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Liferay vs Alfresco: qual è il miglior software di Enterprise Content Management?

Leonardo La Polla,

Liferay VS Alfresco Enterprise Content Management

Il volume dei documenti dell'azienda sta aumentando, e gestirli comincia a diventare un serio problema. Ma questo non è un buon motivo per preoccuparsi. È normale che le aziende che hanno a che fare con un'enorme quantità di dati, informazioni e contenuti da gestire, sia fisici che digitali, e probabilmente la tua non fa eccezione. Per organizzare questo materiale è però indispensabile dotarsi di un sistema affidabile, che ti dia una visione chiara delle informazioni a tua disposizione e che non ti faccia perdere tempo nella ricerca di file o documenti. Software come Liferay e Alfresco rappresentano la soluzione ideale per gestire nel migliore dei modi i tuoi documenti. D'altronde, stiamo parlando dei più famosi software di Enterprise Content Management (ECM) open source disponibili.

 

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Per gli ambienti di lavoro del futuro sarà fondamentale avere un efficiente sistema di gestione documentale aziendale, che sia sicuro e affidibale. Liferay e Alfresco sono tra i sistemi di Enterprise Content Management più utilizzati al mondo, ma hanno caratteristiche specifiche, ed è importante analizzare le potenzialità di ognuno per capire quello veramente adatto alle esigenze della tua azienda.

Prima di vedere da vicino le caratteristiche dei due software, partiamo dal definire il concetto di ECM.

Cos'è un Enterprise Content Management (ECM)?

Concettualmente si tratta di una combinazione dinamica di metodi e strategie usata per gestire i documenti e le informazioni a supporto dei processi organizzativi. In pratica, si tratta un software capace di raccogliere e organizzare sistematicamente le informazioni destinate a un utente specifico. Avere a disposizione dati e documenti infatti non è una condizione sufficiente per fare business: le tue informazioni devono essere funzionali al raggiungimento degli obiettivi, e per riuscirci serve un sistema di Enterprise Content Management in grado di distribuire, archiviare e gestire tutti i contenuti, come ad esempio documenti scansionati, e-mail, report e documenti d'ufficio. D'altra parte non tutti gli ECM sono uguali, e le aziende richiedono software open source con determinate caratteristiche, come la capacità di gestione dei documenti, contenuti web, blog, chat e flussi di lavoro. Questi processi non sono focalizzati sulla creazione di contenuti, ma sulla loro gestione, finalizzata al supporto di azioni e decisioni.

Alfresco come ECM

Alfresco è stato appositamente progettato per la gestione di contenuti. Può lavorare con enormi quantità di documenti, e la capacità di tenere moltissimi dati in archivio e le funzionalità di ricerca aziendale sono i suoi punti di forza. Il suo workflow basato su Alfresco Activity è un ottimo strumento di Business Process Management (BPM), in grado di automatizzare molti flussi di lavoro che si basano sui documenti. Alfresco si presenta come un eccellente motore di repository, utilissimo quando ci troviamo a gestire milioni di documenti, e in modo più specifico quando non tutti devono essere presentati su un sito web, ma semplicemente essere archiviati e gestiti all'interno del firewall.

In realtà, Alfresco può gestire anche contenuti web, ma da questo punto di vista la sua User Experience non può essere paragonata ad altri software, e si presenta come una soluzione ideale soprattutto per l'attività di back-end, focalizzata sul mantenimento e l'elaborazione dei dati. Tutta quella parte insomma non visibile dall'utente, ma che sta alla base del funzionamento dell'azienda!

Liferay come ECM

Liferay offre la possibilità di gestire le informazioni in modalità web based con un'esperienza digitale di altissimo livello. La sua capacità di costruzione di interfacce e grafiche mobile lo rendono il migliore ECM dal punto di vista della User Experience. Liferay può essere usato con siti web e portali intranet per la gestione dei contenuti web, e può gestire moltissimi contenuti con flussi di lavoro che organizzano dati sparsi nella miriade di documenti aziendali. Ha un'alta capacità di integrazione con social network, app mobile, gestionali aziendali, e permette anche l'uso blog e chat. È composto da Liferay Portal, il cuore che fa da base per le applicazioni e i contenuti, un Content Management System e una suite di applicazioni. Tutte queste componenti lo rendono un framework di gestione dei contenuti web efficiente e intuitivo.

Liferay e Alfresco: una combinazione vincente!

Questi software possono benissimo coesistere, perfino dentro... un teatro. Alfresco è il regista che lavora dietro le quinte. Liferay l'attore che va in scena e interagisce col pubblico. Ma in base alle tue specifiche esigenze, puoi metterli entrambi in scena. Fuor di metafora, devi sapere che Alfresco e Liferay possono essere integrati l'uno con l'altro, senza bisogno di scegliere per forza. In questo modo Alfresco può occuparsi della gestione e repository dei documenti, mentre Liferay dei contenuti web e dell'esperienza digitale complessiva. Un vero top player nell'ambito front-end.

Se quello che cerchi è un software open source all'avanguardia per la gestione dei tuoi documenti, e che allo stesso tempo offra sistemi efficaci per presentare i tuoi contenuti agli utenti, Liferay è quello che fa per te. La sua struttura intuitiva e personalizzabile può essere integrata con le potenzialità del software Alfresco. L'ideale per chi ha particolari necessità di gestire milioni di documenti e vuole avere un'assoluta garanzia su tutte le sue attività back-end.

 

Liferay non è solo un ECM - è una suite completa per la Digital Experience, che può aiutarti a digitalizzare tutti i processi della tua azienda, dalla gestione dei documenti alla creazione di ambienti di condivisione informazioni tra i dipendenti, e molto altro ancora. Se vuoi toccare con mano i successi di Liferay DXP in Italia, scarica il nostro ebook gratuito, cliccando sul pulsante qui sotto!

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