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Manufacturing: 10 motivi per adottare un portale intranet aziendale

Leonardo La Polla,

Manufacturing 10 motivi per adottare un portale intranet aziendale

Una macchina aziendale funzionante viene alimentata dalla produttività dei suoi dipendenti. Presupposto scontato, anche se ancora oggi è piuttosto frequente per le aziende riscontrare problemi di gestione dei flussi di lavoro e di coordinamento fra i vari reparti, soprattutto per le grandi multinazionali del settore manifatturiero, che possono contare anche migliaia di dipendenti. Problemi causati da infrastrutture farraginose e obsolescenti, tali da sovraccaricare la comunicazione e inibire la condivisione di informazioni e dati, documenti e progetti. L’assenza di tecnologie moderne per il Manufacturing, come nel caso di un portale intranet aziendale, si paga al caro prezzo della decentralizzazione di tutte quelle risorse cui ogni dipendente dovrebbe poter accedere in modo semplice e rapido.

 

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Il fatto è che stiamo vivendo in un’epoca prettamente tecnologica piena di opportunità. La presenza sul Web è diffusissima, come pure sono dati di fatto la sempre maggiore connessione da dispositivi mobili e la connettività degli “oggetti” (IoT). Per queste stesse ragioni, è anche un’epoca di forte selezione naturale. Avanza a passi veloci chiedendo infrastrutture più flessibili e intelligenti, in grado di automatizzare procedure standard e di gestire intensi flussi di lavoro in ambienti integrati e connessi con altri dispositivi. Ma soprattutto, chiede l’apertura a una nuova cultura aziendale centrata sulla risoluzione tempestiva delle criticità, sulla condivisione delle conoscenze e sulla collaborazione proattiva del personale. Vediamo insieme perché il settore manifatturiero dovrebbe dotarsi di un portale intranet aziendale per snellire i flussi di lavoro interni!

Cos’è un portale intranet aziendale e quali sono i suoi vantaggi per il Manufacturing?

Il portale intranet aziendale è una Rete interna condivisa da diversi utenti, accessibile su autenticazione da un unico punto d’ingresso, a seconda di ruoli e competenze. Altamente customizzabile, un portale intranet moderno poggia su piattaforme software dotate di applicazioni pronte all’uso, all’interno delle quali sviluppare aree di lavoro per la gestione di procedure standard o attività più specifiche; condividere dati provenienti anche da fonti esterne, aggregati all’interno di un contenitore centralizzato e interattivo; implementare sistemi di Content Management per la creazione di contenuti multimediali. I vantaggi del portale intranet aziendale per il Manufacturing sono diversi. Di seguito, ecco i più importanti:

1. Accesso profilato da diversi applicativi

Il portale intranet aziendale è tipo di portale web che permette un unico punto di ingresso a una piattaforma online, accessibile mediante un sistema di autenticazione Single Sign On (SSO) su profilazione utente anche da diversi applicativi e con un unico passaggio.

2. Risorse centralizzate e condivise in un unico ambiente

L’accesso immediato al portale intranet aziendale, una Rete multifunzione e contenitore dell’intero workflow digitale, favorisce la fruibilità e la condivisione in tempo reale; la collaborazione allo sviluppo e alla gestione di attività e progetti.

3. Comunicazioni e aggiornamenti in tempo reale

All’interno del portale intranet aziendale, il personale può accedere a qualsiasi tipo di comunicazione, avviso o messaggio, pubblicati nella homepage oppure inviati al singolo o a gruppi di utenti. Centralizzare le comunicazioni, soprattutto nel settore manifatturiero piuttosto strutturato al suo interno, azzera il rischio della dispersione di informazioni facilitando la divulgazione di notizie ed eventi fra i vari dipartimenti (logistico, operativo, marketing, risorse umane ecc.).

4. Gestione dell’intero workflow aziendale

Il portale intranet aziendale integra una serie di applicativi già predisposti e semplici da inserire (con la funzione di trascinamento degli oggetti). Strumenti pronti all’uso, predisposti per automatizzare procedure operative all’interno di cruscotti (dashboard) dinamici e personalizzabili a seconda dell’utente e delle sue necessità. In queste pagine è possibile eseguire funzioni, accedere e interagire con ogni genere di documento: dati di produzione, scadenze, scorte, bilanci, budget, e molto altro ancora.

5. Social Intranet per una cultura aziendale inclusiva

Uno dei maggiori vantaggi del portale intranet aziendale, soprattutto nel settore manifatturiero che presenta tanti dipendenti e reparti, è la sua predisposizione alla condivisione con strumenti di social networking (blog, wiki, forum, bacheche ecc.). L’implementazione di piattaforme social all’interno della Rete incentiva la collaborazione e l’integrazione tra colleghi; consolida le relazioni all’interno dell’azienda; stimola la partecipazione ai gruppi di discussione e allo scambio di opinioni, commenti, idee, punti di vista ed esperienze; rafforza il senso di appartenenza alla stessa realtà.

6. Content Management System per la gestione dei contenuti

Dalle interfacce semplici e intuitive del CMS, piattaforma per la gestione di contenuti multimediali, qualsiasi utente abilitato in base a profilo e ruolo, può utilizzare applicazioni integrate per creare, modificare e gestire la pubblicazione di pagine e contenuti; aggiungere documenti scaricabili in qualsiasi formato, filtrarne la visibilità per utente e/o gruppi.

7. Archivio documenti

Nel portale intranet aziendale è possibile sfruttare una Repository o archivio digitale, dove conservare e aggiornare documenti consultabili in qualsiasi momento su autenticazione: cataloghi, controlli di qualità, report, linee guida, ecc.

8. Gestione amministrazione e risorse umane

La gestione delle risorse umane e le procedure amministrative, attività da sempre impegnative nel Manufacturing, viene interamente affidata a procedure automatizzate. Tutta la documentazione (schede dipendenti, retribuzioni e rimborsi, turni di lavoro, ferie, assunzioni, ecc.) è disponibile all’accesso dell’ufficio del personale e alla condivisione fra dipendenti e superiori.

9. Portale intranet aziendale multilingue

Uno dei più grandi vantaggi per il Manufacturing di un portale intranet sviluppato con una piattaforma moderna, è la possibilità di integrare applicazioni per la traduzione immediata di pagine e contenuti fruibili anche dai dipendenti multilingue.

10. Integrazione con software di terze parti

Pregio di una piattaforma flessibile, scalabile e modulare, è quello di consentire interoperabilità tra diversi applicativi. È il caso della gestione, archivio e condivisione di documenti provenienti da fonti esterne, per esempio da Google Docs o Sharepoint, software compatibili con il portale intranet aziendale.

Un successo nel Manufacturing: il portale intranet aziendale entra in SCHOTT

Lascia che un case study ti disveli il potenziale del portale intranet aziendale per il settore manifatturiero. In questo caso, si tratta un portale dinamico e flessibile costruito con la piattaforma Open Source Liferay per aggiornare la Intranet di una delle più grandi multinazionali tedesche, SCHOTT, produttrice di manufatti e componenti in vetro e vetroceramica per il settore ottico, elettronico, farmaceutico e trasporti. Dopo un confronto fra 78 piattaforme e un’attenta valutazione di esigenze, costi e tempi di realizzazione, l’azienda ha scelto Liferay, uno dei software più flessibili e completi di applicazioni integrate e pronte all’uso per la creazione di portali web.

Gli obiettivi dell’azienda erano chiari sin dall’inizio: rinnovare il portale intranet aziendale ormai inadatto a gestire flussi di lavoro sempre più intensi; creare un ambiente unico e integrato, interattivo e multicanale; favorire la comunicazione tra i 10.000 dipendenti dislocati in uffici sparsi in 35 regioni del mondo; semplificare i processi di creazione e gestione di dati e contenuti;filtrare le informazioni in base a tempi, ruoli e qualifiche; condividere risorse e know how con dipendenti e/o gruppi profilati; abbattere i costi di sviluppo e manutenzione del portale con un software customizzabile.

Con un risparmio di oltre il 60%, e con lo sviluppo di una soluzione personalizzata, nel giro di tre mesi nasce il portale intranet aziendale SCHOTT.net. La migrazione di oltre 12.000 dati è stata eseguita in poche ore da un sistema di importazione / esportazione automatizzato. Nel nuovo portale vengono implementate aree di lavoro distinte per operatività e finalità (comunicazioni aziendali, download di documenti e collaborazione); dashboard personalizzabili e con applicazioni per il Social Networking. 

La piattaforma viene testata da 14 persone coinvolte nello stesso progetto ma distinte per ruolo, qualifica e sede. La prova su strada, come afferma anche Andreas Beeres, CEO di SCHOTT AG, avvalora quei vantaggi promessi da Liferay per il Manufacturing, soprattutto per la gestione centralizzata e la condivisione multicanale e multiutente. Condivisione trasversale ai dati provenienti dall’esterno, resa possibile grazie alla compatibilità del software con applicazioni di terze parti. La grande flessibilità e scalabilità della piattaforma Liferay sono state sfruttate appieno per lo sviluppo dinamico e in divenire di funzionalità sempre più avanzate.

 

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