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Cos'è il Digital Workplace e come realizzarlo con le intranet sociali?

Simone Gagliardi,

Cos'è il Digital Workplace e come realizzarlo con le intranet sociali

Il problema più attuale delle aziende italiane che non riescono a far quadrare i bilanci, a gestire logistica, amministrazione, comunicazione online e relazioni pubbliche, malgrado la presenza di anni sul mercato e nonostante la bontà di prodotti e servizi, è sostanzialmente quello di una povertà in termini di sviluppo digitale. Povertà che lascia indietro molte imprese al pari di altre, più aperte al nuovo e anche più agevolate dai vantaggi impliciti, in termini di costi, produttività e percezione del marchio. Sì, perché innovare significa alleggerire, sfrondare, snellire il lavoro e mantenere puntuale la comunicazione interna ed esterna. L’inevitabile selezione naturale lascerà sul mercato solo le aziende disposte a buttar giù i “vecchi muri portanti” di infrastrutture inadeguate.

 

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Come viene anche confermato dal report ISTAT 2018, ancora molte imprese italiane faticano a cambiare mentalità e modus operandi. Due imprese su tre – il 63% – sono a bassa digitalizzazione; il 32% a media e solo il 5% ha introdotto tecnologie moderne. In particolare, le piccole aziende dei settori tradizionali al centro-sud sono più riluttanti alla digitalizzazione.

Le più competitive hanno iniziato a ristrutturare la gestione aziendale, semplificando attività e processi, con una netta riduzione di costi e inefficienze. Il 56% ha introdotto soluzioni di digital workplace e intranet sociale (nel 2017 pari al 36%), fenomeni che stanno ridisegnando il profilo dell’economia futura mondiale mettendo al centro il lavoro online, molto più redditizio e ottimizzato rispetto al modello impiegatizio tradizionale. Dall’analisi condotta da Gartner emerge un dato molto chiaro sul futuro: nel 2022, il 65% della forza lavoro europea sarà composta da mobile worker.

La complessità delle vecchie e ormai superate infrastrutture IT come la cultura aziendale retrograda sono i maggiori ostacoli all’innovazione, intesa come passo verso la libertà e la crescita di imprenditori e personale. E il problema riguarda tanto le piccole imprese quanto quelle più collaudate, che se da un lato vedono crescere profitti e risorse umane dall’altro scontano questi ottimi risultati con un enorme carico di stress dovuto a flussi di lavoro lenti e disorganizzati.

Cos'è il Digital Workplace?

Quello che le aziende devono mettere in atto si chiama Digital Workplace ed è abbastanza intuitivo nel suo significato: uno spazio digitale costruito su misura dell’azienda, aperto ai dipendenti connessi da ogni luogo e dotato di strumenti tecnologici che semplificano il lavoro, la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di informazioni e contenuti, in tempo reale e da remoto. Ma soprattutto, spazi di working digitale che automatizzano procedure con applicazioni pronte all’uso, a favore di un investimento del personale in attività più creative e proattive che le macchine, per quanto intelligenti, mai potranno eguagliare all’essere umano. Il dipendente soddisfatto, coadiuvato da strumenti tecnologici che velocizzano il workflow quotidiano, è una risorsa dall’enorme potenziale.

Il digital workplace è una postazione di lavoro online, una rete intranet alla quale accedere su autenticazione mediante un portale web anche da mobile e tablet, compatibile con ambienti Cloud e con altri sistemi software. Una piattaforma espandibile nel tempo con applicazioni che non serve programmare ogni volta da zero. La intranet aggrega dati e contenuti multimediali eterogenei, lascia entrare in aree di lavoro personalizzabili, caricare e scaricare documenti, avviare procedure logistiche, gestire l’amministrazione interna. Piattaforme di questo tipo includono sistemi CMS (Content Management System) per generare contenuti multimediali; un archivio centrale sempre aggiornato e un motore di ricerca per la reperibilità veloce di informazioni; strumenti di Analytics; tool di Social Collaboration (Intranet Sociale), e molto altro ancora.

Al posto del luogo fisico della postazione di lavoro, si entra in un portale web dove manutenere siti affiliati, scrivere contenuti per il sito web corporate o per il blog; aggiornare pagine di prodotti e servizi; gestire task; generare report di analisi; preparare fatture e tenere sotto controllo bilanci, contabilità, ordini e stock di magazzino; condividere file in qualsiasi formato: comunicare in modo istantaneo con dirigenza, team e colleghi; mantenere vive le relazioni pubbliche e funzionante l’ufficio stampa.

Risparmiare sui costi aziendali grazie al Digital Workplace

Il digital workplace rappresenta ad oggi una delle forme più rivoluzionarie del vecchio modello di impresa. Assumere dipendenti in grado di lavorare da qualsiasi sede e in qualsiasi momento, è segno di maturità tecnologica. Una crescita che dimostra di avere un forte impatto anche sui costi aziendali. Liberare le scrivanie concentrando la forza lavoro all’interno di uffici online, risolve il problema delle spese, riduce sprechi e inefficienze.

Cosa frutta un sistema pachidermico che obbliga i dipendenti a sbrigare pratiche spesso non attinenti alle loro competenze? Perché mantenere in piedi una struttura impegnativa, dispendiosa e poco oliata quando è molto più conveniente concentrare tutto in un unico portale web accessibile da remoto? I vantaggi del digital workplace sono chiari come luce del sole:

  • riduzione dei costi per affitto, consumi energetici e hardware

  • un unico portale web completo di applicazioni software pronte all’uso

  • controllo automatizzato delle criticità

  • massima sicurezza delle informazioni

  • controllo degli accessi su autenticazione

  • creazione e condivisione di contenuti multimediali

  • collaborazione social per una maggiore integrazione del personale e di una più aperta e proficua partecipazione a progetti, attività in corso, scambio di sapere utile.

Siamo entrati nell’era del lavoro svincolato dalla scrivania. Circa 5 milioni di dipendenti nei prossimi anni lavoreranno in spazi online.

Come realizzare il digital workplace con una intranet sociale

Per realizzare il digital workplace è necessario partire da una rete intranet cui accedere da un unico punto d’ingresso, su autenticazione, indipendentemente dalla postazione e dal dispositivo utilizzato. Come abbiamo detto, la intranet è un hub, un contenitore paragonabile all’ufficio nella sua versione digitale, strutturato in aree di lavoro, dashboard e applicazioni. Intuitivo e alla portata di tutti anche senza conoscenze IT, così come riportato dalle esperienze delle imprese che stanno già lavorando in digital workplace, con la stessa semplicità integra tool di Social Networking per configurarsi come intranet sociale: newsfeed (flussi di attività) aggiornati con informazioni aziendali che possono essere contenuti blog o microblogging; videoconferenze; wiki; forum; messaggistica istantanea; calendari.

La intranet sociale è quindi una evoluzione della intranet più tradizionale, un digital workplace collaborativo improntato alla comunicazione e alla condivisione real time tra dipendenti interni ed esterni, identificati dalle loro generalità per profilo utente e/o inseriti in gruppi di utenti.

I vantaggi di una intranet sociale sono pratici ed "emotivi". Pratici perché è più semplice avere tutto sotto controllo e allo stesso tempo mantenere attiva la “discussione” tra dirigenza e personale, come pure tra i vari team. Nel minor tempo possibile, rispetto al più tradizionale e volatile scambio e-mail, e a prescindere dalla postazione – sede decentrata, filiale o da casa – nella intranet sociale si scambiano file, dati e report, si avviano discussioni, ci si confronta su nuovi progetti e sugli sviluppi marketing, sugli incarichi assegnati e sui risultati raggiunti. Dal punto di vista emotivo, invece, la intranet sociale stimola la collaborazione, lo spirito d’iniziativa e la partecipazione alla vita aziendale, più umana e avvicinabile. La reazione psicologica all’inclusione sociale dei dipendenti informati e coinvolti è l’entusiasmo di contribuire attivamente alla crescita di un progetto comune; la percezione del gruppo e dell’appartenenza a uno spazio collettivo dove esprimere liberamente la propria opinione.

Le migliori piattaforme per le intranet sociali poggiano innanzitutto su software Open source, espandibili nel tempo, poco costosi nello sviluppo e nella manutenzione, compatibili con tecnologie preesistenti e software di terze parti. La migliore piattaforma per la intranet sociale è semplice da usare con applicazioni pronte all’uso e include almeno queste funzionalità:

    • interfaccia ad accesso unico su autenticazione (anche da device mobili e tablet)

    • controllo degli accessi profilati per tipologia di utenza e gruppi

    • aggregazione di dati e contenuti eterogenei

    • CMS e tool di Social Networking

    • archivio centralizzato e un motore di ricerca intelligente con sistema di tagging

    • dashboard personalizzabili

    • automazione di procedure standard e/o più specifiche

Pronto a realizzare la tua intranet sociale?

Le piattaforme per costruire una intranet sociale sono moltissime. Alcune più versatili come Liferay ad esempio, un enterprise portal free e Open Source, che integra anche la piattaforma social, CMS e tool di analisi. Ce ne sono anche altre, che possono integrare anche applicazioni più specifiche. Per sapere qual è la piattaforma più adatta per la intranet sociale della tua azienda, scarica gratuitamente il nostro eBook Le migliori 5 piattaforme per i portali web, cliccando sul pulsante qui sotto!

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