Informativa sulla privacy

Informazioni agli utilizzatori del sito e ai clienti delle società del Gruppo Extra

La presente informativa è indirizzata a tutti coloro che interagiscono con Extrasys s.r.l. e con le altre società da questa controllate e/o ad essa collegate – Extra s.r.l., Extra Cube s.r.l., Extra Magnet s.r.l., Extra Red s.r.l., Extra Smart s.r.l., Extra Vision s.r.l., Tagmate s.r.l. (che definiremo “Gruppo Extra” o più semplicemente "Gruppo" da qui in avanti) –  attraverso le pagine dei diversi siti gestiti dalle Società del Gruppo quali https://www.extrasys.it, corrispondente alla pagina iniziale del sito ufficiale del Gruppo Extra, delle altre pagine a questo riferibili (identificabili dal suffisso "extrasys.it", quale, a titolo di esempio non esaustivo, https://blog.extrasys.it) e da altri siti e pagine legate alla proposta commerciale delle Società del Gruppo, quali a titolo di esempio non esaustivo, https://www.red-cloud.it.

In questa pagina si descrivono le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano ed aderiscono ai servizi presenti sui nostri siti internet precedentemente descritti ed interagiscono via web, email od altro strumento telematico con la nostra organizzazione.

1)         Identità del Titolare del Trattamento.

Titolare del Trattamento: è la società Extrasys s.r.l., avente sede legale in Pontedera (PI), Via Salvo D’Acquisto 40/P ; pec: extrasys@legalmail.it di seguito indicata anche come “La Società”.

Data Protection Officer: è l’avv. Paolo Mascitelli, domiciliato per la carica presso la sede legale del Titolare del Trattamento, mail: dpo@extrasys.it

La società che sviluppa e gestisce il portale di cui al nostro sito, qualificata e designata come responsabile del trattamento dati, è la Extra Magnet s.r.l., con sede in Pontedera (PI), Via Salvo D’Acquisto 40/P.

L’elenco di tutti i responsabili del trattamento è consultabile presso la sede aziendale.

Extrasys s.r.l. agisce per suo conto e per conto delle altre società controllate da Extrasys s.r.l. e/o ad essa collegate, identificate come Gruppo Extra.

Il trattamento si basa sempre su principi di liceità e correttezza in ottemperanza a tutte le vigenti normative e vengono adottate idonee misure di sicurezza a protezione dei dati.

2)        Finalità dei trattamenti.

1. Dati personali per iscrizioni alla nostra newsletter, in cui, previo consenso, richiediamo i semplici dati di contatto attraverso le form presenti sulle diverse pagine del nostro sito internet (nome cognome ed email);
2. Dati personali e di contatto per iscrizione agli eventi che il Gruppo Extra organizza, acquisiti attraverso le form presenti sulle diverse pagine del nostro sito internet o su altri siti esterni specializzati in questo tipo di attività, a cui il sito stesso rimanda automaticamente per la compilazione dei form;
3. Dati personali di contatto per informative sulle nostre attività e servizi tramite le varie form di contatto presenti nel sito o tramite la chat integrata all’interno del sito stesso;
4. Dati personali ottenuti tramite richieste di informazioni effettuate via email ai vari indirizzi con dominio @extrasys.it (a titolo di esempio, non esaustivo: info@extrasys.it, jobs@extrasys.it, ecc.) oppure agli indirizzi PEC corrispondenti alle varie società del Gruppo Extra.
5. Dati personali ottenuti in seguito telefonate ricevute, effettuate dai potenziali clienti per richiedere informazioni o approfondimenti su prodotti / servizi proposti dalle società del Gruppo Extra.

Tali dati possono essere utilizzati, previo esplicito consenso, per fini di invio newsletter, di informazione commerciale o di materiale pubblicitario o per finalità di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale interattiva.

Tutti i dati sono minimizzati a quelli relativi ai form presenti nelle relative sezioni del sito.

B) Dati personali che raccogliamo per l’erogazione dei nostri servizi

1. Dati personali per la costituzione e l’esecuzione del rapporto contrattuale e per l’adempimento dei connessi obblighi normativi (art. 6 lett. b GDPR) ottenuti nel corso della trattativa commerciale con il cliente e nel corso dell’erogazione dei servizi.

Tali dati possono essere utilizzati, previo esplicito consenso, per fini di invio newsletter, di informazione commerciale o di materiale pubblicitario o per finalità di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale interattiva.

Il conferimento dei dati è necessario per realizzare le menzionate finalità ed il mancato conferimento dei dati non permetterebbe l’instaurazione del rapporto contrattuale. Peraltro, per il trattamento relativo a dette finalità, la Legge non richiede il Vostro consenso.

C) Dati personali derivanti dalla gestione dei CURRICULA.

La Società si riserva di valutare i curricula pervenuti su iniziativa spontanea o in seguito alla pubblicazione di annunci per le potenziali candidature.

Si invitano comunque i gentili candidati a rispettare le seguenti regole nella trasmissione dei curricula in formato elettronico:

1. rispettando nella compilazione del proprio curriculum il formato europeo;
2. trasmettendo il curriculum in formato pdf;
3. evitando d’inserire nel proprio curriculum dati sensibili (relativi, in particolare, allo stato di salute, alle convinzioni religiose, filosofiche o politiche) non pertinenti in relazione all’offerta di lavoro;
4. dando il consenso al trattamento di dati sensibili pertinenti all’instaurazione di un rapporto di lavoro (ad esempio appartenenza a categorie protette).

Sarà cura della Società fornire un’idonea informativa ai candidati durante gli eventuali colloqui.

La finalità del trattamento connessa alla gestione dei curricula, interesserà attività strettamente riferite alla valutazione, reclutamento o selezione del personale, con obiettivi di collaborazione, assunzione a tempo determinato o indeterminato, di stage o di tesi.

D) Dati forniti volontariamente attraverso invio di EMAIL.

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica ai vari indirizzi con dominio @extrasys.it (a titolo di esempio, non esaustivo: info@extrasys.it, jobs@extrasys.it, ecc.), oppure agli indirizzi PEC corrispondenti alle varie società del Gruppo Extra, comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

E) Profili dei visitatori:

In occasione delle visite presso i nostri uffici, oppure di nostri eventi convegnistici, meeting, feste private, o di eventi organizzati da terzi ai quali i potremmo partecipare in qualità di sponsor o di ospiti, registreremo le specifiche dell'evento o della riunione, la data, il numero degli ospiti, i dati anagrafici e di contatto (mail e telefono) di relatori, partecipanti, accompagnatori, visitatori, referenti degli sponsor, giornalisti.

F) Informazioni che raccogliamo da terze parti

In occasione dell’organizzazione degli eventi od in casi particolari in cui si intendano omaggiare gli interessati di pacchetti di ingresso od abbonamenti ai nostri servizi, raccogliamo da parte di terzi i dati anagrafici e di contatto email dei soggetti beneficiari, cui comunque viene garantito il diritto alla cancellazione.

Analogamente, potremo raccogliere dati personali anche dai servizi di social media coerentemente con le tue impostazioni su tali servizi. Possiamo aggiungere tali informazioni a quelle di cui già disponiamo in archivio e condividerle con altri in base a quanto stabilito in questa Informativa.

G) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del nostro sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet. Tali informazioni non sono raccolte per essere associate a interessati identificati , ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore....) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellate immediatamente dopo l’elaborazione (vedi la nostra Cookies Policy). I dati potrebbero, altresì, essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

3)        Modalità del trattamento

Il trattamento dei Tuoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato Le operazioni di trattamento sono attuate in modo da garantire la sicurezza logica, fisica e la riservatezza dei Tuoi dati personali.

4)        Natura dei dati personali

Costituiscono oggetto di trattamento i Tuoi dati personali, comuni, inerenti lo svolgimento delle attività di cui sopra ne è stata specificata la finalità. Quanto ad eventuali dati particolari, sensibili e sanitari, ne viene garantita la minimizzazione, ovvero la raccolta, l’uso, la protezione e conservazione solo nei casi di assoluta necessità e pertinenza rispetto alla finalità e previo rilascio di libero consenso informato.

5)        Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento.

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali. Il mancato rilascio impedisce l’accesso ad alcuni servizi, quali, a titolo non esaustivo, la ricezione della newsletter, l’accesso ad aree riservate del sito o a contenuti riservati di tipo “premium” oppure l’instaurazione dei rapporti contrattuali e la conseguente erogazione dei servizi. La registrazione volontaria alla newsletter, attraverso l’inserimento dei propri dati, implica di per se un consenso esplicito ed inequivocabile dell’interessato al trattamento dei propri dati personali in base alla politica privacy del sito da cui si procede all’iscrizione (vi sarà comunque richiesto di accettare la presente informativa) o attraverso la sottoscrizione di appositi documenti.

L’interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i dati di navigazione; per fare ciò, deve disabilitare i cookies seguendo le istruzioni fornite dal browser in uso come da separata policy sui cookies. La disabilitazione dei cookies può peggiorare la navigazione delle funzionalità del sito.

6)        Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

I dati trasmessi ad una qualsiasi delle società del Gruppo Extra vengono trattati da tutte le società del Gruppo Extra. Il Gruppo Extra tratta i dati esclusivamente tramite personale ufficialmente incaricato ed istruito in materia di riservatezza e sicurezza sui dati personali.

Divulghiamo i Tuoi dati a terzi solo in queste circostanze:

1. in occasione di eventi, la lista partecipanti con la sola indicazione del nome cognome e azienda di appartenenza (senza altri dati di contatto quali email o telefoni) viene comunicata al main sponsor per il nostro legittimo interesse al corretto e proficuo finanziamento delle attività ed al loro successo commerciale anche nell’interesse degli interessati; le stesse informazioni possono essere comunicate attraverso il nostro sito internet e altri strumenti e mezzi di comunicazione (per esempio, a titolo non esaustivo, riviste, cartacee e online, press release, agenzie stampa, ecc.).
2. su Ordine della Pubblica Autorità.

Ognuna di queste diffusioni di informazioni da parte nostra a terze parti sarà fatta solo a condizione di mantenere uno stato confidenziale, in modo che queste informazioni siano usate solo ai fini per cui sono state divulgate.

7)        Luogo del trattamento e Trasferimento dati personali a un Paese terzo.

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server all’interno dell’Unione Europea e i dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

In alcune situazioni, quando l’utente viene reindirizzato a siti esterni per l’esecuzione di servizi particolari (quali, a titolo di esempio non esaustivo, registrazione ad eventi, oppure ai canali social delle aziende del Gruppo Extra ai quali si viene indirizzati dal Sito, ecc.), la registrazione avviene su server esterni e ciascuno di questi servizi espone le proprie policy, che potrebbero anche derogare a quanto scritto e trasferire dati al di fuori dell’Unione Europea.

8)        Modalità e durata conservazione dei dati personali.

Il Titolare tratterà i dati personali:

1. per tutta la durata dei servizi in abbonamento e della iscrizione alla newsletter
2. 10 anni per finalità di conservazione documentazione contabile ex art. 2220 cc
3. 10 anni marketing, salvo revoca consenso e cancellazione newsletters.

9)        Diritto di accesso dell’interessato (art. 15 GDPR UE 679/2016)

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

1. le finalità del trattamento;
2. le categorie di dati personali in questione;
3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo;
7. l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.

10)     Revoca del consenso

Con riferimento  all’art. 6 del GDPR 679/16, l’interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento.

11)     Altri diritti degli interessati.

Con riferimento alle seguenti norme del GDPR 679/2016:  art. 16 “diritto di rettifica”, art. 17 “diritto alla cancellazione”, art. 18 “diritto alla limitazione del trattamento”, art. 20 “diritto alla portabilità”, art.21 “diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato", l’interessato esercita i Suoi diritti :

1. scrivendo al Titolare del trattamento una raccomandata a/r al seguente indirizzo: Extrasys s.r.l., Via Salvo D’Acquisto 40/P – 56025 Pontedera – PI
2. oppure inviando una pec a: extrasys@legalmail.it.

Dati e informazioni sui trattamenti potranno poi essere richiesti al DPO sopra indicato, alla sua casella email dpo@exytasys.it, come previsto dal GDPR.

12)     Proposizione di reclami

L’interessato ha diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza.

13)     Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non effettua trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati che comportino una profilazione, ovvero un’azione che possa avere un effetto significativo sui diritti e prerogative degli interessati; di contro, l’unico processo che viene effettuato è relativo a un filtraggio delle informazioni che offriamo, per renderle più adatte agli interessi del soggetto che viene sul nostro sito.

14)     Informazioni non contenute in questa policy

Maggiori informazioni in relazione al trattamento dei Dati Personali potranno essere richieste in qualsiasi momento al Titolare del Trattamento utilizzando le informazioni di contatto.

15)     Modifiche a questa privacy policy

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento dandone pubblicità agli Utenti su questa pagina. Si prega dunque di consultare spesso questa pagina, prendendo come riferimento la data di ultima modifica indicata in fondo. Nel caso di mancata accettazione delle modifiche apportate alla presente privacy policy, l’Utente è tenuto a cessare l’utilizzo di questa Applicazione e può richiedere al Titolare del Trattamento di rimuovere i propri Dati Personali. Salvo quanto diversamente specificato.

16)     La privacy dei minorenni

Il nostro sito web è diretto a un pubblico generalista e non offre servizi indirizzati ai bambini. Se scopriamo che un minorenne ci ha fornito dati personali senza l'autorizzazione dei genitori o del tutore, provvederemo a cancellare immediatamente tali informazioni.

17)     Collegamenti esterni

Se delle pagine di questo sito web o delle sezioni delle nostre applicazioni contengono collegamenti ad altri siti, essi non sono vincolati dalla presente Informativa sulla privacy. Consigliamo di leggere con attenzione l'informativa sulla privacy disponibile su tali siti esterni e di esaminare le procedure per la raccolta, l'utilizzo e la divulgazione delle informazioni personali da essi utilizzate.

18)     Difesa in giudizio

I Dati Personali dell’Utente possono essere utilizzati per la difesa da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi propedeutiche alla sua eventuale instaurazione, da abusi nell'utilizzo della stessa o dei servizi connessi da parte dell’Utente.

A seguito di citazione in giudizio, ordinanza giudiziaria o altra iniziativa legale; al fine di stabilire o esercitare i diritti a noi riconosciuti dalla legge; per difenderci nell'eventualità di azione legale ai nostri danni o per altra finalità dettata dalla legge. L’Utente dichiara di essere consapevole che al Titolare potrebbe essere richiesto di rivelare i Dati su richiesta delle pubbliche autorità.

19)     Riferimenti legali

La presente informativa è redatta in adempimento degli obblighi previsti dal GDPR 679/16 dall’art. 10, della Direttiva n. 95/46/CE, nonché quanto previsto dalla Direttiva 2009/136/CE in materia di Cookie.

Data aggiornamento 21/05/2018