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7 errori da evitare per una gestione documentale davvero sicura

Leonardo La Polla,

7 errori da evitare per una gestione documentale davvero sicura

Quanto peso dai alla sicurezza delle informazioni circolanti all'interno e all'esterno della tua azienda? Il rischio della dispersione, la lentezza nella reperibilità dei dati, o peggio ancora gli accessi non autorizzati alle informazioni private, è un campanello d’allarme da considerare seriamente, per non compromettere la delicata macchina della gestione documentale all'interno dell'azienda.

 

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Ogni impresa di qualsiasi dimensione poggia sull'organizzazione dell’intero assetto aziendale, sia in sede che nelle sue filiali. Mantenere allineata, puntuale e sicura, la comunicazione tra dipendenti, collaboratori, partner e fornitori, soprattutto nel flusso incessante dei file contratti, preventivi, ordini o progetti è fondamentale per il controllo delle attività aziendali.

Un buon sistema di gestione documentale deve prevenire le intrusioni indesiderate ed essere immune a qualsiasi rischio di perdita dati, oltre ad accelerare upload, archivio e ricerca dei documenti che serve modificare, consultare o condividere con urgenza, anche con utenti esterni. Quello della gestione documentale è un problema percepito e vissuto nelle medie e grandi imprese, dove l’intenso scambio di informazioni rischia di essere ingolfato dal flusso costante sia in entrata sia in uscita.

Ecco perché sempre più frequentemente le aziende ricorrono alle tecnologie più evolute per gestire dati in ambienti digitali – portali web come intranet, extranet, portal partner – dove concentrare tutto il materiale aziendale accessibile su autenticazione a più livelli. Il problema, però, è che non sempre queste piattaforme sono sicure e affidabili come dovrebbero. Prima di adottare un qualsiasi software di gestione documentale è necessario accertarsi dei suoi effettivi requisiti di sicurezza, per evitare di riscontrare criticità soprattutto negli uffici più strutturati in dipartimenti e filiali esterne.

Nei prossimi paragrafi vedremo insieme quali sono gli errori da evitare per un portale di gestione documentale pratico, e al contempo, sicuro e affidabile!

La gestione documentale nelle aziende 

Semplificare la gestione documentale nelle aziende significa risparmiare tempo per organizzare file di dati, materiale digitale o reso tale da acquisizione via mail, scanner, fax o applicazioni office. Documenti che serve avere a portata di mano – quindi di immediata reperibilità – da inviare, archiviare o condividere in tempo reale con dipendenti e collaboratori esterni. E naturalmente, queste attività devono essere quanto più veloci e intelligenti, ovvero gestite con algoritmi che riescono a catalogare e indicizzare i documenti.

I sistemi di gestione documentale possono essere implementati in portali web intranet, in reti extranet e portal partner per adattarsi a qualsiasi uso e contesto. Le piattaforme moderne per digitalizzare i processi aziendali, in particolare quelle in modalità SaaS (Software as a Service), offrono molti vantaggi da un punto di vista della tecnologia di supporto e della semplicità della navigazione user-friendly.

Come premesso, un portale di gestione documentale deve essere soprattutto sicuro. Conviene quindi chiedersi quali siano quei requisiti da cercare in una piattaforma e quali errori evitare quando si vuole sviluppare un sistema di gestione dei contenuti aziendali affidabile.

Scegliere il portale di gestione documentale

Nella scelta del portale di gestione documentale bisogna valutare la presenza di alcuni requisiti di sicurezza e protezione dati. Le piattaforme intranet ed extranet sono sempre più evolute, complete di funzioni e applicazioni intelligenti. La cosa più importante, tuttavia, è che lo scambio e l’archiviazione dei documenti digitali – soprattutto nei portali di aziende con filiali in tutto il mondo, migliaia di dipendenti e tantissimi documenti accessibili da reti esterne – avvengano entro un circuito protetto e nel rispetto di rigorosi standard di archiviazione conformi alle norme vigenti in materia. Questi standard servono a garantire il valore dei documenti sul piano probatorio, in termini di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Allo stesso tempo, è necessario assicurarsi di poter aggiornare i documenti, siano essi fiscali o legali, mantenendone inalterata l’originalità.

La conformità del sistema digitale è una materia sempre attuale per quanto complessa e delicata, proprio in virtù della eterogeneità dei formati dei documenti elettronici che cambiano ed evolvono nel tempo. Per evitare problemi di compatibilità futura, è sicuramente consigliabile adottare un portale di gestione documentale conforme a tutti gli standard di sicurezza necessari per garantire la piena compatibilità con eventuali implementazioni. Un portale di gestione documentale integra anche funzioni di crittografia per i dati in transito, sia in HTTPS sia nell’archivio, con crittografia asimmetrica Advanced Encryption Standard (AES), uno degli algoritmi più comuni e sicuri (perché genera una chiave univoca per ogni utente).

Quali errori evitare per un portale di gestione documentale sicuro?

Quand'è che il portale di gestione documentale non è sicuro e non permette la corretta conservazione dei documenti? Vediamo insieme quali sono gli errori evitare:

  1. Il portale di gestione documentale non permette la profilazione su accessi autorizzati. La conseguenza è che non si possono personalizzare gli accessi per tipologia di utenza secondo permessi e autorizzazioni adeguati.
  2. Il portale web non è conforme alle ultime normative in fatto di sicurezza informatica e non possiede alcuna certificazione rilasciata dagli organi di competenza (AgID - Agenzia per l’Italia digitale) per la protezione dei documenti.
  3. Il software non è abbastanza scalabile in sicurezza per supportare la crescita e formato dei documenti. Un errore da evitare perché la capacità di compatibilità con diversi tipi di dati è un requisito molto importante per un sistema valido di gestione documentale.
  4. L’interoperabilità tra soluzioni, insieme alla compatibilità del portale, è un altro dei requisiti imprescindibili di un gestionale aziendale. Una piattaforma che non si integra in sicurezza con i nuovi sistemi è causa di rallentamento di tutte le operazioni.
  5. Il sistema è macchinoso e non è semplice da usare, l’interfaccia è poco intuitiva e non c’è una base documentale unica per tutte le tipologie di file e documenti. Questa difformità è cruciale perché si paga con uno spreco di tempo nella ricerca delle informazioni.
  6. Altro errore colossale: non è possibile accedere al sistema da qualsiasi dispositivo e il portale non è ottimizzato per tutti i tipi di dispositivi, anche mobili.
  7. L’ultimo errore è un po’ la conseguenza dei precedenti, perché se un portale “lavora” male, non è sicuro, non lascia fruire dei vantaggi che gli sono più congeniali per natura, ovvero l’archiviazione file, la protezione degli accessi, la reperibilità dei dati... allora è un portale che non farà certo risparmiare soldi all'azienda!

 

Avrai compreso come sia vitale scegliere bene il portale di gestione documentale, assicurarti della sua conformità agli standard di sicurezza, delle caratteristiche che lo rendono un ottimo di sistema per l’organizzazione, la protezione e l’integrità dei file aziendali. I portali aziendali sono piattaforme che permettono la gestione ottimale dei documenti e garantiscono lo scambio delle informazioni in totale sicurezza. Se vuoi scoprire le migliori piattaforme per la creazione di un portale per l'azienda, scarica il nostro eBook gratuito "Le migliori 5 piattaforme per i portali web" e approfondisci l'argomento, cliccando sul pulsante qui sotto!

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