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Project Management Automation

Il miglior modo per semplificare tutte le fasi di un progetto

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Ridurre i tempi di presentazione del preventivo di un progetto

Pacchetti standard per tagliare i tempi di realizzazione del preventivo

preventivi progetti con pacchetti standard

Una proposta di progetto delinea il piano e l'organizzazione del progetto nel dettaglio. Scrivere una proposta precisa, che contenga tutti i dettagli del progetto e che sia convincente per tutti gli stakeholder richiede molto tempo.

Un metodo molto utile per tagliare i tempi di presentazione dell'offerta di progetto può essere la creazione di pacchetti standard da inserire nell'offerta, ed eventualmente personalizzabili a seconda del cliente. Non dovrai quindi creare offerte uniche per ciascun cliente ma proporre una gamma di possibilità o pacchetti tra cui scegliere a seconda delle proprie specifiche esigenze.

Ricorda che, creare un preventivo in breve tempo, spesso fa la differenza tra un lavoro assegnato alla tua impresa e uno invece commissionato ad un tuo concorrente. Con i clienti è sempre vantaggioso giocare d’anticipo e muoversi prima degli altri concorrenti, in modo da coprire tempestivamente le esigenze e fornire la giusta soluzione nell'esatto momento in cui serve.

Usa un Project Template per creare rapidamente un offerta di progetto

Formulare un preventivo in tempi rapidi significa anche andare incontro al cliente più velocemente. Tutto è pronto per partire per le fasi successive. Per definire in modo ottimale le risorse a disposizione e il tempo in cui si deve svolgere l’attività, il segreto è avere strumenti adeguati che automatizzino e velocizzino le operazioni.

Il modo migliore per farlo è costruire un template standard che contenga dei campi preimpostati e predefiniti da personalizzare in base alle esigenze specifiche, dalla descrizione del progetto, obiettivi, tempi di consegna, all'esposizione di tutti i pacchetti standard precedentemente nominati, da selezionare in base alle peculiarità, fino all'identificazione delle risorse necessarie e il budget previsto.

L'utilizzo di un template standard dovrebbe essere dunque accompagnato dalla creazione di risorse generiche e dall'associazione di un numero di ore-lavoro per ognuna di tale risorsa. Se, ad esempio, in un progetto è richiesta la figura di un analista funzionale, dovresti essere in grado di prevedere il costo di questa risorsa, anche se non ancora identificata in una persona ben precisa.

Queste operazioni ti permetteranno di preparare più preventivi a partire da una struttura standard, evitando di ripetere operazioni dettagliate che fanno perdere tempo prezioso. Creare questo modello sarà il primo passo verso preventivi precisi ed efficaci, e con un po' di pratica potresti essere in grado di preparare offerte in soli 15 minuti.

La “Stampa Unione” per semplificare il processo di messa a punto del preventivo

stampa unione per realizzare preventivi progetto

Un altro modo per velocizzare il processo di creazione del preventivo è quello di utilizzare lo strumento “stampa unione” per compilare in modo automatico i campi di ogni documento.

La stampa unione permette di creare documenti di testo, come può essere il preventivo per un progetto, che contengono il normale testo di descrizione del progetto, ma anche dei campi specifici che prelevano dati direttamente dagli archivi del programma come possono essere ad esempio <Ragione Sociale>, <Indirizzo>, <CAP>, <Località> e <Provincia>. Non ci sarà dunque bisogno di fare “copia e incolla” per ogni campo. Con “stampa unione” i dati standard vengono inseriti velocemente e senza errori, con un click.

Questa funzione viene offerta da strumenti semplici come possono essere documenti Word o OpenDocument, oppure esistono strumenti più sofisticati come ad esempio WebMerge che riesci a popolare automaticamente i campi di un documento di progetto con dati provenienti direttamente da un ERP come Netsuite.

 

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Pianificare il progetto per organizzare meglio le risorse

Assegna le persone più adatte ai vari task del progetto

assegnazione task progetto alle giuste risorse

I già citati Project Template sono sì utili nella fase di prevendita per formulare offerte rapidamente, ma possono anche aiutarci nelle fasi operative ad organizzare le risorse nel migliore dei modi.

Nella fase di stesura dell'offerta potresti aver selezionato risorse interne specifiche oppure potresti esserti affidato a risorse generiche. Una volta che il cliente ha accettato la tua offerta, dunque, il primo passo per pianificare un progetto è quello di avere ben presente quali sono le skill di cui abbiamo bisogno.

Per far ciò devi capire quali task completare per garantire l'avanzamento dei lavori e identificare le risorse migliori da impiegare in ciascuna attività, per garantire efficienza e qualità al progetto. Per costruire il tuo team di lavoro, la cosa migliore è analizzare tutte le esperienze e le abilità di ogni persona. L'individuazione delle risorse migliori può essere facilitata da strumenti che permettono di registrare le caratteristiche distintive di ciascun dipendente, creando veri e propri database da cui attingere quando c’è bisogno di una risorsa con specifiche conoscenze e abilità. 

Se non hai ancora identificato la persona adatta, puoi sempre fare riferimento alle singole caratteristiche necessarie da collegare a uno specifico task. Con uno skill inventory, ad esempio, puoi costruire la perfetta combinazione di qualità adatte a svolgere un determinato compito. La ricerca della persona giusta, quindi, sarà agevolata da una solida base di competenze di partenza.

Automatizza la gestione del progetto con lo strumento giusto

Un project manager deve tenere sotto controllo tutti gli aspetti relativi ai progetti, come lo stato di un’attività, la priorità, il tempo previsto e quello effettivo, le risorse assegnate e quelle a cui notificare lo svolgimento. La lista non finisce qui, e ci sono modi più o meno complessi per organizzare queste informazioni e tracciarle.

Si potrebbe ad esempio utilizzare un semplice foglio di calcolo. Questa può essere una soluzione economica nell'immediato ma può diventare dispendiosa se si pensa al tempo che le risorse coinvolte spenderanno a ricostruire l’andamento incrociato dei vari task, supponendo che tutte le risorse mantengano costantemente aggiornati questi file.

Una soluzione più efficace può essere l'utilizzo di soluzioni che supportino tutto il team con le stesse funzionalità e la stessa operatività, integrandosi perfettamente e in modo istantaneo con le altre necessità della gestione aziendale. Pensa ai vantaggi che trarrebbero tutte le risorse coinvolte nel progetto, dall'uso di un strumento di Project Management totalmente integrato con CRM e sistema gestionale! Una perfetta coordinazione delle procedure che compongono il progetto è spesso alla base di un solido vantaggio competitivo che permette di distinguersi rispetto ai concorrenti.

Evita ritardi di consegna del progetto con un accurato Project Planning

project planning per evitare ritardi di consegna

Il Project Planning è la chiave del successo! La pianificazione dei progetti copre tutto l’insieme di attività, strumenti e documenti necessari a strutturare ogni fase del processo operativo. Un'accurata pianificazione permette ai membri del team di avere un massimo controllo sul progetto, di sapere sempre in quale fase del progetto si trovano e quali sono i prossimi step, tener traccia del tempo massimo che dovrebbero impiegare in ogni fase e dunque evita eventuali ritardi nella consegna finale.

Se la pianificazione è affidata a processi manuali e fogli di calcolo complessi e scarsamente condivisibili, l’azienda potrà difficilmente avere un quadro d’insieme della situazione, portando inevitabilmente alla dispersione di tempo e denaro. I moderni software per la gestione progetti sono basati sul cloud, automatizzano e semplificano il project management, così come gli altri aspetti fondamentali del business, tra cui la gestione dei tempi e delle risorse, la contabilità di progetto, la fatturazione e la gestione dei clienti.

 

FAQ

La To Do List è una lista delle cose da fare. Si possono condividere i compiti con altri collaboratori, tracciare attività e scadenze, assegnare priorità ai task. Il Software di Task Management, rispetto a una To Do List, include funzioni più avanzate che aiutano a ridurre gli errori e a pianificare meglio l’attività e collega in modo più strutturato i membri del team. Il Software di Project Management, invece, offre una gran varietà di strumenti per la gestione di tutte le fasi del progetto. Gli strumenti di Project Management con funzioni integrate, a maggior ragione, sono soluzioni complete per affrontare un progetto a 360° in quanto ti permettono di: pianificare l’intero progetto, tenere sotto controllo i budget di progetto, generare automaticamente fatture, calcolare il carico delle risorse.

La PSA offre visibilità in tempo reale sulle prestazioni e sulla redditività dei servizi dell’azienda. Inoltre migliora la puntualità di consegna dei lavori e incrementa il tasso di buona riuscita dei progetti. Ti consente di aumentare l’utilizzo ottimale delle risorse, grazie alle sue funzionalità avanzate, per generare il massimo profitto possibile. Non solo. Un software PSA riesce a riunire in un solo sistema piattaforme separate e anche molto diverse tra loro, integrando dati lontani. Ultimo, ma non meno importante: tali soluzioni riducono i costi di manutenzione dell'hardware in quanto sono generalmente sul cloud.

Lo skills inventory è un inventario delle competenze, abilità e qualifiche dei membri del team. Per fare un inventario delle risorse che puoi utilizzare nei tuoi progetti, esistono dei Template appositi in formato Excel, oppure puoi organizzare le informazioni mediante degli appositi strumenti di Services Resource Planning, come può essere Netsuite SRP.

Quali sono le abilità dei tuoi impiegati? Hanno le giuste competenze di cui hai bisogno per il tuo progetto? Possiedono le stesse abilità che possedevano quando sono stati assunti? Hanno incrementato le loro skill nel tempo?

Lo skill inventory ti aiuta a monitorare tutto ciò, e può esserti dunque utile per assumere personale che risponda meglio alle tue esigenze attuali e future, assegnare le giuste risorse interne a determinati task di progetto, coordinare specifiche sessioni di formazione per ridurre gap di competenze tra i membri del team, ed identificare dipendenti chiave da formare per rispondere alle esigenze di business future.

 

Un software di Project Management può aiutare un Project Manager ad essere più metodico e meglio organizzato quando si tratta di pianificare, schedulare, monitorare i progressi, conservare la documentazione, gestire il budget, allocare le risorse e tenere sotto controllo eventuali rischi e cambiamenti di rotta.

Esistono letteralmente centinaia di strumenti per la gestione dei progetti, e pur non potendo in alcun modo sostituire l'esperienza umana nel confronto con il mondo reale, questi software sono fondamentali per perfezionare le tue capacità organizzative, migliorare tutte le fasi della pianificazione e acquisire una migliore comprensione di come e perché hai incontrato eventuali ostacoli lungo il percorso grazie alla capacità di tener traccia di tutte le attività svolte.

Scopri di più sulla pianificazione di un progetto!

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Aumentare la redditività del progetto

Traccia e condividi tutte le comunicazioni relative ai progetti

tracciare le comunicazioni per progetti

Ogni team sa che la comunicazione è un fattore di vitale importanza. Per svolgere al meglio ogni lavoro, ogni collaboratore deve essere aggiornato in modo preciso e puntuale. Questo significa poi prendere decisioni in breve tempo e adattarsi ai veloci mutamenti di contesto. Quando si gestisce un progetto, la comunicazione, lo scambio di informazioni e la condivisione di elementi che riguardano i task fanno la differenza tra una gestione ottimale del progetto e un approccio scadente e rischioso. La comunicazione tra colleghi funziona quando facilita le operazioni di tracciamento e condivisione delle informazioni e dei dettagli relativi ai progetti. Tutto si traduce non solo in una relazione stretta tra i membri del gruppo di lavoro, ma anche in una gestione più preparata delle esigenze dei clienti. I vantaggi sono immediati e tangibili.

Ottieni previsioni di progetto accurate ed in real time

I Project Manager dovrebbero essere in grado di tenere sotto controllo le attività svolte da ciascuna risorsa coinvolta nel progetto, sapere quali task sono stati completati questa settimana, oggi o un ora fa, e disporre di report accurati ed in tempo reale.

Ciò è estremamente importante in quanto ti permette di monitorare lo stato delle cose e di rilevare eventuali problemi che possono emergere durante il percorso, e dunque di agire immediatamente per evitare disastri ed arrecare perdite significative di fatturato. Per questa ragione, l'abilità che alcuni sistemi di Project Management offrono, di condividere informazioni cruciali per lo svolgimento del progetto in real-time, offre all'azienda un valore inestimabile.

Inoltre, i software di Project Management ti permettono di immagazzinare record molto dettagliati di tutti i progetti svolti e dunque di sfruttare questi dati raccolti per fare previsioni future accurate sulle date di completamento del nuovo progetto. 

Puoi mettere a confronto nuovi progetti con progetti simili che sono già stati completati, o vedere quanto tempo ha impiegato un membro del team per completare un task simile in un progetto passato. Questi dati storici possono avere un valore importante nel processo di stima.

Puoi dunque smettere di lavorare su dati ipotetici e puntare su previsioni accurate e strategiche. Avrai anche l'opportunità di aggiustare la timeline e il piano in modo adeguato durante lo svolgimento del progetto, grazie ai dati in real-time, rendendo il processo estremamente trasparente per tutto il team.

Aumenta i margini di profitto con una corretta rendicontazione 

corretta rendicontazione progetti

In un’organizzazione di successo, il tempo è considerato una vera e propria risorsa, un asset aziendale imprescindibile. Quando il tempo non è correttamente monitorato, le aziende tendono a perdere centinaia di ore fatturabili ogni anno. Per evitare questo scenario, si rende necessaria la creazione di un processo definito e condiviso che rendiconti le ore di lavoro e la gestione delle commesse.

Rendicontare in modo dettagliato le proprie ore lavoro aumenta la consapevolezza su come viene impiegato il tempo ed evita l’impiego di ore in attività poco profittevoli.

Di pari passo cresce la responsabilità di ogni membro del team, che diventa più consapevole del proprio contributo e del ruolo nel progetto. Il processo di rendicontazione, inoltre, grazie alla sua trasparenza, fornisce i dati necessari a migliorare anche le operazioni future. Introdurre un sistema di project management che automatizzi il processo di rendicontazione fa risparmiare altro tempo prezioso ed evita errori che potrebbero invece verificarsi in caso di compilazioni manuali.

Scopri di più su come aumentare la redditività del tuo progetto!

Comunicazione da urlo su Netsuite

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Snellire i processi contabili dei progetti

Alloca facilmente costi e ricavi con un software per la gestione progetti

allocare costi e ricavi con un software di PM

Automatizzare l'allocazione di costi e ricavi con dei Software di Project Management specializzati può avere enormi vantaggi per la tua impresa, grande o piccola che sia.  

Tra questi c'è il risparmio di tempo e denaro speso nella contabilità di progetto. L'automazione può inoltre ridurre la  il tasso percentuale di errori umani, ma non dimenticare di tenere sempre aggiornate le regole di assegnazione e i prestare sempre attenzione ad eventuali eccezioni.

Il carattere positivo dell'allocazione automatizzata di costi e ricavi si ripercuote anche sul team di progetto. Evita infatti di spendere troppo tempo in ripetitive e noiose operazioni di allocazione, assorbendo energia di dipendenti che non amano le pratiche burocratiche o la routine, e di conseguenza da loro la possibilità di trascorrere del tempo in attività più produttive per l'azienda.

L'allocazione automatica dei costi ha senso soprattutto per i costi ricorrenti, come salari, affitti, servizi di sottoscrizione, ecc. Ogni volta che vengono effettuati pagamenti a determinati dipendenti o fornitori, gli utenti incaricati possono predeterminare i relativi costi di progetto. E se la specifica risorsa viene ripartita tra diversi progetti? In tal caso si potrebbe ad esempio fissare regole per distribuire tale salario in modo eguale tra i diversi progetti, oppure fissare una percentuale di ripartizione.

Semplifica il processo di fatturazione con un sistema automatizzato

Il tempo impiegato per task amministrativi è tempo non fatturato; il costo totale viene quindi sostenuto dall'azienda. Per questo motivo, ridurre il tempo per le attività amministrative assume il tono di una scelta di successo, soprattutto se queste azioni vengono svolte in modo automatizzato.

Con un sistema manuale o cartaceo, i Project Manager ed impiegati amministrativi non sono in grado di tracciare la produttività dei dipendenti, e dunque distinguere tempo fatturabile da tempo non fatturabile. 

Ciò significa che non c'è la possibilità di avere una istantanea dei progressi del progetto. Tutti i numeri a sua disposizione sono praticamente stime, senza una visione chiara e concisa della situazione reale. Quando si ha a che fare con timesheet e report di spesa stampati e con ricevute spillate, il carico di lavoro per gli impiegati contabili e amministrativi raddoppia, per non parlare dei file di archiviazione. Fare una ricerca di informazioni su progetti passati può essere da incubo!

Con un sistema automatizzato, pile su pile di fogli sono praticamente eliminati. Timesheet e report sono archiviati su server sicuri, ed impiegati contabili e manager possono automaticamente generare report per progetti attuali e passati. Tracciare il tempo speso in un lavoro è la chiave per una fatturazione rapida e precisa. Inviare una fattura nel momento giusto significa per l'azienda evitare ritardi nella ricezione di pagamenti. Uno scarso flusso di cassa uccide le aziende, molto più della scarsa redditività!

Gestisci licenze, canoni e contratti con il rinnovo automatico

gestione rinnovo automatico delle licenze

Coordinare con la massima precisione il processo relativo alla gestione di licenze, canoni e contratti è una scelta strategica per ogni azienda che vende servizi. Un’azienda di software, per esempio, risparmierà tempo e lavoro se gestirà ogni singolo contratto e rinnovo grazie ad un semplice workflow. Tanti clienti, tanti canoni di assistenza da rinnovare in tempi diversi e tante licenze possono creare confusione. Molte aziende subiscono significative perdite di fatturato e di clienti perché fanno affidamento su processi manuali e totalmente inefficienti per gestire tali rinnovi. 

Con l’aiuto di un buon sistema gestionale, integrato con un sistema di Project Management, i rinnovi possono essere gestiti automaticamente entro il termine di scadenza impostato. Il processo di rinnovo sarà molto più flessibile, semplice e permetterà di tener traccia delle scadenze imminenti, di essere automaticamente notificato e dunque di massimizzare le entrate provenienti dai rinnovi.

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