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Vuoi una intranet di successo? Non dimenticare la User Experience!

Leonardo La Polla,

L'User Experience ottimale per le intranet

La complessità di una intranet non è necessariamente un fattore determinante per conseguire l’obiettivo della intranet stessa, che è quello di aumentare la produttività dei dipendenti, in quanto la realizzazione di un portale Web che non presenti un'interfaccia utente intuitiva per un'esperienza utente semplice potrebbe non portare ai risultati sperati. Un portale intranet efficace, infatti, deve essere realizzato, in primis, tenendo conto del tipo di utente che andrà ad utilizzarla, e per questo è importante mettere al primo posto proprio la User Experience.

 

Le 5 migliori piattaforme per i Portali Aziendali: scopriamole insieme! 

 

Creare o modificare una già esistente rete Intranet focalizzandosi sulla User Experience significa porre al centro le esigenze degli utenti finali, i quali devono innanzitutto essere ascoltati per capire quali potranno essere gli accorgimenti pratici, ma anche grafici, che possano massimizzare l'utilizzabilità della piattaforma.

L’importanza della UX nella progettazione di una rete intranet

Una rete intranet è una rete privata, disponibile per gli utenti con credenziali di accesso dove gli utenti sono dipendenti e collaboratori inseriti nell’organico aziendale. Una intranet può essere un semplice sistema interno per la condivisione di file e informazioni all'interno di una rete chiusa, in altre parole non disponibile online, ma anche una rete privata disponibile tramite un accesso online. Le intranet vengono utilizzate per gestire le risorse umane, scambiare materiali di marketing, risorse tecniche, creare team di collaborazione su progetti e così via. Per questi motivi, la User Experience (UX) di un Portale Web come le intranet è spesso più importante per l’efficienza dell’intera azienda rispetto al sito web pubblico. Se una intranet non è user friendly, non tiene conto delle esigenze degli utilizzatori e non presenta informazioni in modo chiaro e facilmente accessibile (tutte caratteristiche di una User Experience efficace) non solo sarà difficile imporne l’utilizzo da parte dei dipendenti, ma sarà anche un freno allo sviluppo di tutta l’organizzazione.

Come la User Research può aiutare a migliorare la UX del portale Intranet

La chiave per una intranet realmente efficace è la progettazione cosiddetta "intenzionale", basata su approfondite ricerche sugli utenti che la utilizzeranno. La ricerca sugli utenti, effettuata sotto forma di interviste, sondaggi o questionari consente di concentrare le risorse di progettazione della intranet sulle funzionalità più preziose per i tuoi utenti. Senza questo tipo di informazione, nelle fasi preliminari dell’implementazione della intranet aziendale, il rischio è quello che i programmatori vadano a spendere più della metà del loro tempo in processi di “aggiustamento” e “adeguamento”, dopo che la rete intranet è stata resa disponibile ai suoi utenti.
Nel valutare le necessità di coloro che saranno i reali utilizzatori della intranet è bene tenere presente alcune semplici linee guida, quali:

  • Dai priorità alle sessioni individuali per aiutare le persone a sentirsi a proprio agio;
  • Chiedi alle persone di mostrarti i loro processi in modo che tu possa vedere i principali problemi;
  • Chiedi storie e situazioni specifiche per comprendere il contesto;
  • Quando cerchi di capire le esigenze dei tuoi utenti, concentrati sulle funzionalità generali,  e dedicati alle soluzioni personalizzate in un secondo momento.

Anche condurre le interviste in sessioni individuali può contribuire a raccogliere un maggior numero di informazioni interessanti: le persone spesso preferiscono non esprimere pareri o fare certe affermazioni in presenza di colleghi. Risulta anche particolarmente utile entrare nello specifico dei processi di competenza dei vari utenti per avere un’idea chiara di quali possano essere le difficoltà o gli ostacoli legati all’utilizzo della intranet prima ancora che questi si presentino realmente. Entrare nello specifico non deve però spostare il focus sulle soluzioni personalizzati per quei particolari utenti, il focus deve sempre rimanere sulle funzionalità generali, rimandando alle fasi successive eventuali soluzioni personalizzate.

Anche l’occhio vuole la sua parte: non tralasciare l’User Design!

L’aspetto estetico e funzionale, come nei siti più commerciali, è senza dubbio il primo aspetto che agevola il collaboratore ad utilizzare la intranet. Nella progettazione del layout grafico è bene prediligere un design moderno, pulito con quadrati e rettangoli che evidenziano bene le icone per gli accessi rapidi, le aree del portale e dei widget insieme ad immagini ben posizionate e ad un'adeguata spaziatura tra elementi che rendano semplice e gradevole la navigazione all’interno della intranet. Sebbene tutta questa serie di accorgimenti possa sembrare di difficile realizzazione, è bene ricordare che esistono diversi software finalizzati proprio al supporto nella pianificazione e realizzazione di portali Web (come ad esempio Liferay). L’obiettivo è quello di dare la possibilità all’utente di trovare quello che cerca nel minor tempo possibile, cosi come di fornirgli tutte le informazioni che vogliamo che vengano recepite.

Anche prevedere un’area “news” è senza dubbio una scelta efficace. L’utente che arriva sulla homepage della intranet infatti, spesso controlla prima di tutto l’area news e, se questa è aggiornata con notizie utili e tempestive, sarà sicuramente apprezzata e considerata funzionale allo svolgimento del lavoro. Non dimenticare poi che, come utenti di smartphone, tutti hanno familiarità con gli app store (come Apple App Store e Google Play) ed è quindi buona norma presentare in maniera simile anche le applicazioni e le attività disponibili sulla intranet, in modo da essere recepite dall’utente come familiari.

Ultima considerazione, non certo in ordine di importanza, è prevedere le funzionalità tipiche dei social network. Una intranet ‘Social’ può incoraggiare la collaborazione tra utenti: i dipendenti condividono notizie e aggiornamenti impegnandosi anche nel lasciare commenti. Questo contribuisce ad incoraggiare l’utilizzo da parte dei dipendenti e alla creazione di connessioni attraverso tutta l'organizzazione.

Scegli la migliore piattaforma per te

Lo scopo di un portale intranet è quello di favorire la collaborazione dei dipendenti agevolando il flusso delle informazioni attraverso tutto l’organismo aziendale. Affinché il portale intranet sia efficace rispetto a questa funzionalità è dunque necessario che sia progettato mettendo in primo piano la User Experience. È indispensabile avere ben chiaro chi saranno gli utilizzatori, collezionando informazioni sui loro ruoli, le loro abitudini e le loro necessità attraverso interviste singole mirate. Anche l’interfaccia utente, dal punto di vista grafico del layout, deve agevolare il più possibile l’utilizzo della intranet, per questo inserire anche funzionalità tipiche dei social può risultare una scelta vincente.

Essendo la intranet un portale a tutti gli effetti, abbiamo selezionato per te le 5 migliori piattaforme per la realizzazione di un portale web che soddisfano i requisiti descritti in questo articolo. Se dunque stai valutando la realizzazione della intranet per la tua azienda, scarica l’ebook “Le 5 migliori piattaforme per un portale web”, ti sarà sicuramente utile nella scelta della piattaforma da utilizzare!

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