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Come scegliere il miglior Document Management System per l'azienda

Leonardo La Polla

Leonardo La Polla, 3 settembre 2019 | Digitalizzazione Aziendale

Cos’è il Document Management System (DMS) e quali cambiamenti porta in azienda? Ma soprattutto, come scegliere il più adatto fra le tante soluzioni esistenti sul mercato? In questo articolo approfondiamo un tema che in questo momento sta molto a cuore dei responsabili delle piccole e medie imprese italiane: la digitalizzazione aziendale o, meglio ancora, il passaggio al lavoro agile e alla dematerializzazione. 

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First thing first: il miglior strumento, sia esso un Document Management System, un ERP (Enterprise Resource Planning), un CRM (Customer Relationship Management) o qualsiasi altro sistema, è quello che meglio soddisfa i bisogni evidenziati in fase di valutazione o analisi: è da questa consapevolezza che si deve partire per prendere una decisione che porti poi al successo.

Rispetto alla varietà delle soluzioni, bisogna riconoscere che può essere complicato individuare quelle più convenienti, a cominciare dalle alternative dell’implementazione – on-premise, cloud, ibride – che bisogna valutare con attenzione e, se occorre, anche con l’aiuto di professionisti in grado di interpretare al meglio le esigenze aziendali. Senza l’adeguata conoscenza può essere altrettanto difficile orientarsi nel pantheon delle piattaforme documentali enterprise, che possono confondere e “intimorire” per la loro varietà e ricchezza di caratteristiche.

Prima di entrare nel dettaglio, vediamo cos’è e a cosa serve un Document Management System, e perché ad oggi è diventato così indispensabile per la gestione del materiale aziendale.

Cos’è un sistema digitale per la gestione dei documenti

Si tratta di una tecnologia sempre più presente negli ambienti di lavoro con un elevato flusso di documenti. E proprio a questo serve: a gestire documenti online, conservandone il valore probatorio. La forza di questo gestionale, un archivio digitale integrabile al portale aziendale, sta tutta nel suo carattere collaborativo e nella capacità di snellire attività e flusso di informazioni, riducendo errori e sprechi di tempo e denaro.

Al posto dell’archivio cartaceo, o di quello affidato ai più vecchi sistemi IT, onerosi in termini di hardware e poco flessibili, il sistema permette di consultare, modificare e scambiare dati online e in tempo reale, all’interno di un ambiente condiviso. I vantaggi della digitalizzazione sono molteplici in questo caso, primi fra tutti la dematerializzazione cartacea.

Come orientarsi nella scelta del miglior Document Management System?

Ecco innanzitutto 7 step da considerare per restringere il campo con le valutazioni necessarie.

1. Coinvolgi i tuoi dipendenti per individuare le vere esigenze aziendali

Il modo migliore per capire come scegliere il gestionale adatto è analizzare la situazione dal punto di vista del personale, direttamente coinvolto nelle procedure quotidiane e negli intoppi riscontrati giorno per giorno.

2. Pensa in divenire e alle possibilità di personalizzare il gestionale

Dopo le urgenze, concentrati sugli obiettivi futuri e verifica la possibilità di integrare nel tempo applicazioni e funzioni aggiuntive al Document Management System.

3. Valuta con attenzione il fornitore del gestionale

Inutile a dirsi ma un grande supporto, soprattutto in mancanza di una struttura dedicata interna, viene proprio dal fornitore del software.
Assicurati della sua affidabilità ed esperienza sul campo ed evita soluzioni discount. L’azienda è un organismo strutturato che per funzionare ha bisogno di un sistema solido e sicuro, non di un giocattolo che può rompersi dall’oggi al domani.

4. Efficienza e semplicità: scegli un Document Management System usabile

Efficienza senza dubbio, ma anche usabilità. Un ottimo gestionale può anche essere semplice da usare, con interfacce pulite e di immediata comprensione anche per i meno esperti.

5. Molto più di un archivio documenti

Il Document Management System può spingersi molto oltre il semplice archivio file digitali per consentire tutta la gestione aziendale in un unico ambiente accessibile al personale interno, esterno e ai reparti interessati.
Se punti alla completezza, considera una piattaforma che integri anche una intranet collaborativa con strumenti per la comunicazione social (notifiche, bacheche, chat, microblog, calendari ecc.). La soluzione ideale è aperta allo scambio con altre tecnologie e include strumenti per l’automazione che possono semplificare attività anche molto specifiche e complesse (per es: marketing automation, analisi dati, IoT, Machine Learning).

6. Imprescindibile la sicurezza dei dati!

Una delle priorità riguarda la sicurezza delle informazioni aziendali e la protezione dati degli utenti. Assicurati che il software includa protocolli di sicurezza rigorosi, per bloccare eventuali attacchi esterni, e confrontati con il tuo fornitore sulla frequenza degli aggiornamenti e sulle notifiche di nuove patch.

7. Salvaguarda la sicurezza interna con l’accesso su autenticazione

Un altro aspetto fondamentale è la sicurezza interna garantita dall’accesso profilato in base alla tipologia utente, alla qualifica, ruolo e responsabilità. Gli accessi su autenticazione servono a distinguere i permessi di sola lettura, scrittura, modifica, eliminazione e condivisione file.

Alcuni parametri tecnici da considerare nella scelta del Document Management System

La scelta del miglior DMS dipende anche da questi accorgimenti che entrano in un ambito più tecnico. Niente di complicato, non prenderemo in esame tecnicismi avanzati ma soltanto quelle prestazioni di base essenziali nella scelta di una soluzione efficiente.

  • Scalabilità e flessibilità: la piattaforma deve essere in grado di sostenere grandi moli di dati e, allo stesso tempo, gli accessi al gestionale. Deve inoltre potersi espandere senza creare alcuna frizione con l’incremento di utenti e documenti nel tempo.
  • Compatibilità con sistemi preesistenti e con altre tecnologie (Microsoft Office, CRM, Oracle, SAS, Microsoft Office e Dynamics, SharePoint, OpenText e Dropbox ecc.)
  • Funzioni di load balancing e fault tolerance per ottimizzare l’uso delle risorse e monitorare lo stato di salute della piattaforma
  • Capacità di personalizzazione per integrare strumenti e funzioni aggiuntive a seconda degli obiettivi aziendali
  • Conformità alle normative giuridiche italiane
  • Connettività da smartphone e tablet.

Un commento su quest’ultimo punto, così centrale in questi ultimi tempi.
È evidente quanto la comodità della connettività mobile e la completezza di strumenti come smartphone e tablet, ormai paragonabili ai PC, ne facciano strumenti usati anche per ragioni di lavoro e per collaborare da remoto. I device mobili sono veri e propri uffici itineranti e nella scelta del gestionale, considera anche la possibilità di integrare app per gestire fatture, moduli, contratti e altri documenti da questi dispositivi.

Le soluzioni per implementare il sistema di gestione documenti

Veniamo ora alle soluzioni che si possono adottare per implementare il Document Management System. Si prospettano 3 scenari diversi:

  • Software on-premise: soluzioni software che prevedono l’installazione su macchina locale
  • Via cloud: soluzione sempre più diffusa per usufruire, su canone o a consumo, di applicazioni e servizi implementati su cloud, senza installare infrastrutture hardware o software sulle macchine aziendali.

Quest’ultima soluzione è quella più adatta per sfruttare l’immensa scalabilità e la capacità di gestire anche ingenti volumi di dati nello storage basato su cloud.

  • Soluzioni ibride: come dice la stessa parola si tratta di sistemi a metà strada tra la prima e la seconda soluzione.

Quali sono i vantaggi del Document Management System?

Abbiamo introdotto il tema parlando proprio del carattere collaborativo della gestione documentale digitalizzata che automatizza e rende più semplici e veloci le operazioni di ricerca, modifica e consultazione del materiale aziendale. E questo è l’aspetto rilevante di uno strumento che permette di organizzare e condividere contenuti nelle modalità già collaudate dagli strumenti di Social Networking. Lo spirito è proprio quello della collaborazione social, inclusiva e trascinante anche per una migliore gestione delle risorse umane. Allo stesso tempo, si guadagna in precisione delle procedure, prima gestite manualmente o con sistemi farraginosi, ora affidate interamente all’automazione del software capace di maneggiare grandi quantità di dati e di restituirli tempestivamente, conservandoli integri nel loro valore giuridico.

In sintesi, i vantaggi dell’introduzione in azienda di un Document Management System:

  • Dematerializzazione e risparmio sui costi della carta
  • Miglioramento di ricerca e archiviazione dati e risparmio di tempo
  • Maggiore produttività e rendimento
  • Riduzione di errori
  • Rapidità nel completare task e procedure di routine
  • Accesso anche da remoto e condivisione in tempo reale
  • Spazio digitale condiviso protetto al quale accedere su autenticazione
  • Strumenti di social collaboration (gruppi, forum, calendari, notifiche ecc.)
  • Conformità alla normativa.

Dalla carta al digitale per entrare nell’ufficio paperless

L’ufficio paperless, o dematerializzato, è già una realtà in molti settori commerciali, negli studi professionali e nelle piccole e medie imprese.

Sia chiaro che questo passaggio non è soltanto un mezzo per semplificare le procedure e ottimizzare i processi aziendali, né tanto meno un vezzo dei più audaci. Al contrario, la digitalizzazione è una transizione imprescindibile per chi vuole restare competitivo e conforme alle normative stabilite negli ultimi anni a favore della dematerializzazione. Nel nostro Paese e nel resto d’Europa, infatti, in molti settori è ormai obbligatoria l’emissione dei documenti digitali. E nel giro di pochi anni questa procedura diventerà consuetudine e fulcro dell’organizzazione informativa di ogni azienda.

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