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Portale aziendale: 5 esempi di come usarlo per l’efficienza aziendale

Leonardo La Polla,

Portale aziendale: 5 esempi di come usarlo per l’efficienza aziendale

Un’azienda disorganizzata è più incline alla scarsa produttività, alla perdita di una visione nitida degli obiettivi e delle priorità, così come alla dispersione di energie e risorse. I fattori disincentivanti sono diversi, ma in sintesi i più comuni sono la difficoltà di accedere a contenuti e documenti rilevanti, informazioni che si devono poter condividere all'interno dell'azienda o consultare da una rete esterna. Allo stesso modo, l’assenza di comunicazione tra dipendenti penalizza fortemente la collaborazione e la condivisione di attività e progetti.

 

Scopri le 5 migliori piattaforme per i Portali Aziendali!

 

Quanto sia ormai necessaria la tecnologia per le aziende emerge anche dal rapporto ISTAT 2018 sulla digitalizzazione delle imprese italiane: cresce la tendenza alla dotazione di piattaforme avanzate. Nel 2017, in Italia, circa il 37% delle aziende con almeno 10 addetti ha introdotto software per agevolare i rapporti fra i team. Una quota in aumento di 15 punti rispetto al 2010.

5 aziende che hanno aumentato l'efficienza aziendale con un portale

Quanto sia determinante mantenere elevata l’efficienza nell'ambiente di lavoro, lo raccontano 5 aziende che hanno adottato un portale web aziendale completo di funzioni aggiuntive personalizzabili, ma soprattutto compatibili con i sistemi preesistenti. Entrando in queste grandi aziende, vediamo come i portali aziendali vengono utilizzati come veri e propri strumenti di crisis management per snellire flussi di lavoro intensi e concentrare tutte le attività aziendali in un unico grande contenitore accessibile a utenti e a migliaia di dipendenti anche esterni, secondo profili, ruoli, interessi e competenze. Scopriamo insieme queste 5 aziende!

1. Delvag

Delvag nel 2012 matura l’esigenza di un nuovo portale aziendale dove integrare i siti web di tutte le sue filiali: Delvag Versicherungs-AG e Albatros Versicherungsdienste GmbH. La priorità è quella di migrare, in modo sicuro, i preziosi dati dal preesistente database a quello nuovo. La società è sin da subito restia alla soluzione di software proprietari e propensa invece all’adozione di tecnologie Open Source, prevedendo uno sviluppo digitale costante negli anni a venire, e una necessaria ottimizzazione di tempi e costi di manutenzione.

Gli obiettivi dell’azienda sono quelli di concentrare in un’unica piattaforma aree pubbliche e private, quindi di realizzare: 

  • un portale unico ospitante sia la rete Intranet ad accesso autenticato per i dipendenti di tutti i dipartimenti, sia i siti web lato utente
  • includere un CMS per creare e condividere contenuti multimediali e multicanale (fruibili anche da mobile)
  • sviluppare funzionalità multi-cliente compatibili fra loro e con le tecnologie preesistenti.

Dopo pochi mesi di lavoro approdano online la nuova piattaforma aziendale e il portale clienti, entrambi rinnovati da un design moderno e responsive. Accessibili da una unica interfaccia, supportano la registrazione autenticata dei nuovi clienti, consentendo loro di personalizzare e visualizzare contenuti autorizzati e pertinenti.

Il Portale Intranet, l’area privata aziendale per i dipendenti dei reparti assicurativi, include un’ampia biblioteca completa di risorse consultabili rapidamente con una ricerca intelligente. Ciascun dipendente può lavorare nella sua dashboard con un set di funzioni pronte all’uso; utilizzare strumenti social e di collaborazione, come calendario, blog e forum; creare e pubblicare contenuti in un solo contenitore, ma visibili anche nei siti web pertinenti.

L’esperienza è sin da subito appagante per tutti, a cominciare dai web editor che possono aggiornare il portale con un sistema veloce, guadagnando oltre il 30% in termini di efficienza. Lo stesso responsabile del progetto tecnico di Delvag, Matthias Neuburger, dichiara: “Con questa piattaforma evitiamo di complicare lo sviluppo di soluzioni individuali per la gestione dei documenti o per la manutenzione di contenuti eterogenei. Il team di Delvag può combinare fra loro diverse funzionalità compatibili, un vantaggio riscontrato nello sviluppo delle aree ad accesso sincrono, su autenticazione, fondamentale per impostare le autorizzazioni alla consultazione di pagine, dati e documenti, un sistema che avrebbe richiesto impostazioni e funzioni separate.”

2. LGA - Organizzazione Associativa

LGA in Gran Bretagna lavora per sostenere l’amministrazione politica a livello locale sullo sfondo dell’agenda politica nazionale. Un impegno intenso, profuso all’interno di una rete ampia composta da membri, autorità locali ed enti pubblici. Una realtà molto sfaccettata che trasposta online richiede una grande opera di integrazione.

In sintesi, gli obiettivi di LGA sono i seguenti:

  • creare un unico portale con accesso unico su autenticazione secondo ruoli, profili, interessi e località di appartenenza per i 121.000 utenti registrati e per i gruppi utente eterogenei
  • offrire pagine e contenuti corrispondenti ai vari gruppi distinti per interessi
  • includere un CMS per la gestione dei contenuti, compatibile con altri sistemi online e che permetta di pubblicare i contenuti su tutti i siti web secondari integrati nel portale
  • integrare altri back office, sistemi web e software aziendali
  • creare una rete extranet per i membri dell’organizzazione appartenenti a quattro diversi gruppi politici
  • abbattere i costi di sviluppo e manutenzione con una soluzione Open source e Open standard.
    Il team di sviluppo inizia il lavoro al nuovo portale creando una matrice di accesso di sicurezza tridimensionale, corrispondente ai contenuti personalizzati. A questo proposito integra il database utente LDAP nella nuova piattaforma. Contestualmente, sviluppa i quattro siti secondari, gestiti localmente, customizzabili nel design e nelle funzionalità. Ogni gruppo può accedere a un unico portale con il ruolo di amministratore locale per entrare in un’area dedicata.
Anche per LGA arrivano risultati soddisfacenti nei 12 mesi successivi al lancio del nuovo portale: un aumento di circa 50.000 nuove registrazioni; semplificazione dei flussi di lavoro; una riduzione del 40% dei costi operativi; la nascita di una piattaforma di Social Knowledge Hub.

3. Maiden Global Servicing Company

La società nordamericana Maiden affianca i suoi clienti - compagnie di assicurazione - con soluzioni innovative e personalizzate di riassicurazione. Un’azienda con tanti clienti diversi e con altrettante esigenze diverse. Non riuscendo più a gestire una struttura così ampia e complessa, la Maiden intuisce di dover rinnovare il vecchio sito ormai obsoleto e monolitico. I problemi da risolvere sono diversi: il sito attuale si riduce a una sola pagina piena di link che rende difficoltosa la ricerca dei contenuti; il design è quello del periodo “anteguerra”, da modernizzare e rendere più accattivante. Ma la cosa fondamentale per l’azienda, strutturata al suo interno in varie organizzazioni, è quella di implementare un portale unico che aggreghi informazioni e contenuti eterogenei, accessibili su autenticazione da un’unica interfaccia. 

Gli obiettivi dell’azienda sono diversi:

  • creare una Intranet moderna e reattiva per collegare più unità aziendali e aggregare in un solo portale dati e risorse interne (report, feed Chatter, informazioni IT, ecc.)
  • creare contenuti web responsive generici o più specifici, a seconda delle autorizzazioni, con un CMS semplice da usare
  • controllare gli accessi su autenticazione delle diverse business unit e degli utenti esterni con il sistema Single Sign-On
  • integrare 6 diversi siti web nel portale web
  • migliorare la funzione di ricerca e fornire strumenti di supporto ai dipendenti
  • sviluppare applicazioni dinamiche per i clienti
  • integrare Active Directory e autenticazione OAuth con applicazioni J2EE per l’accesso sicuro a servizi e contenuti dinamici.
La nuova piattaforma Portal 360, accessibile su autenticazione, così come prevede l’elenco dei desiderata, cambia radicalmente aspetto tramutandosi in un portale web dinamico e reattivo. La Intranet aggrega risorse accessibili da utenti e gruppi specifici appartenenti a sei diverse società, oltre a integrare al suo interno contenuti e dati esterni. Il progetto è stato realizzato con la piattaforma Liferay, scelta fra le altre perché al suo interno include tutti i componenti necessari: sistema per gli accessi; controlli accessi basati sui ruoli; CMS per la creazione di contenuti web multimediali; strumenti di web design e tante altre funzionalità pronte all’uso. Senza dover creare tutto da zero.

4. Domino’s Pizza

Domino’s Pizza è una grande azienda americana con 12.100 punti vendita in oltre 80 paesi, migliaia di dipendenti e una grande rete di affiliati al servizio di consegna pizze su ordinazione. Una dimensione ampia ed eterogenea che rischia di perdere il controllo della gigantesca mole di risorse. I canali di contatto tra i membri del team aziendale, i franchisee e gli addetti alle consegne, sono volatili e non garantiscono l’effettiva condivisione delle informazioni. Per colmare questa lacuna comunicativa, Domino vuole creare una Intranet accessibile a tutti i suoi dipendenti per migliorare la collaborazione.

Fra gli obiettivi, lo sviluppo di queste funzionalità:

  • Intranet per dipendenti e affiliati
  • piattaforma di Social Networking
  • contenuti dinamici e mobile responsive
  • dashboard e contenuti personalizzabili in base al ruolo/profilo/località utente
  • basso costo per lo sviluppo e la manutenzione del portale.

Dal progetto è nato un portale web realizzato con un software Open Source a un costo nettamente inferiore rispetto a una qualsiasi altra soluzione proprietaria.  La piattaforma include la tanto desiderata Intranet e tre diverse homepage per Store, Franchisee e Corporate. Il portale permette a tutti gli utenti di accedere a un solo contenitore e di personalizzare l’area di lavoro; reperire rapidamente informazioni, aggiornamenti e notizie a seconda del profilo e delle autorizzazioni associate. All’interno della piattaforma vengono implementate anche altre funzioni: strumenti di messaggistica; la piattaforma social (DPZ social); l’opzione per gli abbonamenti alle notizie che gli utenti desiderano ricevere.

Il nuovo portale aziendale di Domino's Pizza ha contribuito a costruire un senso di appartenenza a una rete espansa, a rischio dispersione, e alla diffusione di una cultura aziendale aperta alla comunicazione tra colleghi. Ma non solo. “Il restyling del sito offre un’esperienza lato utente molto più attraente e dinamica.” Come dichiara Stacie Barrett, responsabile della comunicazione Domino's Pizza. Altrettanto dinamica e stimolante è l’interazione social tra i membri del team aziendale e quelli del franchising che condividono foto e post utili e divertenti. La piattaforma ha colmato un grande gap dimostrando di essere un ottimo strumento multidirezionale, un singolo hub di collegamento a tutti i livelli dell’organizzazione. Ma soprattutto, e questo è il beneficio misurabile, il portale ha registrato un aumento del traffico da 8.000 a 20.000 visite a settimana!

5. Orange France

Orange France è uno dei principali gestori di telecomunicazioni al mondo, nonché fornitore di servizi IT di compagnie multinazionali. Presente in 29 paesi, l’azienda conta 152.000 dipendenti in tutto il mondo, di cui 93.000 impiegati in Francia; 269 milioni di clienti, di cui 208 milioni connessi da mobile.
Nel 2012, il settore Risorse umane lamenta la poca sostenibilità del portale dedicato, basato su una soluzione sviluppata in PHP ormai troppo distante dalle nuove esigenze aziendali. Come dichiara Pierre Guillotin, Project Manager di OAB, azienda incaricata di rinnovare il portale web: “Il reparto Risorse Umane aveva bisogno di una soluzione software scalabile e aggiornabile per raggiungere i nuovi obiettivi aziendali”. Vale a dire:

  • dedicare un unico punto di accesso ai 93.000 dipendenti con sistema Single Sign-On per l’accesso protetto alla Intranet e ai siti web integrati nel portale
  • gestire le autorizzazioni con l’autenticazione per ruolo, profilo e sede geografica
  • creare rapidamente siti e pagine web
  • assicurare compatibilità tra i nuovi servizi implementati con portlet specifici
  • integrare un CMS per gestire contenuti e immagini per ogni singolo sito
  • semplificare la gestione dei flussi di lavoro.

I punti in elenco sono stati realizzati sul nuovo portale. Ad oggi, sono 35 i siti integrati nel portale web delle Risorse Umane: siti di eventi, siti dedicati alle comunicazioni del gruppo o al gruppo di amministratori. Circa 12.000, i contenuti condivisi nelle 950 pagine con circa un milione di visualizzazioni al mese.

Sei pronto ad adottare un portale web per migliorare la gestione aziendale?

Come abbiamo visto da questi 5 casi di successo, un portale aziendale può fare davvero la differenza nella gestione dei flussi di lavoro e dello scambio di informazioni all'interno delle aziende, soprattutto quando c'è un alto numero di dipendenti e la coordinazione delle attività diventa complicata.

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