Digital transformation è, prima di tutto, un nuovo modo di pensare che mette al primo posto tecnologia e innovazione nella gestione di una azienda. Cavalcare l’onda della trasformazione digitale della propria impresa significa dunque avvalersi di nuovi strumenti tecnologici per digitalizzare le informazioni, i documenti e i processi aziendali. In quest’ultimo caso si parla specificatamente di Business Process Automation (BPM). Automatizzare i processi aziendali non significa solo trovare un modo per automatizzare un processo esistente, ma significa ridisegnare radicalmente l'intero processo aziendale, ridurre il numero di passaggi richiesti da ogni singolo processo, ridurre il numero di documenti soprattutto in formato cartaceo e sviluppare processi decisionali automatizzati.
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Tutto in azienda deve essere riprogettato per adeguarsi ai nuovi processi: dai modelli operativi alle competenze, dalle strutture organizzative ai singoli ruoli. Questo nuovo concept di gestione aziendale, inteso dome Digital Transformation e Business Process Automation permette di migliorare notevolmente anche il flusso di lavoro degli operatori quindi la loro efficienza, la loro soddisfazione e la loro qualità di vita sul posto di lavoro. Dunque BPM e Digital Transformation devono inevitabilmente progredire, nella loro implementazione, di pari passo l’uno con l’altro. In questo articolo vedremo tre fattori che legano strettamente l’iter di digitalizzazione dell’azienda e la gestione automatizzata dei processi.
Affrontare la crescente complessità delle operazioni aziendali
La crescente complessità delle varie operazioni aziendali, spinge le imprese a rivedere, modificare e migliorare continuamente i loro processi. Anche nelle aziende strutturalmente più semplici vi sono numerosi processi che coinvolgono persone via via differenti. Alcuni esempi potrebbero essere un processo per effettuare una vendita, a cui segue inevitabilmente un processo per la fatturazione, uno per l'evasione dell'ordine e uno per la consegna del prodotto o per l’erogazione del servizio. Esistono poi processi strettamente interni, come quelli attivati quando i dipendenti richiedono permessi o richiedono supporto tecnico.
Il BPM si riferisce dunque alla gestione di queste procedure, assicurando che siano gestite in modo efficace e determinando come combinarle nel modo più efficiente. Anche se la tua azienda è piccola e, apparentemente, il processo di digitalizzazione potrebbe sembrarti inutile, pensare ad un’organizzazione Smart Working fin da subito sarà sicuramente una scelta vincente. In questo modo automatizzando anche i processi apparentemente più elementari, consentirà alla tua azienda di non incorrere in problemi quando, in un prossimo futuro, i volumi di richieste e la complessità dei processi saranno inevitabilmente più corposi e complessi evitando, così, di doverli nuovamente rivedere, riprogettare o addirittura eliminare successivamente.
Affrontare la crescente esigenza di collaborazione, flessibilità e mobilità
Implementare una trasformazione digitale, quindi anche una automatizzazione dei processi, implica un pieno consenso del team e un grande lavoro di squadra. Una semplice richiesta di un cliente può facilmente coinvolgere molte figure e, quanto più una azienda è grande e strutturata, tanto maggiori potranno essere le persone coinvolte nell’esecuzione di un singolo processo. Solo automatizzando e ottimizzando i processi per facilitare la massima cooperazione si può affrontare senza problemi la crescente esigenza di collaborazione tra diversi dipartimenti. Sono inoltre sempre più marcate le esigenze di flessibilità e mobilità.
L'accesso universale è fondamentale, da qualsiasi dispositivo, come un PC, tablet o smartphone, così come da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Rendere accessibili le informazioni attraverso piattaforme diverse, device diversi e in luoghi diversi è oramai un requisito fondamentale che non può essere soddisfatto con una gestione tradizionale dei processi aziendali che ne escluda la digitalizzazione e l’automatizzazione. In questo senso le opzioni cloud offerte nelle varie soluzioni di software BPM, costituiscono sicuramente un vantaggio. In generale, tutti questi requisiti sono automaticamente soddisfatti adottando in azienda un sistema di Smart Working che, però, deve necessariamente divenire il nuovo modo di concepire l’azienda.
Migliorare l’interazione tra gli attori coinvolti nei processi aziendali
Si tratta di una diretta conseguenza delle esigenze sviluppate nel punto precedente. Un singolo processo aziendale può facilmente coinvolgere molti interlocutori: dipartimenti, clienti, fornitori, supporto tecnico, magazzino, ecc. Richiedendo l’azione di molteplici figure, un singolo processo aziendale non potrà essere eseguito in modo efficace se le informazioni non transitano facilmente tra i diversi attori. Per migliorare dunque l’interazione tra le diverse figure coinvolte nei processi aziendali è necessario, innanzitutto, informare i capi reparto riguardo al BPM.
L'obiettivo del BPM è identificare e ottimizzare i processi ripetitivi e prevedibili necessari al funzionamento di un'azienda e questo deve essere chiaro ai responsabili dei vari dipartimenti affinché capiscano che l’adozione della soluzione Business Process Management è un'opportunità per rendere il lavoro più efficiente per tutti i soggetti coinvolti. A loro volta i responsabili di dipartimento dovranno mappare i propri processi e dopodiché lavorare insieme per determinare quanti e quali, di questi processi, sono divenuti irrilevanti o ridondanti. In questa fase potresti scoprire che molti processi inutili, oppure che molti reparti richiedono ripetutamente gli stessi dati e che quindi potrebbero reperirli direttamente da un unico repository anziché chiederli ogni volta al soggetto interessato (che non sempre, necessariamente, è il cliente).
La digitalizzazione dei processi essenziali, ad esempio anche tramite l'introduzione di efficienti Portali Web in azienda, come reti Intranet o Extranet, sarà quindi un’ottima opportunità per rivedere tutti i processi della tua azienda e identificare e rimuovere i colli di bottiglia che compromettono l’efficienza e la produttività.
Raggiungere la massima efficienza e agilità dei processi nell'era digitale può essere una sfida, ma può anche essere una forza trainante nella ricerca della tua azienda nel percorso di trasformazione digitale. Se stai pensando di affrontare questo percorso, il consiglio è di non farlo da solo: scarica il nostro eBook "Digitalizzare i processi con lo Smart Working"!
