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3 consigli per investire nell'automazione dei processi aziendali nel modo giusto

Simone Gagliardi,

3 consigli per investire nell’automazione dei processi aziendali

Automazione processi aziendali” è la parola chiave attorno alla quale gravita la nuova generazione di imprese. In inglese, il linguaggio tecnico traduce queste parole con Business Process Automation e va ad intendere la trasformazione digitale che sta entrando in azienda al posto delle infrastrutture più attempate. Culturalmente più perplessi di fronte al nuovo e allo sconosciuto, anche gli imprenditori italiani più conservatori sono ormai convinti di quanto sia necessario entrare nell’era della Digital Transformation. Solo in questo modo si può, infatti, sopravvivere al mercato, ai nuovi consumatori, e muoversi verso il nuovo assetto aziendale dello Smart Working, molto più conveniente sia per l’impresa che per i dipendenti.

 

Scopri come digitalizzare i processi aziendali con lo Smart Working!


Cambiare mentalità è il primo passo per accedere a una nuova forma di collaborazione che mette al centro il dipendente, la sua operatività e gli obiettivi da raggiungere. A giovarne, la stessa azienda che risparmia sull'investimento di strutture e risorse, focalizzando le attività sui risultati e non sulle ore trascorse in ufficio. L’ufficio si trasforma in un ambiente virtuale accessibile in rete da ogni dispositivo, da qualsiasi sede e parte del mondo, un portale sempre aperto e sempre connesso all'interno del quale automatizzare attività e gestire flussi di lavoro, condividere materiale e comunicare in tempo reale. Una delle conseguenze dell'adozione di questo nuovo metodo di lavoro è la possibilità di ottimizzare e automatizzare i processi aziendali.

Perché automatizzare i processi aziendali?

La Digital Transformation riguarda ogni ambito della nostra esistenza, e per forza di cose anche il lavoro, l’ufficio e le sue tante variabili. L’automazione dei processi aziendali è una necessità impellente per le piccole, medie e grandi imprese. Non importano la dimensioni né il settore, la digitalizzazione è ormai uno status quo per crescere e restare sul mercato.

La Business Process Automation è la condizione intrinseca all’introduzione dello Smart Working ed è uno strumento di sopravvivenza in un mercato sempre più concorrenziale; un sistema per gestire intensi flussi di lavoro che viaggiano sul binario digitale e includono moltissime attività trasversali (inserimento dati, amministrazione, contabilità, produzione e distribuzione, gestione magazzino, marketing, ecc.).

L'introduzione dell’automazione dei processi aziendali è finalizzata ad automatizzare tutto ciò che comporta un inutile spreco di tempo e risorse umane legate ad improduttive attività di routine. Il processo vive di vita propria, rende liberi e indipendenti seppure tutti raccolti all’interno di uno spazio digitale sicuro e ad accesso controllato. In sostanza, introduciamo l’automazione per tanti ottimi motivi, fra i quali:

  • Aggregare risorse e semplificare la gestione documentale
  • Automatizzare processi ordinari come il data entry o altre procedure ricorrenti e peculiari al tipo di business
  • Annullare il rischio di errore e permettere la supervisione delle attività aziendali
  • Condividere i flussi di lavoro e scambiare informazioni in tempo reale
  • Migliorare l’interazione tra reparti, la comunicazione con partner esterni e fornitori.

Puoi comprendere la portata di un simile cambiamento, che taglia tempi e costi inutili che aggravano eccome il fatturato. Un’impresa ancora poco digitalizzata e con infrastrutture IT vecchie, infatti, fa un’enorme fatica a sostenere spese di gestione (risorse umane improduttive, affitti, materiali ecc.) e ritmi di lavoro, con la conseguenza di fallire nel soddisfare le aspettative dei clienti.

Non dimenticare mai i tuoi clienti: qualsiasi tipo di business deve fare i conti con un nuovo modello di consumatore abituato alla rapidità delle informazioni e dei servizi accessibili online. Oggi sono tante le aziende che proprio in virtù dell’automazione dei processi riescono a fornire servizi brillanti di cui le persone fanno esperienza tutti giorni.

Cosa significa automatizzare i processi

Mettiamo il caso di un’azienda software. Immagina che il nuovo aggiornamento del software abbia un bug riscontrato da molti clienti, un bug che tutti vogliono lamentare, ovviamente, e di cui chiederanno conto nelle migliaia di mail scritte per ricevere supporto. Riesci a immaginare lo spreco di tempo e risorse? Un evento infausto di questo tipo deve essere affrontato con processi di automazione per velocizzare il supporto ai clienti con sistemi ticketing online e con risposte automatiche distinte in base alle domande più ricorrenti e alle parole chiave utilizzate.

Mettiamo ancora il caso di un progetto condiviso da più reparti all’interno di una grande azienda. Ogni team è impegnato in alcuni task da svolgere in sequenza. Una volta terminati i propri, bisogna avvisare capi reparto e/o colleghi delle attività compiute e chiuse, col rischio di perdere tempo nell’invio di e-mail, telefonate interne ed eventuali mini riunioni per la verifica dei processi. Con gli strumenti di automazione, al contrario, il sistema invia una notifica di chiusura task a tutti i dipendenti coinvolti, i quali possono condividere dati e confrontarsi direttamente online sui punti salienti del progetto. Lo stesso manager può supervisionare le attività anche se fuori sede per motivi personali o di lavoro, connettendosi alla piattaforma da qualsiasi device per accedere alla dashboard (cruscotto) e verificare lo stato delle procedure.

Automazione dei processi aziendali: 3 consigli per farla bene

L’automazione dei processi aziendali è una condizione che si ottiene per gradi. Sia l'adozione che l'implementazione dei software in Cloud sono rapidi e veloci, dato anche che essi sono anche esenti dalle “catene” old style delle tradizionali infrastrutture IT. A valle, però, prima ancora dell’aspetto tecnico, è importante partire da alcuni presupposti fondamentali per adottare lo Smart Working e beneficiare dei suoi innumerevoli vantaggi.

Noi abbiamo individuato queste tre fasi da cui passare: 

1. Individua i processi critici che sprecano tempo e soldi

Ogni azienda ha come primo obiettivo il risparmio di tempo e denaro. Una delle ottime ragioni per cui automatizzare i processi è proprio il taglio dei costi inutili e delle attività improduttive. Individua i processi critici che causano sprechi e inoperatività e le attività standard che puoi automatizzare, come per esempio il data entry, per investire energie e saperi in operazioni più significative. Con l’automazione puoi anche semplificare l’accesso ai documenti aziendali. Spesso si fatica a recuperare il materiale pertinente sparso tra fogli di carta e file disordinati: tutto questo oggi non ha più senso. Dati e contenuti aggregati all’interno della piattaforma diventano reperibili con una semplice ricerca per parola chiave. Errori, sviste e dimenticanze sono altre spine nel fianco quando si tratta di gestire un elevato traffico di informazioni. Cosa succede se una e-mail non arriva al destinatario? Se ci si dimentica di inviare un documento, o se si commettono errori nella compilazione di una fattura? Sono solo esempi, ma esempi di casi piuttosto frequenti, responsabili di congestionare il flusso del lavoro e di bloccare l’intera “catena di montaggio”. Sono anche casi evitabilissimi, tuttavia, con un software per l’automazione dei processi aziendali adatto ai tuoi obiettivi.

2. Definisci gli obiettivi dell’automazione

Eccoci agli obiettivi: l’analisi degli obiettivi è necessaria per scegliere il software giusto e capire cosa vuoi ottenere con l’automazione delle attività. Valuta le prestazioni del software in base alle tue priorità e concentrati su quei processi che ancora non hai potuto implementare, perché sprovvisto della tecnologia adeguata. Passa in rassegna casi reali di aziende che hanno introdotto strumenti di automazione. Puoi aver bisogno di un sistema per gestire il marketing e l’assistenza clienti con supporto ticketing e help desk; di un software per automatizzare operazioni amministrative e contabili; di un’applicazione per gestire contenuti e programmare l’approvazione, la pubblicazione e la visibilità di articoli e post. Tutte queste funzioni le puoi trovare in una sola piattaforma, già installate o da integrare. E infine, ma non per ultimo, fra gli obiettivi più comuni dell’automazione c’è anche quello del risparmio sulle spese per l’affitto dell’ufficio tradizionale. Uno dei meriti dello Smart Working è proprio quello di trasferire il lavoro all’interno di uno spazio online.

3. Elimina sistemi obsoleti e passa a tecnologie all’avanguardia

Sul mercato ce ne sono a bizzeffe di soluzioni di Business Process Automation, ma scegliere per sommi capi è controproducente. La scelta del software adatto è la fase più delicata. Valuta questi fattori: budget, compatibilità tra strumenti e criticità da risolvere, affidabilità del provider, integrazione con applicazioni e altri sistemi; scalabilità, sicurezza e semplicità d’uso. Abbiamo accennato all’esistenza di piattaforme dotate di tutti questi elementi. Fra le soluzioni più complete ed efficaci – soprattutto per quanto concerne sicurezza, strumenti, convenienza e integrazione con altri sistemi, valuta portali Open Source come Liferay, jBPM e OTRS (per ticketing e help desk).


Investire nell’automazione dei processi aziendali in modo efficace è alla base del successo di qualsiasi business attuale. In molti lo hanno già fatto e ne stanno raccogliendo i frutti. Per approfondire l’argomento e conoscere le esperienze e le testimonianze di altri imprenditori, scarica l’eBook gratuito “Digitalizzare i processi con lo Smart Working”!

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