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Red Blog

Business Process Management (BPM): gestire la complessità grazie all'automazione

Alessandro Rontani,

[Articolo di Novembre 2016 - AGGIORNATO]

Gestire complessità del Business Process Management (BPM) grazie all'automazione

Il numero e la complessità dei processi di business gestiti da un'azienda sono un buon indicatore delle sue dimensioni. Mentre un'azienda formata da un solo cliente, una sola sede e pochi dipendenti può essere gestita con qualche foglio Excel, all'aumento dei clienti, del fatturato e delle sedi corrisponde un apparato molto più complesso da coordinare.

In quest'ultimo caso, infatti, possono aumentare non soltanto i processi interni, ma anche quelli esterni, quando per esempio si passa a fornire servizi alla pubblica amministrazione ed è necessario adeguarsi ai loro processi. Infine, l'alta frequenza di cambiamento e aggiornamento richiesta da tali processi non fa altro che rendere ancora più difficile l'impresa del Business Process Management nelle aziende.

 

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Considera che l'automazione del Business Process Management nell'IT può riguardare due livelli distinti:

  1. automazione dell'infrastruttura: la capacità di calcolo e altri requisiti tecnici possono essere orchestrati e automatizzati al fine di migliorare la relazione tra Dev e Ops e velocizzare lo sviluppo e il rilascio delle applicazioni;
  2. automazione di operazioni ricorrenti: certi processi possono beneficiare dell'automazione per consentire di risparmiare tempo prezioso (es. creare gli account aziendali di una nuova risorsa o consentire l'accesso a una determinata piattaforma).

La creazione dei processi non è naturalmente un compito affidabile a chiunque: processi efficaci e ben strutturati richiedono l'intervento di esperti del settore e di specifici domini, come nel caso della creazione di un processo di verifica degli standard qualitativi, che richiede un analista competente in materia di standard ISO e legislazioni. Raramente questa persona avrà anche conoscenze di sviluppo software, escludendo così la possibilità di implementare i processi automatizzati come righe di codice. Pertanto, senza l'intervento di un Business Process Management efficace, questi esperti dovranno interagire con gli sviluppatori e gli analisti dell'area IT per "tradurre" le loro conoscenze del dominio nel codice software che implementerà l'effettiva automazione, con una conseguente perdita di tempo e forti possibilità che nella traduzione qualcosa vada perso o venga male interpretato dai tecnici dell'IT.

Anche se a un manager l'allungamento dei tempi (e conseguentemente dei costi) per l'implementazione delle procedure di automazione potrebbe sembrare lo svantaggio principale, la vera insidia si nasconde proprio nel fatto che specialisti e tecnici non parlano la stessa lingua, e nella traduzione potrebbe andar perso qualche dettaglio di forte impatto sul bilancio aziendale.

Migliorare la comunicazione nel Business Process Management

Componenti di Red Hat JBoss Business Process Management Suite - RedHat Jbpm suite

Per semplificare l'automazione dei processi e per fornire un linguaggio che fosse comprensibile sia agli specialisti del dominio che ai tecnici del settore IT, il consorzio OMG (Object Management Group), del quale fanno parte numerosi colossi del mondo IT, TLC, Università, centri di ricerca e agenzie (Apple, IBM, Microsoft, NASA, General Electric, DoCoMo, solo per citarne alcune), ha creato BPMN, Business Process Model and Notation, un linguaggio grafico per i processi di business di facile comprensione.

In seguito alla creazione della notazione BPMN, sono state realizzate soluzioni software (come ad esempio JBoss BPM Suite di Red Hat, una delle suite di Business Process Management più note ed usate) che consentono di utilizzare interfacce grafiche per modellare i processi di business; al contempo, forniscono un modulo per eseguirli direttamente in ambienti di produzione senza la necessità di tradurli in un linguaggio di programmazione.

Grazie a queste suite di Business Process Management l'automazione dei processi viene estremamente semplificata e, soprattutto, può essere mantenuta e modificata direttamente dagli specialisti del dominio di business, eliminando la necessità di interminabili meeting con gli architetti del settore IT per spiegare ciò di cui si ha bisogno, permettendo loro di effettuare direttamente una notevole percentuale del lavoro attraverso un'interfaccia grafica. Si tratta di un linguaggio comune che azzera le incomprensioni tra utenti business e tecnici IT.

Cominciare a fare sul serio nel Business Process Management

Cosa succede quando un'azienda inizia a "fare sul serio"?

È fisiologico che la mole di dati gestiti dal suo business cresca in maniera massiccia, sia in dimensione che in complessità. Se questi dati dovessero solamente essere trasferiti ed orchestrati tra i vari sistemi dell'azienda, un buon Enterprise Service Bus sarebbe più che sufficiente allo scopo, ma spesso questi dati devono venire utilizzati come parametri per delle funzioni ad alto valore di business: in questo caso all'ESB va affiancato qualcos'altro.

Alcuni esempi possono aiutare a capire meglio gli scenari possibili:

  • in un sito di eCommerce, le singole transazioni effettuate dai clienti vengono analizzate e marchiate come affidabili, necessarie di verifica presso l'istituto di credito o semplicemente rifiutate, secondo un dettagliato sistema di regole che stabiliscono il rating dell'utente. Questa operazione deve ovviamente essere portata a termine entro un lasso di tempo ragionevole;
  • una compagnia di assicurazioni deve valutare le richieste che arrivano e arricchirle con una valutazione di rischio, basandosi su regole predittive che dipendono dai documenti presentati insieme alla richiesta;
  • una pubblica amministrazione di medie dimensioni riceve ogni giorno centinaia o migliaia di richieste che devono essere validate secondo le regole prescritte dalla normativa vigente.


Come si sarà capito, negli esempi sopra elencati il valore di business dei dati in entrata ruota intorno alle regole da applicare, ed è facile comprendere che le stesse difficoltà già viste per i processi di business (complessità delle regole e necessità di farle definire a specialisti di dominio) si ripropongono in maniera identica per la scrittura delle regole, ma stavolta con una difficoltà maggiore: mentre i processi di business solitamente hanno un carico di processi attivi relativamente basso e si svolgono su intervalli di tempo relativamente lunghi, già dagli esempi riportati sopra si capisce che nelle situazioni in cui si devono utilizzare delle regole ci si trova spesso a gestire una massiccia quantità di dati, oppure ad avere dei tempi di risposta molto rapidi (o, più realisticamente, entrambe le cose).

Business Process Management efficace: vincere il gioco riscrivendo le regole

Nel Business Process Management, per applicare efficientemente le regole ai dati (o "fatti", come vengono chiamati in questo contesto) di solito vengono usati dei pacchetti chiamati "motori di regole" (rule engine, per gli anglofoni) che agiscono come delle "scatole nere" con all'interno degli ingranaggi software estremamente ottimizzati, che prendono in ingresso i dati e le regole e restituiscono le risposte.

È chiaro che il punto focale di questi "motori" sia la definizione delle regole:

  • sono facilmente definibili dagli esperti del dominio?
  • riescono a considerare la complessità di regole numerose e intricate?
  • possono essere modificate con facilità?
  • bisogna intervenire continuamente sul codice?

I motori di regole (rule engine) per il Business Process Management
Per capire come questi requisiti possano essere soddisfatti possiamo vedere come vengono affrontati da JBoss BRMS (Business Rules Management System), uno dei motori di regole per il Business Process Management più usato al mondo.

  • Facilità di definizione: BRMS consente di scrivere le regole con il suo linguaggio specifico (per gli sviluppatori), ma prevede anche una modalità di inserimento attraverso un editor grafico o addirittura importando un foglio Excel che descrive le regole in un formato tabellare molto chiaro e comprensibile.
  • Regole complesse: una volta che si è capito come usarli, sia l'editor grafico che l'importazione dei fogli Excel consentono di definire regole anche molto complesse ed integrate tra loro. Nei rari casi in cui questi strumenti non sono sufficienti, è possibile utilizzare il linguaggio interno di BRMS (Drools) per definire praticamente ogni regola, per quanto complessa.
  • Facilità di manutenzione: il fatto che le regole siano mantenute esternamente al motore di regole rende ovviamente banale la loro modifica senza dover aggiornare il resto del sistema, sia che si tratti di modificare un foglio Excel, usare l'editor grafico o cambiare uno script drools. Il motore leggerà le nuove regole e tutto sarà aggiornato.
  • Nessun intervento sul codice: dal momento che le regole sono inserite altrove, non è necessario l'intervento di analisti, né di sviluppatori software per applicare le regole al sistema.

L'utilizzo di un motore di regole per il Business Process Management può essere un vero salvavita per le aziende che devono affrontare problematiche legate a un aumento della complessità, che si trovano a dover gestire una mole di dati sempre crescente e da elaborare velocemente, senza affogare in soluzioni custom che, per quanto buone, non hanno il supporto, l'efficienza e la sicurezza di un motore di regole utilizzato in tutto il mondo e con un gran numero di utenti e sviluppatori.

Ad ogni modo, tieni sempre bene in considerazione che, per far funzionare correttamente un Business Process Management su diversi sistemi, sarà necessario fare affidamento a un middleware in grado di gestire le tante e diverse API. Sai come gestire efficacemente le integrazioni? Scarica gratuitamente l'eBook di Red Hat e scopri come semplificare l'integrazione dei sistemi grazie alla Agile Integration!

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