare una volta soltanto nella vita dell’azienda, dato che cambiamenti socio-economici e crescita dell’azienda portano al cambiamento delle necessità aziendali. Per questo è consigliabile condurre una recisione annuale del piano e aggiornare continuamente le procedure di emergenza e i contatti dello staff coinvolto.

I vantaggi dello Smart Working per la Business Continuity

Come scegliere uno strumento di Project Management

Parlare di COVID-19 non significa parlare solo di emergenza sanitaria: la maggior parte delle aziende in questi mesi hanno dovuto mettere al centro del loro modello di business lo Smart Working, un elemento che è da sempre garanzia di business continuity e che permette all’azienda di affrontare qualsiasi emergenza. Eppure, sono ancora tante le aziende anche di dimensioni medio-grandi che ancora non possono contare su soluzioni e competenze tecniche necessarie a permettere ai loro dipendenti di lavorare in modalità smart.

Tanti sono i vantaggi dello smart working in tema di business continuity, dato che cloud computing e altre tecnologie permettono, anche in caso di chiusura dell’azienda, di lavorare da casa e senza interruzioni. In particolare, contare su un sistema di smart working offre i seguenti vantaggi:

  • dati sempre disponibili e assenza di cali di produttività anche in caso di lunghi periodi di lavoro da remoto. Come abbiamo sperimentato durante la pandemia, i dipendenti delle aziende più evolute hanno avuto accesso da casa a file, strumenti e informazioni usate abitualmente in ufficio. Tutto questo è stato reso possibile da una strategia di Cloud Data Management che ha reso i dati aziendali sempre disponibili per i dipendenti;
  • ufficio virtuale sicuro: chi ha affrontato il COVID-19 con un ufficio virtuale non ha registrato cali di produttività e fatturato, a patto che i sistemi utilizzati siano protetti da minacce e attacchi informatici. Per questo il Business Continuity Plan deve prevedere l’aggiornamento dei dipendenti in tema di sicurezza informativa e backup regolari delle postazioni che si collegano alla rete aziendale da remoto;
  • digitalizzazione dell’azienda: l’emergenza Coronavirus e lo smart working hanno portato alla rapida digitalizzazione dell’azienda e alla diffusione dell’automazione come alleata dei team IT. Si tratta di un cambiamento epocale per le aziende italiane, generato dall’uso intenso del lavoro da remoto e in modalità smart.

Sicuramente, il principale vantaggio dello smart working all’interno di una strategia di Business Continuity è stato la possibilità per le aziende di creare un ambiente di lavoro affidabile anche da remoto. In breve, per mantenere la competitività e il fatturato durante il lockdown le aziende di piccole, medie e grandi dimensioni si sono dovute affidare a strumenti per dar vita a un workplace protetto, efficiente e disponibile, ideale per garantire non solo la business continuity, ma anche la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti per raggiungere obiettivi comuni.

Cube_Extra Smart Working_Consulenza

Se fino ad oggi pensare alla continuità aziendale significava riferirsi a piani di Disaster Recovery o backup dei dati, oggi con l’emergenza COVID-19 è la Business Continuity a ricoprire un ruolo da protagonista. Ogni azienda deve saper mettere in atto e definire non più solo un Disaster Recovery Plan, ma anche un Business Continuity Plan identificando obiettivi, risorse e referenti per assicurare la continuità operativa.

In questi mesi, in particolare, un ruolo fondamentale è stato svolto dallo smart working, che si è imposto come nuovo metodo di lavoro nelle aziende di ogni dimensione. Si tratta di una nuova modalità operativa resa possibile da tecnologie come il cloud computing, ma non solo: un cambiamento epocale con cui ogni azienda deve imparare a confrontarsi se vuole mantenere la competitività nel breve, medio e lungo periodo.

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Cube - Business Continuity Plan