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I migliori 4 tool per la Enterprise Collaboration

Simone Gagliardi

Simone Gagliardi, 27 agosto 2019 | Digitalizzazione Aziendale

Cosa significa Enterprise Collaboration e perché non possiamo più sottovalutarne l’importanza? Come possiamo trasformare l’azienda in un’ottica di lavoro agile e collaborativo per incrementare la produttività, semplificare la condivisione tra dipendenti e automatizzare i processi aziendali? Ne parliamo in questo articolo che passa in rassegna 4 tool fra i più attuali per implementare rapidamente piattaforme Enterprise Collaboration.

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Aziende di ogni dimensione hanno bisogno di snellire procedure lente, semplificare la comunicazione interna ed esterna, affidare progetti e attività a una solida collaborazione, scambiare informazioni senza rischiarne la dispersione e, in generale, mettere in atto un processo di digitalizzazione. In particolare quelle più voluminose, che contano dipendenti in sede e fuori sede, fornitori, collaboratori e partner esterni, incontrano spesso serie difficoltà nel tenere tutto sotto controllo. E il rischio più temuto è proprio la dispersione delle informazioni che costa in termini di errori, sprechi di tempo e di energie per riparare i danni di una condizione caotica e disincentivante.
Una delle principali cause di frustrazione e improduttività del personale, infatti, è da ricercare in un modo di lavorare disorganizzato e poco fluido.

L’automazione, uno dei tanti vantaggi della digitalizzazione, non significa affatto smettere di pensare per affidarsi alle macchine, o sostituire la macchina all’uomo. Tutto il contrario. Significa sfruttare il potenziale della tecnologia per aumentare le proprie capacità intellettive e attingere a energie investite in attività che si possono affidare all’operatività artificiale.

Tuttavia, il concetto di Enterprise Collaboration è qualcosa di molto più esteso che porta l’azienda a un livello superiore, aprendo il canale della collaborazione interna ed esterna, allo scambio di informazioni e alla comunicazione in tempo reale e alla migliore gestione delle risorse umane.

Perché non bisogna sottovalutare l’importanza della Enterprise Collaboration?

La collaborazione aziendale costruita attorno a un unico ambiente digitale crea uno spazio condiviso da tutto l’organico, anche da quello dislocato in altre regioni o paesi. Uno spazio dove interagire in tempo reale con strumenti di Social Networking, dove scambiare contenuti e cooperare alle attività di comune interesse dandone feedback immediato. 
Per realizzare tutto questo e per consentire una collaborazione davvero efficace, gli strumenti scelti per implementare un portale di Enterprise Collaboration devono essere completi, ma anche facili da usare e soprattutto personalizzabili. Devono combinare tool per comunicare real time – in videoconferenza, chat, forum, su bacheche ecc. – e per gestire documenti e file di qualsiasi dimensione anche da mobile.

I migliori 4 tool: pro e contro degli strumenti per la Enterprise Collaboration

Premessa fondamentale. Per implementare una piattaforma di Enterprise Collaboration non esiste una soluzione unica per tutti. Ecco perché abbiamo selezionato 4 diversi tool Enterprise File Sync and Share. Alcuni sono più adatti a uffici di piccole / medie dimensioni, altri preferibili da aziende più complesse e strutturate. In ogni caso, quello che riteniamo indispensabile è il grado di personalizzazione ed espansibilità della piattaforma, da valutare in base agli obiettivi presenti e in divenire.

1 - Synplicity Axway

Iniziamo da una soluzione economica rispetto ad altre ma abbastanza completa. Syncplicity è una tecnologia SaaS-based, una piattaforma di sincronizzazione file ospitata su cloud e compatibile con Microsoft SharePoint. Semplice e immediata nella sua interfaccia, offre un client desktop intuitivo ed è accessibile da qualsiasi device mobile, online e offline grazie alla funzione SyncDrive. Integra app native che consentono di aprire e condividere tutti i tipi di file e contenuti. File che possono essere archiviati in locale, cloud pubblico, privato o ibrido. Il DataHub di Syncplicity permette di condividere file legacy e dialoga con oltre 30 sorgenti dati, SharePoint e sistemi di Content Management. Di seguito, alcune caratteristiche più salienti della piattaforma per la Enterprise Collaboration:

  • Accesso e sincronizzazione file e cartelle di qualsiasi tipo su disco rigido / backup e ripristino file 
  • Sincronizzazione e aggiornamento modifiche su tutti i dispositivi 
  • Notifiche modifica file e cronologia versioni 
  • Condivisione file e cartelle protetta da password
  • App Syncplicity per lavorare con App MS Office 
  • Invio file anche di grandi dimensioni tramite la funzione Secure Shared Links
  • Browser di file online con anteprime e versioni
  • Client locali per iOS, Android, Mac e Windows
  • Sicurezza AES-256 per proteggere i dati durante la trasmissione
  • Funzione Single Sign-on (SSO) e autenticazione a due fattori.

Pro

  • Costo accessibile rispetto ad altre tecnologie 
  • Strumenti desktop semplici ma efficaci su PC e Mac
  • Compatibilità con tutti i dispositivi 
  • Sincronizzazione multi-cartella
  • Buon livello di sicurezza: sistema di crittografia dati 
  • Possibilità di gestire accessi protetti da password a file e cartelle condivise
  • Gestione accessi su autenticazione profilata per utente e gruppi 
  • Integrazione API per espandere la funzionalità di programmi e applicazioni
  • App mobili su Android e iOS.

Per quanto riguarda l’assistenza, il piano gratuito fornisce soltanto supporto online e accesso al forum della community; mentre le edizioni Enterprise e Department sbloccano anche assistenza via e-mail, telefono e supporto online prioritario.

Contro

  • Storage limitato rispetto a esigenze più avanzate
  • Scarsa integrazione con app esterne e sistemi di terze parti
  • La completa integrazione richiede un abbonamento commerciale a Office 365
  • No block-level sync (manca la funzione che consente di inviare solo le modifiche fatte a un documento invece di copiare nuovamente l'intero file dal disco rigido sul server cloud
  • La sincronizzazione delle cartelle è limitata ai file fisicamente presenti nel computer

2 - Liferay Portal

Liferay è la piattaforma Open Source scritta in Java piuttosto nota per la varietà di soluzioni avanzate che offre ad aziende di ogni calibro. Il punto forte di questa tecnologia è l’ampio margine di personalizzazione e la grande espandibilità per integrare strumenti e funzioni aggiuntive.
Grande modularità e scalabilità ne fanno uno dei framework attualmente più utilizzati per lo sviluppo di intranet ed extranet aziendali con aree di lavoro interne altamente customizzabili. Al suo interno include sistemi di gestione contenuti CMS; funzioni per l’automazione dei flussi di lavoro e analisi dei dati; tool di Social Networking per la collaborazione e condivisione in tempo reale (messaggistica interna, blog, wiki, calendario, avvisi, ecc.).

Pro

  • Piattaforma Open Source personalizzabile
  • Semplicità d’uso nell’apportare modifiche all’aspetto, alle configurazioni del portale, ai temi e ai layout di pagina con il drag and drop delle applicazioni 
  • Funzione Single Sign-on per accedere con un unico login e password
  • Massima integrazione con tecnologia di terze parti 
  • Compatibilità con tutte le principali infrastrutture IT e con i sistemi di gestione identità fra cui LDAP, Oracle Access management ecc.
  • Capacità di gestione workflow anche più specifici e avanzati (analisi dati e Marketing Automation)
  • Gestione accessi per utenti e ruoli
  • API per la personalizzazione avanzata di funzioni e applicazioni
  • Accessibilità dai dispositivi mobili
  • App mobili native e ibride senza dover creare nuovo codice
  • Geolocalizzazione e contenuti multilingua
  • Condivisione file e accesso ai documenti anche offline da App desktop e mobile Liferay Sync
  • Patch facili da installare.

Contro

I difetti di Liferay sono l’altra faccia della medaglia. La sua completezza e semplicità lato utente nascondono un’architettura sofisticata. Ma come potrebbe non esserlo? Liferay è estensibile ai massimi termini e questa proprietà, se da un lato lo rende uno strumento molto potente, dall’altro ne motiva la complessità dello sviluppo. Esiste tuttavia un supporto tecnico che può assistere gli sviluppatori in caso di bisogno. Sebbene non completa, la versione demo resta sufficientemente esaustiva per testare le principali funzionalità di Liferay.

3 - Zoho Connect

Anche questa è una delle piattaforme Enterprise Collaboration più versatili per creare un ambiente digitale completo. Zoho Connect include tool di Social Networking aziendale e strumenti per gestire workflow e Marketing (creazione form, database con filtro contatti ecc.). Conosciuto per la sua solida reputazione, il software offre sia piano gratuito sia piani tariffari con soluzioni mensili o annuali. La piattaforma funge da hub centrale per gestire altre applicazioni e strumenti: Zoho Projects Zoho CRM, Zoho Cliq (comunicazione istantanea) e Zoho Docs per gestire file e cartelle in cloud, in tempo reale.

Fra le altre funzionalità:

  • Strumenti Social Networking: chat online in tempo reale, chat di gruppo, sondaggi, calendari, funzione chiamata, blog, forum
  • Gestione documentale e knowledge base 
  • Sincronizzazione file con desktop
  • Accessi protetti a cartelle e file
  • Autenticazione a due fattori e crittografia dei dati
  • Controllo Check-in / Check-out
  • Controllo versione documento
  • Integrazione con Google Drive e Dropbox
  • Automazione attività Social e Marketing. 

Pro

  • Interfaccia di facile comprensione
  • Semplicità nel creare procedure operative standard da condividere con colleghi e/o gruppi specifici
  • Creazione e assegnazione task ai membri dei vari team e interazione in tempo reale
  • Notifica menzione per tenere traccia dei post condivisi sui social 
  • Funzione videoconferenza con la funzione di pianificazione meeting
  • Possibilità di visualizzare i documenti nel cloud in anteprima senza la necessità di scaricarli
  • Backup dati in più posizioni
  • Sistemi di sicurezza avanzati
  • Integrazione Google Calendar, Dropbox, Trello, Slack, Evernote
  • Varie combinazioni di autorizzazioni, a matrice e gerarchica (è possibile limitare l'accesso a gruppi e/o a singoli utenti). 

Contro

  • Non supporta tutte le funzionalità di Word, Excel e PowerPoint 
  • L'app mobile non consente la creazione di nuovi post sul forum
  • In qualche caso la sua completezza potrebbe risultare complessa malgrado la semplicità delle singole applicazioni.

4 - Citrix Sharefile

Anche Citrix è una piattaforma per implementare la Enterprise Collaboration dotata di strumenti per automatizzare i flussi di lavoro, archiviare e condividere file e cartelle (server e legacy) in un ambiente sicuro e conforme. Anche in questo caso, l’archiviazione dati può avvenire in cloud, locale o in entrambe le modalità. Vediamo le sue caratteristiche per capirne meglio le prestazioni:

  • Accesso al portale protetto da password 
  • Archiviazione illimitata in cloud e invio file fino a 100GB da qualsiasi computer o dispositivo mobile
  • Condivisione file con SharePoint, OneDrive for Business, ECM Systems e altre raccolte documenti
  • Sincronizzazione automatica tra cartelle su desktop e quelle archiviate su ShareFile
  • Funzioni Check-in / Check-out 
  • Impostazione accessi e modifiche non autorizzate
  • Possibilità di ricevere materiale inviando un link per il caricamento del file immediatamente sincronizzato con il proprio account
  • Integra la funzione TeleSign per firme con valore legale
  • Protocolli di sicurezza SSL e TLS
  • Crittografia AES a 256 bit per il trasferimento e l'archiviazione dati
  • Data center certificati ISO 27001

Pro

  • Gestione file di qualsiasi dimensione
  • Semplicità nella configurazione ed elevata personalizzazione
  • Scalabile e modulare
  • Possibilità di personalizzare le modalità archiviazione: 1. in locale per la conformità dei dati e per l’accesso protetto dai sistemi di crittografia dei file. 2. in cloud come soluzione ibrida adatta alle aziende con sedi anche all’estero per risparmiare sui costi di archiviazione e manutenzione
  • Accesso mobile ai repository legacy senza necessità di migrazione
  • Integrazione con oltre 40 applicazioni di terze parti tra cui Zapier, Google Cloud, Hubdoc, Microsoft 365, Fujitsu ScanSnap, Redtail e TeleSign e altre
  • ShareFile supporta diversi tipi di file e offre la possibilità di caricare PDF, documenti Word, fogli di calcolo Excel, video e immagini
  • Supporto: è disponibile un forum della comunità all’interno del quale chiedere assistenza e attingere a una vasta libreria di video tutorial.
  • ShareFile offre anche assistenza telefonica gratuita.

Contro

  • Il piano aziendale è piuttosto costoso rispetto ad altri. E i piani più economici di ShareFile non integrano funzionalità essenziali per molte aziende (per es: il monitoraggio avanzato dei file e le opzioni di sicurezza)
  • Non ha modalità di accesso offline
  • Non ha una funzione di file recovery
  • Potrebbero verificarsi problemi con il download contemporaneo dal browser di file multipli. D’altra parte di buono c’è che Citrix crea un'app desktop ShareFile per velocizzare questo processo
  • In anteprima un documento protetto da password deve essere scaricato perché il sito Web di ShareFile non può richiedere la password.

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