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Smart Working

Digitalizzare l'azienda per ottimizzare e snellire i processi

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Cosa è lo Smart Working?

Cosa significa Smart Working?

Smart Working esempio

Con il termine Smart Working si intende un nuovo modo di lavorare che si è evoluto negli ultimi anni grazie all’uso intensivo della tecnologia e di “smart devices”, ovvero di tutti quei dispositivi intelligenti, dallo smartphone al tablet, passando per applicazioni su desktop, che i lavoratori hanno a loro disposizione per portare a  termine i loro compiti in maniera veloce ed efficiente. Lavorare son lo Smart Working significa innanzitutto digitalizzare tutti i processi aziendali in modo che le informazioni siano immediatamente disponibili a tutti i soggetti coinvolti in un determinato task. Lo Smart Working indica anche l'implementazione di processi di automazione delle operazioni per ottimizzare i processi aziendali, in quanto permette di snellire e velocizzare tutte le attività manuali di inserimento dati tramite l'utilizzo di workflow e portali aziendali.

I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali

Diversi studi hanno dimostrato come l’implementazione della digitalizzazione e dell'automazione dei processi aziendali riduce innanzitutto notevolmente i costi. Oltre a questo, vi è un’innumerevole quantità di altri benefici connessi all'automazione dei processi aziendali, uno tra tutti è quello legato alla soddisfazione dei dipendenti, che essendo sgravati dalle operazioni più ripetitive a loro carico sono incentivati ad applicare le loro competenze e le loro capacità individuali in altre operazioni ben più stimolanti. Digitalizzare e automatizzare i processi aziendali significa dunque mettere in piedi un meccanismo di miglioramento continuo delle attività aziendali che parte dai dipendenti.

Smart Working impresa

Come si trasformano le aziende e gli ambienti di lavoro?

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La Digital Transformation

Smart Working e Digital Transformation si abilitano vicendevolmente. Lo Smart Working necessita di tecnologie per rendere concrete le sue pratiche e i suoi modelli, ma allo stesso tempo rappresenta una grande leva per una radicale digitalizzazione dell’azienda. Non si può effettivamente parlare di Smart Working se l’azienda non ha prima compreso l'importanza della digitalizzazione non solo dei processi, ma anche e soprattutto nella mentalità degli operatori.

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Il Digital Workplace

Anche gli ambienti di lavoro devono essere necessariamente ridisegnati per soddisfare le esigenza imposta dallo Smart Working. La connettività always-on, sia in azienda che fuori, su device come notebook, smartphone e tablet permette a dipendenti, manager e collaboratori di essere sempre produttivi. Ma è, soprattutto, la collaborazione a livello di team a beneficiare di questa nuova tendenza: soluzioni di social collaboration e strumenti di aggiornamento dei file in tempo reale spianano la strada a una produttività “senza confini”.

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Un passo avanti: l'Agile Working

L’Agile Working nasce per velocizzare i tempi, per scegliere i percorsi d'esecuzione più corretti a seconda del contesto e per concretizzare l’autonomia progettuale reale. Questo avviene quando il team può agilmente occuparsi della realizzazione di un prodotto o servizio inserendo al proprio interno delle competenze e dei ruoli aggiuntivi, abbattendo la tradizionale divisione gerarchica aziendale. Proprio perché vengono meno le strutture gerarchiche, inoltre, è compito dei singoli gruppi portare avanti un progetto e valutarne lo stato di avanzamento e gli eventuali margini di miglioramento.

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L’importanza della Business Process Automation

L’automazione dei processi di business

Lo Smart Working è collegato al concetto di Business Process Automation. La Business Process Automation offre alle aziende la possibilità di automatizzare le attività lunghe e laboriose, ottimizzando in questo modo le operazioni e raggiungendo nuovi livelli di efficienza.

Permette inoltre ai dipendenti di sfruttare le loro competenze per il lavoro per cui sono stati assunti, invece che per attività routinarie che possono sprecare tempo prezioso. I vantaggi dell’automatizzazione dei processi aziendali sono molteplici:

  • Consente di tenere traccia degli attori e dei tempi di risposta, automatizza le SOP (Standard Operating Procedures), migliora la collaborazione, riduce le ridondanze operative;
  • Migliora la velocità di commercializzazione modificando le policy e le offerte in tempi molto rapidi;
  • Permette l’analisi dei dati in modo approfondito per migliorare le attività aziendali. Consente inoltre di sviluppare strategie personalizzate per la vendita, la gestione dei casi o le approvazioni.

Smart Working automazione

Una soluzione per ogni tipo di processo

Smart Working pc

La Business Process Automation può essere del tutto stand-alone (automatizzando singoli processi aziendali) o essere parte di un'iniziativa più ampia di miglioramento dei processi, di re-ingegnerizzazione dei processi o di gestione dei processi.

  • Business Process Improvement (BPI): in questo caso l’obiettivo è quello di individuare processi poco performanti e migliorarli. In BPI, l'automazione può essere impiegata per ottenere un miglioramento generale o per automatizzare un preciso passaggio in un singolo processo.
  • Business Process Re-engineering (BPR): la BPR funziona quasi come BPI, con la differenza principale che si concentra sulla distruzione e ricostruzione dei processi da zero. L'automazione tende a svolgere un ruolo importante nelle iniziative del BPR.
  • Business Process Management (BPM): la BPM è una metodologia di miglioramento continuo. A differenza di BPI o BPR, che sono entrambe sono iniziative una-tantum, BPM è un'attività che un'azienda opera in maniera continua e sistematica. Di conseguenza, l’automatizzazione dei processi può svolgere un ruolo nell'ottimizzazione e nell'automatizzazione dei vecchi processi.

Quali processi si possono automatizzare con la BPA?

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Gestione delle Operations

Senza la tecnologia giusta, la gestione delle operazioni può essere un’impresa molto ardua. Per avere il polso di come stanno andando i tuoi progetti o processi devi necessariamente consultare la persona responsabile e, anche allora, qualsiasi tipo di errore di comunicazione può portare a una cascata di errori. Con la BPA puoi tenere traccia di tutte le operazioni della tua attività, consentendoti di digitalizzare i tuoi flussi di lavoro e automatizzando l'intera parte logistica di un processo.

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Task Management facilitato

In un'azienda che non utilizza alcuna soluzione di BPA, email, informazioni, file e cose da fare possono andare perse a causa di errori di comunicazione tra gli utenti coinvolti. Una soluzione di BPA può essere una dashboard che riporta  tutte le attività e può fungere da Kanban board digitale: in questo modo si facilita la comunicazione in tempo reale tra i dipendenti e si minimizzano gli errori legati alla mancanza di comunicazione.

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Customer Support Management

L’automazione dei processi trova ampio spazio di applicazione anche nel supporto clienti. In questo caso è possibile automatizzare la maggior parte delle risposte di assitenza. Una tecnica è ad esempio quella di individuare particolari parole chiave nel testo del ticket aperto dal cliente ed inviare una risposta automatica preventivamente elaborata.

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Le tecnologie per lo Smart Working

La tecnologia al servizio dell’ottimizzazione aziendale

 

Smart Working e tecnologia

L'utilizzo di una combinazione di Smart Working, Business Process Management e Automation è importante perché può aiutare le organizzazioni a ottenere un vantaggio competitivo, aiutando i leader aziendali a migliorare le prestazioni organizzative analizzando, progettando, implementando, controllando e ottimizzando i processi operativi aziendali tenendo sempre in considerazione tre importanti elementi: agilità, visibilità ed efficienza.

Agilità

Poiché l'ambiente aziendale normalmente è in uno stato di cambiamento costante, la BPM aiuta a rendere i processi aziendali più agili attraverso una struttura che richiede una documentazione rigorosa delle fasi di un processo. Questo rigore nella tecnologia BPM aiuta a fornire una chiara comprensione di ogni fase del processo del flusso di lavoro. Come naturale conseguenza, diviene facile prevedere l'impatto che i cambiamenti possono avere sui processi, quindi sulla redditività dell'organizzazione.

Visibilità

La BPM utilizza programmi software complessi per automatizzare i processi, monitorare le prestazioni aziendali e rivelare i dettagli di come i processi aziendali funzionano in tempo reale. L'automazione dei processi mostra come funziona il processo senza richiedere tecniche di monitoraggio manuale laboriose.

Questa maggiore trasparenza può dare al management una migliore comprensione dei processi in analisi e dare loro la possibilità di modificare direttamente la struttura e il flusso degli stessi, monitorando al contempo i risultati ottenuti.

Efficienza

Impiegando un software BPM si possono ridurre i costi aumentando la produttività. I vantaggi della tecnologia BPM possono derivare dalla determinazione di come il processo funzionerebbe in condizioni ottimali, regolando il processo per raggiungere alte prestazioni e implementando i controlli per monitorare il rendimento futuro del processo stesso. Il software BPM aiuta inoltre a migliorare la produttività eliminando le ridondanze e automatizzando le attività manuali al fine di ridurre il rischio di errori e rielaborazioni.

La Robotic Process Automation con l’AI

 

Smart Working robotic AI

L’Automazione dei processo robotizzata (RPA) è una applicazione (un bot) che interagisce con l'utente attraverso un’interfaccia (UI) allo stesso modo in cui farebbe realmente un umano. La Robot Process Automation esegue compiti “umani” e altre particolari funzioni in modo molto rapido ed efficiente ed è quindi un’ottima soluzione per imitare le azioni umane, svolgere compiti ripetitivi, favorire l’integrazione di sistemi virtuali e automatizzare la generazione di report.

Alcuni esempi di tecnologie per lo Smart Working e la Business Process Automation

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I nuovi portali Intranet

Una intranet associa strumenti di comunicazione, digitalizzazione dei processi e di collaborazione: diventa quindi l’infrastruttura fondamentale per introdurre lo Smart Working in un’azienda. Una intranet che permette una introduzione graduale e costi sostenibili è alla portata di imprese di ogni grandezza. In questo contesto l’intranet aziendale diventa il cardine del lavoro virtuale e dello Smart Working, aumentando e gestendo gli strumenti, le informazioni, la condivisione e la collaborazione.

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Workflow automation

La Workflow automation consiste in software e metodi che possono migliorare il modo in cui i processi aziendali vengono acquisiti, riprogettati, ottimizzati e automatizzati. Il workflow è un concetto che descrive come i processi di produzione dividono le attività lavorative in ruoli, compiti, procedure e regole distinti. Automatizzando il flusso di lavoro, lo stato di avanzamenti di ogni attività a cui un utente è stato assegnato verrà aggiornato mediante una visualizzazione grafica dell'intero flusso di lavoro e della sua cronologia.

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Custom Software per ogni esigenza

Poiché ogni azienda ha i suoi processi specifici, spesso le soluzioni software personalizzate costituiscono la scelta migliore nell’automatizzazione dei processi. Le infinite possibilità di adattamento del software permettono, quindi, una personalizzazione che si adatta non solo alle attività specifiche svolte dall'azienda ma, eventualmente, anche alle esigenze di chi dovrà utilizzare quotidianamente la soluzione software per l'automatizzazione.

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Digitalizzare la gestione documentale

Meno carta sprecata, meno tempo sprecato

 

Smart Working esempio

Lo Smart Working prevede anche tecnologie e processi per la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti, con numerosi vantaggi in materia di costi per l'uso di carta e per la ricerca di informazioni. “Dematerializzare” significa sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e la conservare digitalmente gli stessi. Si produce quindi una un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo. Se i documenti vengono prodotti sin dall'origine già in formato digitale, non si parla più di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione” ed anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento. 

I workflow dei processi documentali

Un flusso di lavoro di gestione dei documenti è il sistema utilizzato per produrre, tracciare, modificare, archiviare e gestire i documenti associati a un processo aziendale. I vari documenti vengono trasmessi da un dipartimento all'altro, richiedendo l'approvazione o le modifiche ad ogni step. Il flusso di lavoro di gestione dei documenti avvantaggia le imprese in molti modi migliorando la produttività interna e la collaborazione, riducendo al contempo la quantità di risorse utilizzate.

Questi workflow di gestione documentale possono naturalmente trarre notevole vantaggio dall'uso di tecnologie per digitalizzare e ridurre il numero di step manuali necessari alla trasmissione di informazioni.

I workflow dei processi documentali

 

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Migliore collaborazione tra dipendenti

Con la digitalizzazione dei documenti il vantaggio principale collegato alla produttività è quello di migliorare la collaborazione tra i dipendenti. Disporre di documenti digitalizzati infatti, facilita lo scambio di informazioni tra i vari dipartimenti, facilitando così processi di approvazione delle operazioni.

Velocità di reperimento e verifiche più veloci

Un archivio di documenti interamente digitalizzati non solo richiede fisicamente uno spazio più limitato rispetto al corrispondente cartaceo, ma migliora notevolmente la velocità di reperimento delle informazioni e la velocità di eventuali processi di verifica.

Un Customer Service più efficiente

Anche il supporto clienti risente positivamente del processo di digitalizzazione dei documenti. Invece di stampare e spedire fatture o documenti a clienti, la digitalizzazione permette invii istantanei e comunicazioni molto più rapide, efficaci ed economiche.

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Perché investire nello Smart Working e nella Digital Transformation?

Un’azienda più digitale è un’azienda più produttiva e veloce

In Italia sono ancora molte le aziende restie ad adottare le nuove tecnologie per l'implementazione di Smart Working e per la digitalizzazione dei processi aziendali. Non investire in questo ambito è un errore! I vantaggi dell’automazione e della digitalizzazione dei processi in termini di risparmio di tempo sono indubbi: primi tra tutti migliorare la collaborazione e l’efficienza dei dipendenti. Pensa anche ai ridotti costi di archiviazione derivanti dalla digitalizzazione dei documenti e a quanto è possibile velocizzare l’accesso e il reperimento delle informazioni.

Un'azienda che sceglie di digitalizzare i suoi processi è un'azienda che ottiene un vantaggio competitivo, garantendo servizi più veloci ed efficienti.

Smart Working azienda digitale

Risparmiare tempo e risorse con l'automation

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Oggettivamente l’automatizzazione di una azienda può essere una trasformazione piuttosto costosa, ma se entra a far parte del DNA dell’organizzazione e viene realizzata correttamente ripaga ampiamente l’investimento. Per favorire il processo di digitalizzazione dell PMI, il Ministero dello Sviluppo economico ha messo a disposizione i “Voucher per la digitalizzazione” che prevedono l’erogazione di buoni da 10.000 euro a favore di interventi di ristrutturazione informatica, di digitalizzazione dei processi, di formazione e di acquisto di hardware, software e servizi di connettività e banda larga.

Il ROI dello Smart Working e della Digital Transformation

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Benessere degli impiegati

Quando il lavoro diviene piuttosto complesso, la preoccupazione dei dirigenti è quella di trovare e mantenere attivi i migliori talenti. Questo può essere impegnativo e costoso, ma automatizzando il più possibile i processi di lavoro, i dipendenti possono concentrarsi maggiormente su attività business-critical, evitando manovalanze e compiti noiosi e ripetitivi che non valorizzano l’impegno del dipendente. Un dipendente motivato e felice è un dipendente molto produttivo.

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Automatizzare le attività ripetitive

Statisticamente i lavoratori spendono oltre un quarto della settimana lavorativa su lavori manuali e compiti ripetitivi, dunque l’automazione di questi processi contribuirà senza alcun dubbio a ridurre lo spreco di tempo di ogni singolo operatore. I tempo risparmiato potrà così essere impiegato in compiti di più alto valore e più motivanti per chi li dovrà eseguire.

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Minimizzare l’errore umano

Riducendo al minimo l’intervento manuale grazie all’automatizzazione dei processi, si riduce al contempo anche la possibilità di errore dovuta a negligenza o disattenzione dell’operatore. Si riduce così la probabilità di errore umano sia in fase di inserimento dei dati sia nella fase di ricerca.

                                                  

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Le nuove tecnologie per ottimizzare e snellire i processi aziendali

I numeri del gruppo Extra

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