<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1267344923293614&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Cube Blog

5 modi in cui il workflow management ottimizza i processi aziendali

Leonardo La Polla,

Business Process Optimization Workfl

Un workflow, o flusso di lavoro, è la descrizione di un processo attraverso la sua suddivisione in diverse micro-attività, generalmente definite task. Se un unico compito coinvolge più persone, man mano che i singoli task vengono svolti, la palla passa all’esecutore successivo. La gestione del flusso di lavoro (Workflow Management) è principalmente una disciplina di gestione, incentrata sulla struttura del lavoro all'interno di alcune organizzazioni e su come i team collaborano per completare questo lavoro. In linea di principio, la gestione del flusso di lavoro non richiede software, ma in pratica è fondamentale l'utilizzo di strumenti software per tenere traccia del lavoro e automatizzare parti di esso, coerentemente con la digitalizzazione d'impresa a cui sempre più aziende decidono di prendere parte.

 

Scopri come digitalizzare i processi aziendali con lo Smart Working!

 

La gestione del flusso di lavoro e dei processi aziendali riguarda il lavoro svolto dalle persone, ma le attività possono anche essere automatizzate ed eseguite dai sistemi IT. La gestione del flusso di lavoro può quindi includere l'integrazione dei sistemi IT, al fine di condividere i dati tra i vari flussi di lavoro e altri sistemi IT all'interno di una stessa organizzazione. In questo articolo vedremo 5 diversi modi di impiego del Workflow Management nella gestione aziendale.

1. Automatizzare i processi

Per una grande azienda, l’automazione dei processi aziendali è un'operazione imprescindibile, ma anche per le piccole imprese automatizzare i processi costituisce un vantaggio non indifferente. L’automazione, infatti, ottimizza la gestione dei tempi e riduce il fabbisogno di risorse umane. Allo stesso tempo, riduce al minimo gli errori con una conseguente maggiore efficienza di business. Dal punto di vista del marketing e del customer care, l’automazione ti aiuta a tenere traccia dei comportamenti dei clienti e ad attuare specifiche azioni di fidelizzazione. In tutto questo il Workflow Management ti permette di definire i singoli task relativi all’intero processo ed assegnarli alla persona di competenza oppure gestirli automaticamente attraverso appositi strumenti software. Oltre a questo ti permette di avere, in ogni istante, una panoramica dello stato di completamento dei singoli task, e quindi dell’intero processo.

2. Individuazione ed eliminazione di processi o attività ridondanti

Impiegando un buon sistema di gestione dei flussi di lavoro, ad esempio attraverso l'implementazione di un Portale Web in azienda, potrai individuare in maniera diretta e immediata i task ripetitivi o addirittura inutili. Impiegando un sistema di Workflow Management potrai avere davanti ai tuoi occhi l’insieme dei task che compongono un’operazione di business, quindi i passaggi indesiderati diventano facilmente individuabili. I sistemi di gestione del workflow si basano solitamente su interfacce visuali di immediata comprensione e facilmente modificabili secondo il modello drag-and-drop, quindi, oltre a evidenziare operazioni ridondanti o inutili, consentono anche di rivedere facilmente il processo al fine di ottimizzarlo nella sua interezza.

3. Capacità di rispondere rapidamente alle criticità

Come già accennato, un Workflow Management System si avvale solitamente di una interfaccia visuale di immediata comprensione attraverso la quale vengono resi evidenti tutti i passaggi di un’operazione di business. Dunque, monitorare tutti i singoli passaggi, diviene un’operazione piuttosto semplice. Grazie a questa facilità di monitoraggio, in caso di emergenza, ti basteranno pochi clic per individuare il problema ed elaborare le possibili soluzioni. Ciò permette di essere veramente reattivi in caso di problemi o criticità, cosa di fondamentale importanza in qualsiasi azienda, grande o piccola che sia.

4. Gestione del personale

Un Workflow Management System trova impiego anche nella gestione del personale. Attraverso questo sistema puoi infatti gestire i compiti assegnati alle varie unità in modo chiaro e ordinato, determinando, così, un generale miglioramento nella gestione del personale. Potendo monitorare in qualsiasi momento ed in maniera immediata lo stato globale della situazione, puoi facilmente individuare colli di bottiglia o addirittura risalire immediatamente a chi non ha portato a termine la propria attività provocando quindi una interruzione del flusso di processo.

5. Migliorare la comunicazione interna

Si può impiegare un Workflow Management System anche per migliorare la comunicazione tra le persone e i dipartimenti coinvolti in un processo aziendale. La comunicazione diviene un problema quando più persone sono coinvolte in una singola attività e, spesso, la sola e-mail non è sufficiente a garantire un flusso di informazioni fluido e scorrevole tra i vari operatori. È necessario che il lavoro sia coordinato, quindi si deve stabilire chi lavora su cosa e in quale ordine, tutti i membri devono essere aggiornati sullo stato di progresso, su eventuali nuove informazioni inerenti il lavoro e, in definitiva, su ciò che è stato completato. Ogni attore deve essere in grado di avere una visione globale in modo che possa sapere cosa fare senza dover interrompere altre persone. La visione globale comprende in sé quattro tipi di informazioni che ogni operatore deve conoscere:

- quali sono i task da eseguire

- il carico di lavoro per ogni task

- chi sta lavorando sul task

- quanto tempo è necessario per svolgere un task ed eventualmente dove avviene l'attesa.

In altre parole, la visibilità globale è la percezione concreta del modo in cui il lavoro "scorre" tra le attività e le persone ed è proprio questo il significato letterale del termine "flusso di lavoro".

Workflow Management: a te la scelta!

Nella pratica, il Workflow Management offre numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, in quanto puoi eliminare attività inutili e duplicate, e una migliore fornitura dei servizi, poiché puoi eliminare eventuali colli di bottiglia ed eseguire in parallelo specifiche attività.

Questi vantaggi contribuiscono all'aumento della produttività del team e a soddisfare i clienti. Dunque l’adozione del Workflow Management System contribuirà senza dubbio ad accelerare il raggiungimento dei tuoi obiettivi di business e solo questo è già un buon motivo per prendere in considerazione la gestione del flusso di lavoro nella propria organizzazione.

Il Workflow Management è un'attività che si inserisce nel più ampio contesto dello Smart Working: scopri di più a riguardo con il nostro eBook "Digitalizzare i processi aziendali con lo Smart Working"!

New call-to-action

Share this post

  

Commenti

New call-to-action

Iscriviti qui!

Condividi questo blog

   

Post correlati