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Monitorare il business con il cruscotto aziendale

Gianluca Parlangeli,

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La parola cruscotto fa subito pensare al luogo in cui cade l’occhio mentre siamo al volante, ma all’interno delle aziende significa anche altro: è la traduzione di dashboard aziendale, un sistema di monitoraggio, controllo e comando che permette di tradurre in forma visiva la Business Intelligence.

Potenzialmente, un cruscotto si alimenta di qualsiasi informazione rappresentativa del modo in cui si muove il business, fa capire se l'azienda sia più o meno in salute, più o meno rapida, più o meno “su di giri” o bisognosa di nuova energia. Proprio come un’automobile, in effetti. E sembra quasi superfluo ricordare come di Business Intelligence oggi ci sia bisogno, più che mai: sapere è potere, in qualsiasi attività e settore di mercato, perché i dati ci aprono gli occhi e forniscono basi oggettive su cui costruire solide strategie.

 

 

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Le aziende ne sono quotidianamente sommerse: dati di produzione, vendite, costi, clientela, ma anche input generati dagli oggetti connessi nell’Internet of Things, e ancora interazioni Web, foto e video creati dagli utenti, attività dei social network. Tutto questo rappresenta una ricchissima fonte di conoscenza, ma solo potenzialmente: sono necessari diversi passaggi affinché dalla “materia prima” si arrivi all'intelligence, il sapere strategico con cui le aziende guadagnano una marcia in più.

Bisogna capire quali dati raccogliere e come, individuare efficaci KPI (Key Performance Indicator), applicare funzioni di analisi e poi dare all'informazione una forma leggibile. Ed è per questo che i cruscotti sono preziosi. Ma andiamo per ordine: che cosa sono esattamente e come possono aiutarci?

Cruscotti per tutti i gusti3-1

I cruscotti aziendali, o dashboard, racchiudono numeri, percentuali e calcoli, ma non nel modo “tradizionale”, quello di un database o di un foglio di calcolo: prediligono invece la dimensione visiva e possono adattarsi al destinatario, cioè all'utente che li consulta, sia nei contenuti che nella forma. Se ben progettati, sono intuitivi, flessibili e personalizzabili. Il bello è che non esiste un cruscotto standard, valido per tutti, proprio come non esiste un unico tipo di azienda o funzione aziendale.

In base al campo di applicazione, il cruscotto estrapola dati di varia natura da altri software o archivi e li integra fra loro: fonti tipiche sono i sistemi CRM, ERP, sistemi contabili, gestionali, di controllo e di programmazione economica, siti Web aziendali e banche dati di vario tipo.  Esistono soluzioni di tipo generalista, che offrono una panoramica sull'andamento dell'azienda mettendo in primo piano costi, ricavi, marginalità e altre informazioni economico-finanziarie. Altre, invece, si focalizzano su una divisione o ruolo, per esempio sul marketing, sulle vendite, sullo sviluppo prodotti, sul software, sulle risorse umane, sull'amministrazione, sulla gestione degli ordini o del magazzino, e via dicendo. Un direttore commerciale, per esempio, vorrà poter conoscere i volumi di vendita per ciascuna area, prodotto, canale o agente; un addetto alla produzione vorrà avere sotto controllo spese e ricavi; un responsabile dele risorse umane vorrà tenere d'occhio i costi di personale; un direttore generale vorrà una panoramica dell'andamento del business.

Altra variabile è quella temporale: i cruscotti possono fotografare il presente, attraverso dati aggiornati all'ultimo minuto, giorno, settimana o mese, oppure produrre dei report che rappresentano andamenti di medio o lungo periodo o che prefigurano nuove tendenze.

Fra realtà e immaginazione...6

La prima, più fondamentale capacità di un cruscotto è dunque quella di scattare una fotografia dell'attimo presente o di un andamento. Avendo impostato Kpi e obiettivi da raggiungere, è possibile misurare in ogni momento la distanza fra la situazione reale e il target desiderato, cogliendo nel tempo eventuali progressi o peggioramenti. Sulla base di questa conoscenza si possono confermare le strategie che funzionano e modificare quelle risultate inefficaci.

Le dashboard non soltanto danno forma alla realtà, ma permettono anche di simulare scenari possibili. Attraverso l’analisi what-if ad esempio, variando uno o più parametri, si può osservare come slitterebbero altri numeri e valori. Forte di questa capacità predittiva, l'azienda può decidere se compiere oppure no una determinata scelta, se cambiare rotta, se rischiare, quanto rischiare e quando è il momento giusto per farlo. I desideri e le “visioni” d'impresa sono certamente uno stimolo per il business, ma spesso anche un azzardo. Nelle dashboard  troviamo riscontri oggettivi e la risposta a molti dubbi.

Tanti vantaggi con un unico strumento

Alle tante capacità dei cruscotti corrispondono altrettanti vantaggi. Innanzitutto, traducendo le misurazioni in forma visiva danno una struttura, una forma immediatamente comprensibile alla realtà. Grafici interattivi, forme e colori sono decisamente più comunicativi, meno noiosi e dispendiosi da consultare di liste di celle di database! Tra parentesi, la loro natura digitale libera dall'obbligo di stampare report cartacei.

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Oltre a capire il generale andamento degli affari, con le dashboard si misura la distanza dall'obiettivo fissato o dai benchmark del settore. In ogni momento l'azienda può sapere quanta strada la separi dal traguardo. I manager non possono certo essere tempestivi se devono aspettare un report trimestrale, annuale o una tantum per prendere le loro decisioni. Con le dashboard, al contrario, visualizzano l'andamento del business in tempo reale e possono agire subito per correggere eventuali trend negativi.

Le dashboard sono anche strumento di produttività e di efficienza. Grazie al loro grado di dettaglio, possono evidenziare i risultati dei singoli dipartimenti e, quindi, le performance di un'area o di un manager rispetto agli obiettivi fissati. Se qualcosa non funziona, la misurazione oggettiva aiuta a capire dove stia l'errore e come correre ai ripari. Studiare l'andamento dei dati nel tempo permette di scovare trend ricorrenti e anche, talvolta, di prevedere quelli futuri. E nel business prevedere una tendenza significa spesso poterla anticipare.

Facciamo un esempio: sapendo come si evolverà la domanda in un dato segmento di mercato, attraverso ad esempio “un’analisi social” condotta con il Social Grader, il nostro strumento per la Sentiment Analysis, diventa più facile sviluppare con anticipo sulla concorrenza un nuovo prodotto che funzionerà. Le informazioni di Business Intelligence aiutano a prendere decisioni tattiche o strategiche, nell'immediato così come nel medio o lungo periodo. Negli affari l'intuito è utile, ma quando ci sono dati a sostenerlo i rischi si riducono notevolmente.

Dal “foglio bianco” al cruscotto ideale5Ti è venuta voglia di creare una dashboard, ma le tante variabili in gioco ti scoraggiano? Se non trascurerai la fase progettuale arriverai a creare il cruscotto ideale per le tue necessità, un passo alla volta.

  1. Come primo step, devi capire a che cosa ti può servire e, quindi, quale sarà la finalità della tua dashboard: un generale monitoraggio su costi, ricavi e progressi delle attività, oppure un'analisi su singoli progetti o specifiche aree? Chi consulterà la dashboard? Per chi questa tecnologia diventerà uno strumento di lavoro quotidiano?

  2. Una volta definita la finalità e i destinatari, dovrai scegliere gli indicatori di performance da tracciare. Ed è importante che i tuoi Kpi siano allineati agli obiettivi strategici che tu o il manager della tua azienda desiderate raggiungere. Tipicamente, si includono dalle tre alle sette metriche.

  3. A seconda del tipo di Kpi, cambia la rappresentazione visiva ideale. Non esistono risposte giuste o sbagliate, tuttavia in linea di massima un grafico a torta è adatto a rappresentare delle percentuali, gli istogrammi danno il colpo d'occhio del confronto tra più elementi quantificabili, mentre gli assi cartesiani mettono in relazione due variabili (tipicamente, una delle due è il tempo). Progetta e sperimenta la forma più semplice da consultare, ma anche efficace.

  4. Ti sei dato una risposta sul“perché” creare una dashboard, sul “chi” debba usarla e sul “che cosa” misurare. Ora devi pensare al “come”, ovvero allo strumento informatico da adottare e personalizzare con le metriche e con le tipologie di grafico desiderate. Considera anche la necessità di filtri e di strumenti di ricerca incorporati nell'interfaccia.

  5. Affinché il processo di raccolta, analisi e visualizzazione dei dati possa essere eseguito in modo automatico o quasi, la dashboard deve essere precedentemente predisposta con una serie di azioni. Tu o il personale tecnico a cui ti appoggi dovrete, per esempio, selezionare e collegare le fonti di dati, definire dei valori (per esempio, un indice minimo e un massimo nei Kpi) e dei parametri temporali (per monitoraggi puntuali, in real time o confronti diacronici).

  6. A questo punto pensa al “dove”: quale dispositivo o, meglio, quali dispositivi dovranno consentire di accedere all'applicazione? La risposta dipende anche dai destinatari: un venditore, per esempio, avrà bisogno di consultare dati e grafici dallo smartphone più spesso di un dipendente che siede alla scrivania, mentre un addetto al magazzino potrebbe voler usare un tablet.

  7. Non dimenticare che il business e le strategie possono cambiare nel tempo, e con loro devono poter cambiare anche i KPI, le composizioni degli indici e le loro rappresentazioni visive.

Mai più senza dashboard!

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Attraverso i dati puoi capire le ragioni di un successo o insuccesso, per scovare nuove opportunità, ottimizzare le operations, anticipare tendenze e molto altro ancora: in due parole, puoi fare Business Intelligence. Rinunciarvi significa predisporsi a perdere terreno rispetto alla concorrenza. Un eccesso di dati, tuttavia, genera confusione e dispersione.

Il cruscotto è a tutti gli effetti uno strumento di Business Intelligence, e tra i più importanti, perché sintetizza  il “sapere” derivante dai dati in un solo luogo, razionale, ordinato e di facile consultazione. Offre in un colpo d'occhio analisi sempre aggiornate con dati freschi, ma fornisce anche lo “storico”, come si suol dire, e una visione allargata sull'andamento dell'azienda. È flessibile e può trasformarsi nel tempo. Per saperne di più e per capire come far fruttare al meglio i tuoi dati, scarica la nostra guida gratuita alla Business Intelligence per le aziende!

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