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GDPR Compliance: perché HubSpot è conforme alle nuove disposizioni

Hossein Moghaddam

Hossein Moghaddam, 27 febbraio 2020 | HubSpot

Già da prima di diventare effettivo, il 25 maggio 2018, il GDPR ha causato malumori tra le aziende, ma anche liberi professionisti. Gestire i dati dei propri clienti, così come degli utenti e dei contatti sviluppati online e offline, può sembrare una vera e propria epopea, ma fortunatamente sono diversi i software in grado di venire in nostro supporto. HubSpot, per esempio, è uno di questi. Vediamo insieme perché.

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Il GDPR (General Data Protection Regulation) non è nient’altro che un regolamento europeo pensato per tutelare la privacy dei cittadini, assicurando loro che le informazioni personali scambiate con imprese, associazioni, aziende, enti, istituzioni e perfino no-profit siano al sicuro.
Internet ci ha permesso di fatto di scambiare immediatamente una mole infinita di dati. Quotidianamente gli utenti compilano form, lasciano indirizzi e-mail e numeri di telefono, esponendosi a un rischio concreto: la perdita di informazioni, la diffusione e, di conseguenza, la violazione della privacy.

In questo scenario così liquido, flessibile e non regolamentato, l’Europa è intervenuta creando un dispositivo legale in grado di mettere al sicuro i cittadini e assicurando che le informazioni scambiate fossero gestite nella più totale sicurezza e trasparenza.

Ma cosa vuol dire tutto questo? Vediamolo!

Il regolamento GDPR in breve

Se non teniamo conto del legalese, con cui la legge Ue 2016/679 è stata scritta, il GDPR è un regolamento molto semplice da comprendere, basato su un principio elementare: assicurare che l’utente comprenda come verranno gestiti i suoi dati e dargli modo di decidere se questo debba avvenire oppure no.

Cosa vuol dire tutto questo? Facciamo un esempio pratico.

Quante volte ci siamo trovati costretti a cliccare tutte le caselle “accetta” per iscriverci a un sito, ricevere un contenuto o sottoscrivere un contratto, senza capire bene perché quel provider ci spiegasse a cosa servissero tutti quei dati richiesti?

Quante volte, poi, siamo stati ricontattati da call-center o aziende che ci hanno detto di aver “ottenuto il nostro numero da una banca dati”?
L’Europa ha scelto di tutelare i cittadini in un modo molto semplice. Fin dal momento dell’entrata in vigore del dispositivo, il 25 maggio 2018, tutte le persone fisiche e giuridiche sono tenute a informare cittadini e utenti chiarendo perciò:

  • Come saranno gestiti e usati i dati ceduti;
  • Chi sarà il possessore di questi dati.

Il cittadino, tanto offline quanto online, durante la navigazione, ha il diritto di sapere che fine faranno i dettagli inseriti; allo stesso modo, chi raccoglie i dati ha il dovere, stabilito appunto dalla legge, di tutelare queste informazioni, metterle al sicuro, non cederle a terzi (a meno che non chiaramente specificato nel modulo di raccolta) e perciò usarle come concordato.

Poniamo per esempio che tu e il tuo team vi troviate a un evento o una fiera di settore. Insieme ai tuoi colleghi scambiate dei bigliettini da visita con dei potenziali clienti. Cosa potresti fare con quelle informazioni? Tecnicamente nulla, a meno che tu non faccia compilare un formulario, un foglio, in cui il prospect afferma che è interessato a ricevere da te newsletter o proposte commerciali. E attenzione: non necessariamente l’una comprende l’altra! Se il lead accetta di ricevere e-mail di tipo promozionale, ciò non autorizza i tuoi sales a contattarlo con una comunicazione one-by-one. Stessa cosa viceversa: non potrai inviare newsletter alle persone che hanno contattato il tuo reparto vendite solo per avere una quotazione.

Il GDPR perciò si applica a qualunque sistema, o mezzo, che permette a qualunque entità di raccogliere informazioni. È applicabile perciò a:

  • Form per la raccolta di contatti;
  • Moduli cartacei rilasciati in fiere, eventi, negozi;
  • Sistemi per la lead-generation;
  • Social network;
  • Software di messaggistica istantanea;
  • E così via.

A questo punto perciò ti sarà chiaro che, una normativa così severa, non lascia spazio agli errori. Le aziende, ma anche i liberi professionisti, non possono permettersi neanche la benché minima svista, se non vogliono inciampare in multe salatissime.

È proprio per questa ragione che è fondamentale trovare il modo più adeguato per gestire, come da normativa, tutte queste informazioni. I CRM, che da sempre sono il luogo in cui raccogliamo tutte le informazioni sui nostri clienti, o potenziali tali, hanno quindi dovuto adeguarsi, migliorando l’esperienza d’uso. Tuttavia, questo efficientamento non ha coinvolto ogni fornitore e alcuni produttori lo hanno fatto meglio di altri. Un esempio? HubSpot.

Anche se proveniente dagli Stati Uniti d’America, che ne sono esenti, HubSpot è altamente performante perfino sotto questo aspetto. La software house americana ha rivoluzionato la user experience offrendo innanzitutto funzioni GDPR compliant, con un’interfaccia facile da usare. Insomma: con HubSpot metterai al sicuro i dati che conservi, senza però complicare la vita del tuo team.

Perché HubSpot è GDPR compliance

HubSpot non è solo un CRM dalle innumerevoli feature; è un software per migliorare le performance di vendite, per facilitare il lavoro dei sales, per gestire meglio il servizio clienti e per un controllo preciso e puntuale delle attività di marketing in ogni fase del customer-journey. Tuttavia, non finisce qui.

Come ti dicevamo poco fa, HubSpot è pensato proprio per gestire una mole di dettagli su clienti, o contatti in generale, e quindi va da sé che la casa produttrice abbia dedicato particolare attenzione all’adeguamento del software come da normativa europea. Vediamo in concreto come e perché.

Parola d’ordine: sicurezza

Il principio basilare del GDPR è tutelare il cittadino, assicurargli che i suoi dati siano al sicuro, in una sorta di caveau inforzabile. HubSpot questo lo sa benissimo e oltre alle pratiche di criptazione già in auge, prima del 25 maggio 2018, ha lavorato affinché ci fosse un miglioramento sia dei sistemi di autenticazione (che adesso è a doppio fattore) che per quelli di autorizzazione di controllo. Un continuo work-in-progress pensato proprio per aumentare sempre più il livello di sicurezza a favora di chi sceglie il sistema e, di conseguenza, dei contatti stessi.

Presupposti di legge: perché puoi scrivere al tuo contatto

Il GDPR ha creato i presupposti legali per impedire che chiunque contattasse ipotetici clienti, o consumatori, senza che questi abbiano manifestato interesse. Per usare il gergo tecnico, quando contatti (con qualunque mezzo) qualcuno devi avere il presupposto di legge, ovvero una motivazione condivisa. Per questa ragione, HubSpot ha aggiornato le proprietà dei contatti; puoi modificarla manualmente inserendo e specificando perché puoi coinvolgere il singolo contatto in un’attività di marketing o destinargli una e-mail. Infine, riuscirai a ricondurre ogni singolo lead a una categoria e quindi verificare tutto il suo storico, come per esempio la data esatta in cui è diventato un contatto profilato oppure un vero e proprio cliente.

Consensi e ritiro del consenso: i tuoi contatti possono cambiare idea in qualunque momento

Trasparenza. È su questo concetto che ruota la GDPR. Il cittadino deve capire esattamente a cosa sta aderendo, perché ti servono i suoi dati e come verranno usati. Deve per esempio specificare, cliccando su una specifica checkbox, che vuole ricevere anche le newsletter e non solo la copia in PDF dell’infografica che lo ha colpito e che vuole scaricare.

D’altra parte, tu, invece, devi avere traccia di questa sua volontà. Devi poter dimostrare che stai inviando al tuo lead una newsletter perché era proprio quel contatto ad averne fatto richiesta. Infine, poiché cambiare idea è lecito, ogni singolo contatto può ritirare il consenso in ogni momento, facilmente.

Tutto ciò si traduce in una serie di feature che HubSpot non ha tardato a inserire, cominciando proprio dalla semplicità di utilizzo. La user-experience, anche in questo caso, deve essere per dummies. Tutti i form perciò ti permettono di spiegare e di dettagliare l’utilizzo delle informazioni creando i presupposti per un rapporto genuino; a questo, si aggiunge la possibilità di linkare la propria Privacy Policy direttamente nei form. In questo modo, perciò, potrai permettere all’utente di capire esattamente come raccogli i dati e che uso ne fai. Infine, l’utente potrà ritirare il consenso in qualsiasi momento, attraverso un link di disiscrizione disponibile e facilmente comprensibile in calce a ogni mail. In questo modo, HubSpot si assicura che non siano solo i tuoi cliente a essere soddisfatti bensì anche i tuoi lead!

Cookies. Sì, HubSpot non dimentica nulla

Una delle funzionalità più interessanti di Hubspot, per marketer e sales, è il tracciamento delle attività di un dato contatto quando interagisce con il tuo sito. In altre parole, una volta che un contatto avrà compilato un form, HubSpot sarà in grado di tracciare le sue interazioni, mediante i cookie. È fondamentale che i visitatori del tuo sito conoscano questa eventualità infatti il software di default spiega questo aspetto, permettendo ai contatti di scegliere se essere tracciati oppure no.

Modifiche: non hai capito bene chi è il tuo lead

Se hai a che fare con i dati dei tuoi contatti, sai bene quanto sia possibile che, in fase di raccolta, vengano archiviate informazioni sbagliate. Oltre a danneggiare le performance delle tue campagne, questo potrebbe disturbare la tua audience che si vedrebbe bersagliata da messaggi e informazioni che non sono di suo interesse. L’utente può perciò cambiare queste informazioni, chiederti di farlo e tu potrai adempiere a questa richiesta velocemente. In pochi click insomma.

Cancellazione: dimenticati dei tuoi contatti

Tutti possono ripensarci, come scrivevamo prima. Chiunque, a un certo punto, può capire di non avere interesse e decidere di non voler essere più contattato dal tuo business. Le attività condotte con HubSpot sono velocissime e user-friendly anche in questo caso. Se una persona decidesse di ritirare il consenso, il sistema ti informerebbe di questa richiesta e, come è giusto che sia, entro 30 giorni dalla richiesta potrai procedere alla totale cancellazione, eliminando ogni dettaglio, perfino le mail one-to-one scambiate. Una piccola chicca che dimostra la sensibilità di HubSpot verso i diritti del cittadino.

Accesso e trasferibilità: cosa sai sul singolo contatto?

Poniamo che un utente ti chieda di sapere quali dati hai raccolto sulla sua persona. Come potresti rispondere a questa legittima domanda?
Semplice: esportando tutte le informazioni in un Excel o un CSV, mettendo nero su bianco i dettagli ottenuti nel tempo e rispettando così la volontà del cittadino.

Con i suoi ultimi aggiornamenti HubSpot ha dimostrato ancora una volta di voler ottimizzare il servizio reso, mettendo in evidenza una cura che non si limita al solo sviluppo, ma anche alla tutela delle aziende che lo scelgono come proprio partner e dell’utenza finale. È proprio per questo che HubSpot trova, giorno dopo giorno, sempre più consenso, oltre che nuovi utenti. E tu? Scopri come HubSpot può contribuire alla crescita della tua azienda, scarica il nostro ebook a tema.

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