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9 vantaggi della digitalizzazione documentale per un'azienda paperless

Simone Gagliardi,

azienda paperless9 vantaggi della digitalizzazione documentale per un'azienda paperless

Quand'è che un'azienda decide di diventare paperless? Quando vuole semplificare la gestione del materiale conservato nel proprio archivio. Si chiama dematerializzazione, o digitalizzazione documentale, il processo per ottimizzare la gestione dei documenti cartacei trasformati in formato elettronico. Un sistema rapido, economico ed efficiente per produrre e organizzare qualsiasi documento, perché accorcia i tempi e azzera i costi associati alla più complessa gestione cartacea. Un sistema che libera anche spazio fisico da materiale digitalizzabile che, una volta archiviato, possiamo poi consultare, modificare e condividere istantaneamente con clienti, colleghi, partner e fornitori.

 

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All'interno del più ampio ambito dello Smart Working, che permette di digitalizzare tutti i processi dell'azienda, i vantaggi della gestione documentale digitalizzata sono diversi, e li vedremo a breve, nei prossimi paragrafi, ma solo dopo aver chiarito quale sia la migliore forma di dematerializzazione oggi accessibile a tutte le imprese più innovative.

La digitalizzazione documentale statica

Da quando la tecnologia è entrata in azienda, tutti più o meno abbiamo dismesso i vecchi metodi di archiviazione e consultazione di immagini, foto, testi e altri tipi di documenti. Usiamo programmi e app da PC, tablet e smartphone per salvare, modificare e condividere file di ogni tipo. Con software integrati possiamo acquisire e scansionare materiale cartaceo per salvarne una copia elettronica in vari formati, fra i quali JPEG e PDF per condividerla con chiunque. Di fatto, questo sistema ha generato una vera e propria rivoluzione della comunicazione. Ne usufruiamo tutti preferendo la mail al fax, l’invio del file alla stampa del cartaceo da spedire per posta elettronica.

Tuttavia, possiamo dire che questa forma di dematerializzazione, entrata ormai a pieno regime negli uffici di tutte le aziende, ormai sia solo un primate, ovvero una forma elementare, statica, della digitalizzazione documentale. Quello che invece oggi interessa alle imprese è gestire in modo dinamico l’intera organizzazione dell’archivio documenti annullando qualsiasi problema di sicurezza o integrità degli stessi.

La digitalizzazione documentale dinamica

Con altri strumenti andiamo ben oltre la generazione e l’archiviazione di semplici file immagini. Con la digitalizzazione dinamica possiamo acquisire documenti elaborando dati in automatico per eseguire una serie di operazioni cruciali per ogni azienda, ovvero:

  • creare, modificare e condividere documenti, mantenendone integro il valore giuridico
  • indicizzare per metadati i documenti da salvare
  • archiviare file immediatamente reperibili su ricerca per dati o full text.

Queste funzionalità migliorano il sistema di archiviazione eliminando molti dei problemi che rallentano i flussi di lavoro. Perlomeno questo è uno degli effetti più frequenti di quella distorsione cognitiva che ci fa lamentare i quotidiani colli di bottiglia senza comprenderne l’origine. La causa è da ricercare nella scarsa digitalizzazione dei processi aziendali.

In Italia, la gestione documentale è ancora prevalentemente di tipo cartaceo. Questo sistema è davvero poco ottimizzato e responsabile di tanti sprechi, rallentamenti e varie difficoltà time-to-market.
Sembra assurdo, in effetti, che la digitalizzazione documentale sia ancora ai livelli più elementari malgrado la disponibilità di tanta tecnologia da sfruttare, per giunta in un ambiente Cloud libero da infrastrutture hardware e catene Legacy. Sembra altrettanto assurdo che in molti uffici ancora si adoperino fax e/o per posta ordinaria per inviare documenti di valore giuridico. E sì che la convenienza della digitalizzazione è un incontrovertibile dato di fatto, ormai, sotto ogni punto di vista.

Come funziona la digitalizzazione e quali documenti cartacei possiamo digitalizzare?

Tutto può essere digitalizzato. Tonnellate di documenti cartacei - verificati e validati - stampati, inviati e ricevuti per mail o per posta ordinaria, possono essere archiviati e conservati in copia digitale, nel rispetto della normativa vigente.

Nella fattispecie, possiamo convertire in formato elettronico qualsiasi tipo di documento cartaceo: libri e quotidiani; documenti tecnici, manuali e listini; bollette, polizze, certificazioni e contratti; fatture, bilanci, registri IVA, distinte bancarie; atti notarili; cartelle cliniche, tracciati, ECG, elettroencefalogrammi ecc.
L’elenco è lungo perché si può digitalizzare tutto il materiale prodotto in ufficio che deve conservare il suo valore legale, civile e fiscale,e che si deve poter consultare senza perdere tempo in ricerche annose e dispersive nel dedalo delle cartelle nascoste o fra i documenti sparsi sul desktop senza alcuna ratio. Documenti che una volta rintracciati siano anche modificabili e condivisibili da qualsiasi dispositivo.
L'operazione è semplice: da output analogico in file digitale con un sistema di scansione della pagina cartacea, elaborata da un software di riconoscimento ottico dei caratteri.

Una volta digitalizzato il documento viene processato dal sistema che gli attribuisce valore giuridico e, poi, salvato in formato elettronico nella piattaforma on site, o meglio ancora, in Cloud.

I 9 vantaggi della digitalizzazione documentale per un'azienda paperless

I vantaggi della digitalizzazione per un’impresa sono molteplici e proprio per questo irrinunciabili in qualsiasi ufficio o contesto aziendale. La digitalizzazione documentale sgrava dal peso dei costi e delle operazioni manuali tipiche della gestione cartacea.

Alla luce di quanto abbiamo visto fino ad ora, i 9 vantaggi della digitalizzazione documentale possono essere riassunti nei seguenti punti:

1. Riduzione di costi, spazio e tempo
2. Gestione dinamica e interattiva dei documenti
3. Riduzione dell'errore umano
4. Aggiornamenti e condivisione in tempo reale delle informazioni
5. Accesso all'archivio profilato secondo ruoli e privilegi predefiniti
6. Riservatezza, sicurezza e valore giuridico dei documenti e delle informazioni
7. Accesso da qualsiasi device e in qualsiasi momento
8. Eco-sostenibilità (meno spreco di carta!)
9. Tracciabilità e rintracciabilità totale e costante dei dati.

 

La digitalizzazione documentale è uno degli aspetti più interessanti dell’ottimizzazione dei processi aziendali, un tema ancora poco conosciuto dalle PMI italiane che puoi approfondire scaricando questo eBook gratuito su come “Digitalizzare l’azienda con lo Smart Working”. Ti basta cliccare sul pulsante qui sotto!

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