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Quali sono i veri pro e contro di una rete intranet open source?

Simone Gagliardi,

Quali sono i veri pro e contro di una rete intranet open source?

Perché sempre più aziende vogliono sviluppare una rete Intranet? Cosa si nasconde di tanto prezioso in questo spazio digitale espanso, connesso e accessibile da ogni dispositivo? E soprattutto, vista l’impegnativa ricerca del software più adatto alla personalizzazione del portale intranet, elemento irrinunciabile per qualsiasi progetto aziendale, quali sono i veri pro e contro di una rete Intranet Open Source? 

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Il software open source assicura vantaggi innegabili, in primis il risparmio e l’accesso al codice che è possibile personalizzare. In realtà, però, questa soluzione così allettante può nascondere aspetti secondari da valutare bene prima di imbarcarsi nello sviluppo della Intranet aziendale. Calcoli sbagliati e strumenti inadatti non sempre sono “visibili a occhio nudo”, ma si rivelano con il tempo nella fragilità dell’infrastruttura. Sarebbe un vero peccato sprecare la chance di aumentare la produttività per un errore di valutazione.

Più produttivi ed efficienti con una rete Intranet

Secondo il McKinsey Global Institute la crescita delle produttività aumenta del 20-25% in seguito all’evoluzione del vecchio sito corporate e delle statiche intranet, nelle più moderne reti aziendali, dinamiche e multimediali. E questo è un dato di fatto suffragato da studi e indagini.

Questo netto miglioramento dipende fra le altre cose:

  • dalla tecnologia delle piattaforme utilizzate
  • dalla centralità della rete Intranet che aggrega informazioni pertinenti in un portale ad accesso unico per tutti i dipendenti
  • dalla maggiore fluidità dei flussi di lavoro
  • dalla consultazione e condivisione in tempo reale di informazioni e dati accessibili anche da dispositivi mobili
  • dalla maggiore collaborazione consentita da un unico spazio di lavoro.

Insomma, si perde meno tempo e si rischia anche minore dispersione delle risorse fondamentali per l’ufficio oltre, di conseguenza, a risparmiare un sacco di soldi. Tutto, infatti, viene sistematicamente archiviato e condiviso in un ambiente virtuale, senza più sprechi di carta e forza lavoro impegnata in attività di routine ora invece affidate all’intelligenza delle macchine. La rete Intranet è un vero e proprio digital workplace con aree di lavoro personalizzate, sistemi per gestire contenuti, form, generare report di analisi, eseguire operazioni semplici o più complesse con funzioni automatizzate.

Tutto si concentra e tutto è immediatamente disponibile in questa piattaforma ad accesso unico e su autenticazione, che può essere ristretto al personale aziendale – impiegati, collaboratori, dirigenti di ogni dipartimento e ufficio, anche se residente all’estero – oppure esteso a chi è al di fuori del circuito aziendale. Tali parametri, poi, si possono impostare a valle, distinguendo gli accessi per ruoli, profili e competenze.

Le imprese che ce la fanno sono quelle più tecnologiche

È sotto gli occhi di tutti la pervasività di Internet e la sua potenza nel cambiare la vita quotidiana di tutti noi. E poi, parliamoci chiaro, è davvero complicato oggi sopravvivere agli agguati dei mercati, alle basse maree dell’economia e agli scossoni inflitti dalla finanza. Con tutto quello che stiamo sperimentando da anni, ormai, viene da chiedersi quale sia l’elemento discrezionale, quello che può fare la differenza tra chi ce la fa e chi invece subisce contraccolpi più o meno contingenti?

La risposta è semplice per quanto banale e in parte, forse, anche paradossale. In condizioni critiche come quelle in cui siamo, chi sa distinguersi con strumenti e risorse evoluti in termini di tecnologia, comunicazione, marketing, ecc., vince la competizione uscendo dalla mischia con molta più facilità rispetto a quanto accadrebbe entro un contesto socio-economico più florido e omogeneo, dove è più difficile emergere se in tanti si usano gli stessi strumenti. Sembra un paradosso il fatto di poter crescere in un momento storico condizionato da fattori avversi, ma non lo è. Le aziende che si rimboccano le maniche possono risalire la china e ottenere risultati sorprendenti anche in una congiuntura particolarmente sofferente. Le imprese che ce la fanno, in sostanza, sono quelle che sanno distinguersi offrendo qualcosa di più, a prescindere dai venti più o meno favorevoli; sono quelle che avanzano nella tecnologia trasformando i modi in cui lavorano.

Le reti Intranet Open Source

Qual è la funzione di una rete intranet? E perché le aziende più competitive spostano il loro epicentro nella rete Intranet Open Source? Le reti intranet sono il fulcro della comunicazione interna all’azienda. Un portale di accesso a tutte le risorse necessarie e alle attività che compiamo giorno per giorno in ufficio, nel flusso intenso di informazioni in entrata e in uscita. Informazioni che non possiamo rischiare di perdere, o di lasciare in sospeso, a causa della mole dei dati sempre più ingestibili.

All’interno della intranet possiamo compiere diverse operazioni, fra le quali:

  • creare e gestire documenti in un ambiente centralizzato
  • condividere dati e informazioni
  • eseguire attività gestionali di Business Process Management (preventivi, fatture, contratti ecc.) e straordinarie, di Project Management
  • costruire relazioni, condividere e collaborare attivamente con i tool social: forum, blog, news, calendari, gruppi di conversazione, programmi di formazione ecc.
  • creare aree di lavoro per ogni singolo progetto e aggregare in questi spazi virtuali tutte le informazioni da condividere con i colleghi coinvolti nel progetto

La intranet aziendale è un mondo pieno di possibilità, e tutte concentrate in un solo Portale Web. Anche un meeting si può organizzare all’interno di questa rete, con un impatto enorme sul risparmio di tempo e denaro. Quanto più riusciamo a tagliare i costi di gestione e a ottimizzare risorse e lavoro, tanto più alta sarà l’asticella della produttività e della crescita. Questa è un’equazione sintetica e senza bisogno di calcolo.

Spostare l’impianto ufficio ‘vecchio modello’ con tutte le sue scartoffie in una rete Intranet Open Source significa di fatto semplificare la comunicazione che diventa real time; accorciare le distanze e incentivare la collaborazione tra colleghi, e tra dipendenti e management; ricucire lo strappo nella distribuzione sfilacciata dei compiti tra i vari team e reparti. Per non parlare di tutte quelle attività ripetitive e agevolate dalle funzioni interne alla piattaforma, che comunque restano la spina dorsale di un ufficio oppure di quelle attività di nuova generazione, oggi imprescindibili per un’impresa. Si pensi alla produzione di contenuti mirati, i mattoni che costruiscono la storia aziendale, sempre più vicina alle persone, più vera e familiare.

Con i mercati (leggi consumatori) oggi si conversa e le aziende lo hanno capito, così come hanno compreso il potere della comunicazione interna come strumento di stimolo per la creatività, la collaborazione, l’appartenenza e anche il potere del coinvolgimento social dei dipendenti.
Come premesso, le soluzioni più allettanti per le aziende sono i software open source, per diversi motivi, ma in primis per i costi. A fronte di questo e di altri innegabili vantaggi, in qualità di esperti informatici sentiamo l’obbligo di illuminare anche altri fattori che è bene considerare. Non è detto, infatti, che la rete Intranet Open Source sia sempre la soluzione più adatta.

Intranet Open Source: pro e contro

Se siamo riusciti a spiegare il successo della rete intranet aziendale, dobbiamo ancora spendere qualche parola sulla migliore soluzione per realizzarla. Open Source o software proprietario? Dipende. L’obiettivo è intraprendere la strada più semplice e meno insidiosa. Ognuno ha la sua, ed è bene trovarla consapevolmente.

Bisogna valutare tutti gli aspetti più appariscenti e quelli più nascosti, perché come ogni cosa anche questa può rivelare una seconda faccia che è meglio mettere in conto prima di avventurarsi in mare aperto. Open Source significa “sorgente aperta”, che è poi la caratteristica più invitante di un software del genere: il codice aperto, accessibile, modificabile e libero dai costi di licenza. Sulla base di questi primi elementi, in effetti, la Intranet Open Source fa risparmiare eccome! Ma non è tutto qui. Andiamo più a fondo:

PRO

● Il software open source è distribuito con licenza gratuita
● Il codice sorgente è accessibile per essere modificato e personalizzato senza alcun limite
● Il software open source è più sicuro e affidabile di qualsiasi altra soluzione perché viene esaminato da una grande e attiva community di sviluppatori, utenti e tester. I bug sono sempre sotto l’attenzione dei programmatori pronti a correggere e ad aggiornare il codice
● Una grande mole di documentazione sempre disponibile
● In sistemi complessi come i CMS gli sviluppatori utilizzano componenti aggiuntivi, estensioni, plug-in, moduli, per creare applicazioni Web personalizzate in risposta ai requisiti dei clienti.

CONTRO

● È vero, esiste una grande community alle spalle di un progetto open source, ma è bene ricordare che nessuno è obbligato a dare assistenza o a farlo in tempi rapidi, come invece avviene nel caso dei software proprietari
● È necessario assicurarsi della effettiva possibilità di integrare il software open source con i sistemi preesistenti
● Lo sviluppo di una Intranet Open Source prevede necessariamente l'affidarsi a professionisti esterni o provvedere alla formazione interna della risorse umane per realizzare il lavoro 
● La customizzazione della rete intranet richiede un investimento in tempi e costi per lo sviluppo
● Bisogna valutare con attenzione il dispendio di tempo, energie e denaro necessari per integrare tra loro software e tecnologie diverse.

Quindi, conviene la rete Intranet Open Source?

Gli indiscutibili pro della rete Intranet Open Source e i suoi effettivi ‘contro’ possono confonderti nella scelta della piattaforma più adatta, ma è fondamentale avere le idee chiare prima di avviare qualsiasi progetto.

La rete aziendale è un luogo virtuale, una forza lavoro che deve contare su una tecnologia espandibile, ma anche sicura e affidabile. Per non sbagliare, parti dai problemi più urgenti, analizza i bisogni primari dell’azienda, e infine valuta gli aspetti tecnici. Se vuoi approfondire il tema dei portali aziendali, scarica il nostro eBook gratuito “Le migliori 5 piattaforme per i portali web”, e scegli la piattaforma migliore per te!

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