<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1267344923293614&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
menu

Blog

5 modi per ottimizzare i processi aziendali con i Workflow Documentali

Luca Falanga

Luca Falanga, 9 ottobre 2019 | Digitalizzazione Aziendale

La complessità del contesto economico e produttivo in cui anche la tua azienda si trova ad operare ha fatto sì che la gestione documentale si sia trasformata, passando dalla digitalizzazione dei documenti di qualche anno fa alla digitalizzazione di interi processi e workflow documentali, con il conseguente rischio, per chi non innova, di sprecare tempo e risorse. Cosa sono, quindi, esattamente i workflow documentali e come funzionano all'interno di un processo di business?

Realizza la digitalizzazione in azienda con il nostro e-book gratuito!

Vediamolo assieme in questo post, ricordando innanzitutto che il workflow management è oggi al centro di tutti i processi di gestione documentale, al punto che si parla più comunemente di Business Process Management o BPM.

Come funziona un workflow documentale all'interno di un processo di business?

Quando ci si riferisce ai workflow documentali e al BPM si considerano attività lavorative correlate, ma in contesti molto diversi. In particolare con Business Process Management si intende la disciplina della gestione dei processi di business e della loro ottimizzazione, ovvero del coordinamento di persone, sistemi e informazioni per portare al risultato desiderato. In questo caso, anche se la tecnologia rappresenta la chiave del successo, non è necessariamente richiesta.

All'interno dei processi di business troviamo poi i workflow documentali e il cosiddetto workflow management, ovvero la gestione dell’avanzamento dell’attività all’interno di un processo ben definito.

Comunemente si distingue tra:

  • Workflow di integrazione, adatti a pilotare progetti di business trasversali e che richiedono diversi software e applicazioni;
  • Workflow di automazione, che permettono una gestione dei flussi di lavoro tale da rendere automatiche le attività da eseguire.

L’errore comune, e che anche la tua azienda rischia di commettere, è quello di considerare i BPM e i workflow documentali come sinonimi, con la conseguente adozione di tecnologie improprie e spesso inefficaci per raggiungere i risultati aziendali e di business desiderati.

Le moderne tecnologie per la gestione dei workflow, infatti, permettono di esplicitare i flussi e spostare il loro controllo oltre le applicazioni per migliorarne la visibilità e lo stesso controllo.

I vantaggi dei workflow documentali aumento qualità processi e raggiungimento obiettivi di business

La gestione corretta dei workflow documentali, o workflow management, permette, grazie all'adozione di specifiche tecnologie, di automatizzare l’esecuzione di determinate azioni trami la Digitalizzazione Aziendale e gestire l’avanzamento delle attività in un flusso specifico, migliorando efficienza e qualità del lavoro e assicurando il raggiungimento degli obiettivi di business.

In particolare, grazie all'automazione del flusso di lavoro, si ottiene una maggiore qualità, ma soprattutto potrai portare la tua azienda a lavorare in modo più veloce, scalabile e ripetibile e meglio monitorabile per evidenziare le aree di miglioramento nel processo di raggiungimento degli obiettivi di business.

5 modi per ottimizzare i processi aziendali con i Workflow Documentali

Meno tempo si dedica ad attività ripetitive e automatizzabili, maggiore è il tempo che si può investire nelle aree critiche del proprio lavoro ed è proprio con questo obiettivo che dovresti integrare nella tua azienda un sistema basato sui workflow documentali e sul Workflow Management. Vediamo i 5 modi con cui puoi ottimizzare i processi aziendali grazie ai Workflow Documentali:

1. Focalizzarsi sugli obiettivi di business

Come detto, se riesci a risparmiare tempo grazie all'introduzione di un workflow documentale, potrai dedicarti maggiormente ad attività critiche per il raggiungimento degli obiettivi di business. In particolare un sistema basato sul workflow management permette di racchiudere tutti i file in un hub centrale, permettendo alle persone giuste di avere accesso al momento giusto e riducendo il tempo necessario per la ricerca dei documenti.

2. Articolare e ottimizzare i workflow documentali attuali

Puoi ottimizzare le procedure lavorative correnti e i processi? Solitamente la risposta è affermativa e anche in questo caso i workflow documentali aiutano la tua azienda a rendere accessibile l’informazione attraverso varie piattaforme e tipologie di documenti, eliminando le inefficienze e le attività che portano solo a perdite di tempo.

3. Identificare ostacoli, colli di bottiglia e alter inefficienze

I software per lo sviluppo dei documenti aiutano tutte le aziende, compresa la tua, a creare file e organizzare le informazioni in modo tale da raggiungere la persona giusta al momento giusto, ma spesso questo non basta.

Ecco perché uno dei vantaggi del workflow management è quello di identificare gli ostacoli, i colli di bottiglia ed altre inefficienze del sistema come la perdita dei fogli di lavoro o l’eccessivo tempo di attesa per una firma. Si tratta di eventi che rallentano l’intero processo lavorativo e minacciano il raggiungimento degli obiettivi di business ma, fortunatamente, esiste un rimedio grazie proprio all'introduzione dei workflow documentali.

4. Coinvolgere tutto il team

Vuoi aumentare la sicurezza dei documenti? Una migliore organizzazione delle informazioni e l’uso di workflow documentali permette di lavorare in modo trasparente, anche grazie al coinvolgimento del team e alla responsabilizzazione di chi lavora in azienda.

Qualora si verifichi anche il più piccolo cambiamento del flusso di lavoro è importante informare i colleghi coinvolti nelle diverse fasi del processo e individuare una persona chiave per discutere gli eventuali ostacoli, fare brainstorming sui miglioramenti da apportare al workflow documentale e, successivamente, riportare il tutto al team di lavoro.

5. Ottimizzare in modo continuo

L’ottimizzazione continua di procedure e processi è il segreto del successo di ogni azienda e un sistema di gestione documentale e di workflow documentale riduce l’errore umano. Non appena un nuovo documento viene aggiunto al database le informazioni vengono riconosciute, scansionate e catalogate per un uso futuro e i dati possono essere usati anche senza l’input dell’utente.

Non solo: i tool per la generazione di documenti e i software per il loro assemblaggio permettono di archiviare l’informazione al loro interno e generare report più velocemente, permettendo l’accesso al dato semplicemente premendo un pulsante.

Conclusioni

Come vedi appare chiaro come da una semplice gestione documentale si sia passati, nel giro di qualche anno, alla necessità per ogni azienda di dotarsi di workflow documentali e iniziative di business process management per lavorare di più e meglio, eliminando le inefficienze e raggiungendo gli obiettivi aziendali.

Se vuoi scoprire di più su questo tema, tanto delicato quanto importante, ti invitiamo a scaricare il nostro eBook gratuito dedicato a come accelerare la digitalizzazione aziendale in 5 step: clicca sul pulsante qui sotto!

New call-to-action

Lascia un commento