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4 regole per calcolare il ROI del sistema di Web Content Management

Leonardo La Polla,

Calcolo ROI Web Content Management

Un sistema di Web Content Management (WCM) è un investimento che garantisce ritorni economici e di produttività dell’azienda. Oramai oggi la questione non è “se” ci sarà un ritorno, bensì quali aree garantiscono il maggior ritorno. Quando si è responsabili del budget per il WCM, è necessario avere ben chiaro come calcolare il vero ROI (Return on Investment) per misurare l’efficienza dell’investimento fatto. Vediamo le quattro regole fondamentali da tenere in considerazione nel calcolo del ROI su un investimento in un sistema di Web Content Management.

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Il vasto mondo del Content Management è stato a lungo in contrasto con quello finanziario, in quanto per molto tempo la valutazione dei risultati tangibili di questo tipo di attività è rimasto a lungo indefinito. Ad oggi, tuttavia, è innegabile che approcciarsi in modo corretto alla gestione dei contenuti di un sito Web possa portare a risultati concreti meritevoli di definizione dal punto di vista strettamente numerico. 

Come è fatto il WCM su misura dell’azienda?

Chiariamo, prima di tutto, cosa si intende per Web Content Management (WCM). Il WCM è un particolare tipo di Portale Web che si presenta come una “variante” del più generico Content Management System (CMS), una piattaforma software in grado di separare il contenuto effettivo di una pagina web dal modo in cui questo contenuto viene presentato all’utente.

Grazie all’impiego di questo tipo di piattaforma, chi ha il compito di generare i contenuti può editarli e pubblicarli senza l’ausilio di uno sviluppatore web che ne curi la presentazione, inoltre si hanno a disposizione numerosi strumenti per tracciare e gestire l’intero archivio di contenuti per un determinato sito. Un WCM è da impiegarsi in tutti quei casi in cui il sito ha necessità di essere aggiornato frequentemente e, magari, da più utenti diversi.

Generalmente un WCM comprende funzioni basilari quali:

  • Servizi di libreria base, come check-in / check-out e storico delle versioni
  • Autenticazione utente, supporto per più ruoli e assegnazione dei permessi
  • Authoring e flusso di lavoro per la revisione e l'approvazione dei contenuti
  • Gestione multisito e multilingua
  • Capacità di supportare contenuti su vari dispositivi (come tablet, smartphone e altri device) su più canali (come Facebook, Twitter e LinkedIn)

Il Web Content Management non è altro che un CMS con funzionalità ristrette e focalizzate sulla gestione collaborativa di contenuti web pubblici. Le piattaforma di WCM, e più in generale i CMS, si stanno sempre più conformando ad una DXP, un software per creare contenuti per ogni canale digitale oggi disponibile, oltre che per migliorare le operazioni aziendali attraverso la digitalizzazione e l'integrazione. Con l'introduzione di nuovi tipi di contenuto, di analisi, di software di automazione e tutta l'integrazione di back-end necessaria, le esigenze di gestione dei contenuti delle imprese sono diventate sempre più complesse. Di conseguenza, il Web Content Management assume sempre di più un ruolo di hub - contenuto, esperienza e flusso di lavoro - per orchestrare il coinvolgimento dei clienti su una moltitudine di canali digitali.

Ma quali requisiti deve avere un WCM per soddisfare le esigenze della tua azienda? Innanzitutto è bene chiedersi:

  • Quanti utenti e tipi di utenti devo gestire?
  • Quanti contenuti ho e di quale tipologia?
  • Da dove vengono i miei visitatori? Richiedono un supporto multilingua?
  • Di quali integrazioni ho bisogno?

Rispondere a queste domande ti consentirà di scegliere una piattaforma WCM adatta alle tue esigenze a partire dalla sua installazione: è possibile usufruire di una installazione “one-step”, pronta all’uso, oppure di una soluzione più complessa e customizzata per creare il flusso di lavoro e l'interfaccia adatti alle esigenze aziendali specifiche. In generale la scelta corretta sarà un compromesso tra l'esigenza di personalizzare il sistema e il tempo necessario per ottenere qualcosa di utile per gli utenti finali. Scelta la piattaforma WCM e determinato dunque l’investimento necessario, devi essere in grado di calcolarne il ROI.

4 regole per calcolare il ROI del WCM

ROI è l’acronimo di “Return On Investment”, ossia quanto è stato il ritorno dei soldi investiti nel WCM. Matematicamente è il rapporto percentuale tra il ritorno economico avuto grazie all’impiego del WCM e l’investimento effettuato per l’implementazione del WCM stesso. È ovvio che tale rapporto deve essere sempre maggiore del 100% affinché il ritorno dell’investimento sia maggiore dell’investimento stesso.

ROI = (Ritorno economico dall’uso del WCM)/(investimento per l’adozione del WCM)  [%] 

Mentre il denominatore è un dato palese, il numeratore non è così facile da determinare. La maggior parte degli esperti di WCM consiglia di calcolare il ROI categorizzando compiti e risorse. Questo ti permette di confrontare il tempo e il denaro salvato con un sistema WCM, e quindi il valore del ritorno a lungo termine.

Per calcolare il ROI è bene tenere presente queste 4 regole fondamentali:

1. Stima il tempo richiesto attualmente da ogni attività. Per ogni attività, identifica le risorse necessarie per il suo svolgimento e moltiplica per il costo di ciascuna di esse.

2. Chiedi a una persona imparziale di rivedere i tuoi numeri per assicurarti di essere oggettivo ed affidabile, evitando così di fare stime troppo ottimistiche o troppo pessimistiche.

3. Tieni conto del costo della formazione iniziale e del costo per la formazione di eventuali futuri collaboratori, in questo modo avrai una stima più accurata dei costi a lungo periodo.

4. Ricorda anche che, considerato che il ROI non può tenere conto della fidelizzazione dei dipendenti o del loro livello di soddisfazione sul lavoro, migliorare l'esperienza lavorativa quotidiana del tuo team avrà inevitabilmente un impatto positivo su tutta la tua organizzazione.

 

Un WCM rappresenta un importante strumento per migliorare la produttività e snellire i processi di gestione e pubblicazione dei contenuti web. Tuttavia è un investimento importante per un’azienda, e nel calcolarne il ROI vanno presi in considerazione i diversi fattori elencati precedentemente.

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