<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1267344923293614&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
menu

Blog

Come introdurre il digitale nella reingegnerizzazione dei processi

Simone Gagliardi

Simone Gagliardi, 16 settembre 2019 | Digitalizzazione Aziendale Digitalizzazione Logisica

Perché il tema della reingegnerizzazione dei processi è sempre più sentito dalle aziende e come introdurre il digitale anche nella tua azienda? La risposta è semplice: sul lavoro, sia in azienda sia nella pubblica amministrazione, ci sono azioni che si ripetono uguali di volta in volta, oppure che prevedono una organizzazione dei dati inviati dagli attori del sistema azienda (fornitori, partner, dipendenti, collaboratori interni ed esterni). In questi casi è importante sapere che la tua azienda può migliorare la gestione di parti di processi o interi processi aziendali grazie alla digitalizzazione, migliorando la qualità del lavoro: vediamo come!

Realizza la digitalizzazione in azienda con il nostro e-book gratuito!

Dalla volontà di riprogettare tutti o parte dei processi aziendali conseguirebbe una riduzione del lavoro umano e la possibilità di ridurre, grazie a un’infrastruttura digitale, i punti critici, ma soprattutto avere a disposizione gli strumenti per misurare e certificare i processi di lavoro.
Parlare di digitalizzazione e Industria 4.0 significa oggi parlare di due aspetti di importanza strategica per ogni azienda: l’automazione e la dematerializzazione. Si tratta di due obiettivi che anche la tua azienda può raggiungere grazie alle piattaforme software per la condivisione e la gestione documentale, ai prodotti di storage digitale per la conservazione dei documenti e ad altri strumenti che rendono i dati strategici per la tua azienda condivisibili, sicuri e attuali.

Oggi, infatti, l’intero workflow documentale, sia a livello operativo, sia a livello amministrativo può essere digitalizzato, migliorando l’efficienza della tua azienda e portando risparmi significativi anche grazie all’ufficio paperless. Eppure, in Italia, la reingegnerizzazione dei processi riguarda solo poche aziende evolute, vediamo perché e quali sono i vantaggi per chi ha già deciso di introdurre il digitale in azienda.

Perché l’Italia fatica ancora a introdurre il digitale nell’azienda?

Se la digitalizzazione è, al giorno d’oggi, un processo adottato dalle grandi aziende di tutto il mondo come naturale evoluzione del modo di lavorare, tuttavia nelle imprese di dimensioni medio piccole e, quindi, nel caso italiano, la gestione digitale dei flussi documentali viene ancora percepita come un “qualcosa” di imposto dall’esterno e che si aggiunge alle procedure tradizionali.

In Italia, pertanto, l’adozione di quello che è stato chiamato il protocollo elettronico, fa parte di un percorso difficile e solo le aziende che comprendono la sua potenzialità e il suo ruolo nella gestione più razionale delle informazioni e delle interazioni nel sistema impresa lo hanno già adottato al loro interno. Chi ha già scelto di innovare le procedure con la reingegnerizzazione dei processi ha, però, ottenuto due importanti vantaggi: minori costi e prestazioni migliori.
In ogni azienda moderna, infatti, i flussi documentali sono interconnessi con la dematerializzazione e rispondono a tre obiettivi principali:

  • Migliorare le prestazioni;
  • Risparmiare su logistica e costi fissi;
  • Introdurre premi e sanzioni sulla base delle prestazioni dei dipendenti, anche nella pubblica amministrazione.

In Italia tutto questo è ancora mal visto e considerato un cambiamento eccessivo rispetto alle “normali” procedure lavorative, anche se sono già disponibili tecnologie ICT innovative per la reingegnerizzazione dei processi, in particolare:

  • Gestione dei flussi documentali con sistemi di workflow e di project management evoluti;
  • Piattaforme software e portali evoluti per l’ampia connettività, interoperabilità e cooperazione applicativa;
  • Portali intranet per lo scambio di informazioni interne tra i dipendenti.

La speranza è, pertanto, che le aziende comprendano i reali vantaggi che l’introduzione del digitale nella reingegnerizzazione dei processi può portare e avviino un processo di innovazione per rimanere competitive nel medio e lungo periodo, anche e soprattutto grazie alle tecnologie offerte da Industria 4.0.

Come si può introdurre il digitale nella reingegnerizzazione dei processi?

Oggi l’implementazione di un modello organizzativo completamente digitale permette alla tua azienda la reingegnerizzazione dei processi, che riguarda non solo l’archiviazione e la gestione documentale, ma anche l’amministrazione e la gestione dei clienti, oltre al sistema della contabilità, della fatturazione e della gestione delle risorse umane.
Grazie ad appositi software e piattaforme per la gestione elettronica dei documenti e dei flussi informativi, si può parlare oggi di una dematerializzazione delle attività con importanti vantaggi dal punto di vista della sicurezza dei dati e della loro condivisione. La quasi totale assenza della carta rende il flusso informativo e la gestione dei processi più veloce ed efficiente, anche grazie ai moderni sistemi di classificazione e meta-datazione.

Oltre a questo puoi scegliere di utilizzare nella tua azienda un workflow abbinato ad ogni processo di approvazione, ad ogni attività ed alla gestione dei singoli clienti e, di conseguenza, ottenere non solo la reingegnerizzazione dei processi, ma anche dei flussi collegati allo stesso workflow. Non è più fantascienza immaginare, quindi, una gestione digitale di interi archivi, senza alcun intervento manuale da parte dei dipendenti.

Inoltre, la reingegnerizzazione dei processi si basa su applicazioni cloud gestibili davvero da chiunque, con interfacce responsive e user friendly e su soluzioni di document management che non richiedono l’installazione di programmi dedicati sui client dell’azienda.

La reingegnarizzazione della PA

Parlare di digitalizzazione e reingegnerizzazione dei processi significa affrontare il tema della semplificazione, dell’ottimizzazione e dell’incremento dell’efficienza di nuovi modelli operativi e proprio le PA sono tra i soggetti al centro di questo cambiamento. Si tratta di una sfida complessa, dato che la revisione in chiave digitale dei processi interni, della gestione e delle risorse deve integrarsi con il sistema già esistente, anche se ormai superato da un nuovo paradigma di condivisione del dato e dell’informazione che fa dell’usabilità la sua parola chiave.

Per raggiungere l’obiettivo di introdurre il digitale nella reingegnerizzazione dei processi, la pubblica amministrazione, così come l’azienda, deve guardare alla strategia di governance complessiva che unisce competenze e formazione. Solo così si potrà gestire in modo digitale tutte le procedure e i processi che oggi vengono svolti con strumenti e modalità analogiche. Possiamo, quindi, affermare che la difficoltà più grande per la PA in Italia consiste proprio in questo ripensamento metodologico dei diversi processi nel passaggio tra analogico e digitale: non si può pensare, infatti, di usare gli strumenti digitali e i documenti informatici allo stesso modo della carta.

Introdurre il digitale per la reingegnerizzazione dei processi significa ottenere, a fronte di un minimo investimento iniziale, importanti vantaggi in termini di risparmio sui costi legati all’acquisto del materiale cartaceo. Non solo: la PA e l’azienda, grazie alla digitalizzazione, fanno le stesse cose in meno tempo e liberano ore di lavoro da dedicare al miglioramento di altre attività o al cittadino, con un maggiore valore aggiunto per tutti.

Per questo è importante che ogni azienda e pubblica amministrazione venga messa nella condizione di identificare la quantità di lavoro e i processi che potrebbe reingegnerizzare, avvalendosi anche dell’esperienza e di un’analisi delle persone esterne per trovare il giusto compromesso tra investimento e ottimizzazione dei processi aziendali.
Come vedi l’argomento è ampio e complesso e per questo ti invitiamo ad approfondirlo nell’eBook “Accelerare la digitalizzazione aziendale”. Scaricalo cliccando sul pulsante qui sotto!

New call-to-action

Lascia un commento