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Project Management Automation

Project Management Automation: semplificare tutte le fasi del project management

Ridurre i tempi di presentazione del preventivo di un progetto

Project Management Automation | Ridurre i tempi di presentazione del preventivo di un progetto

Pacchetti standard per tagliare i tempi di realizzazione del preventivo

Una proposta di progetto delinea il piano e l'organizzazione del progetto nel dettaglio. Scrivere una proposta precisa, che contenga tutti i dettagli del progetto e che sia convincente per tutti gli stakeholder richiede molto tempo.

Un metodo molto utile per tagliare i tempi di presentazione dell'offerta di progetto può essere la creazione di pacchetti standard da inserire nell'offerta, ed eventualmente personalizzabili a seconda del cliente. Non dovrai quindi creare offerte uniche per ciascun cliente ma proporre una gamma di possibilità o pacchetti tra cui scegliere a seconda delle proprie specifiche esigenze.

Ricorda che, creare un preventivo in breve tempo, spesso fa la differenza tra un lavoro assegnato alla tua impresa e uno invece commissionato ad un tuo concorrente. Con i clienti è sempre vantaggioso giocare d’anticipo e muoversi prima degli altri concorrenti, in modo da coprire tempestivamente le esigenze e fornire la giusta soluzione nell'esatto momento in cui serve.

Usa un Project Template per creare rapidamente un offerta di progetto

Formulare un preventivo in tempi rapidi significa anche andare incontro al cliente più velocemente. Tutto è pronto per partire per le fasi successive. Per definire in modo ottimale le risorse a disposizione e il tempo in cui si deve svolgere l’attività, il segreto è avere strumenti adeguati che automatizzino e velocizzino le operazioni.

Il modo migliore per farlo è costruire un template standard che contenga dei campi preimpostati e predefiniti da personalizzare in base alle esigenze specifiche, dalla descrizione del progetto, obiettivi, tempi di consegna, all'esposizione di tutti i pacchetti standard precedentemente nominati, da selezionare in base alle peculiarità, fino all'identificazione delle risorse necessarie e il budget previsto.

L'utilizzo di un template standard dovrebbe essere dunque accompagnato dalla creazione di risorse generiche e dall'associazione di un numero di ore-lavoro per ognuna di tale risorsa. Se, ad esempio, in un progetto è richiesta la figura di un analista funzionale, dovresti essere in grado di prevedere il costo di questa risorsa, anche se non ancora identificata in una persona ben precisa.

Queste operazioni ti permetteranno di preparare più preventivi a partire da una struttura standard, evitando di ripetere operazioni dettagliate che fanno perdere tempo prezioso. Creare questo modello sarà il primo passo verso preventivi precisi ed efficaci, e con un po' di pratica potresti essere in grado di preparare offerte in soli 15 minuti.

La “Stampa Unione” per semplificare il processo di messa a punto del preventivo

Un altro modo per velocizzare il processo di creazione del preventivo è quello di utilizzare lo strumento “stampa unione” per compilare in modo automatico i campi di ogni documento.

La stampa unione permette di creare documenti di testo, come può essere il preventivo per un progetto, che contengono il normale testo di descrizione del progetto, ma anche dei campi specifici che prelevano dati direttamente dagli archivi del programma come possono essere ad esempio <Ragione Sociale>, <Indirizzo>, <CAP>, <Località> e <Provincia>. Non ci sarà dunque bisogno di fare “copia e incolla” per ogni campo. Con “stampa unione” i dati standard vengono inseriti velocemente e senza errori, con un click.

Questa funzione viene offerta da strumenti semplici come possono essere documenti Word o OpenDocument, oppure esistono strumenti più sofisticati come ad esempio WebMerge che riesci a popolare automaticamente i campi di un documento di progetto con dati provenienti direttamente da un ERP come Netsuite.

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Pianificare un progetto per organizzare meglio le risorse

Project Management Automation | Pianificare il progetto per organizzare meglio le risorse

Assegna le persone più adatte ai vari task del progetto

I già citati Project Template sono sì utili nella fase di prevendita per formulare offerte rapidamente, ma possono anche aiutarci nelle fasi operative ad organizzare le risorse nel migliore dei modi.

Nella fase di stesura dell'offerta potresti aver selezionato risorse interne specifiche oppure potresti esserti affidato a risorse generiche. Una volta che il cliente ha accettato la tua offerta, dunque, il primo passo per pianificare un progetto è quello di avere ben presente quali sono le skill di cui abbiamo bisogno.

Per far ciò devi capire quali task completare per garantire l'avanzamento dei lavori e identificare le risorse migliori da impiegare in ciascuna attività, per garantire efficienza e qualità al progetto. Per costruire il tuo team di lavoro, la cosa migliore è analizzare tutte le esperienze e le abilità di ogni persona. L'individuazione delle risorse migliori può essere facilitata da strumenti che permettono di registrare le caratteristiche distintive di ciascun dipendente, creando veri e propri database da cui attingere quando c’è bisogno di una risorsa con specifiche conoscenze e abilità. 

Se non hai ancora identificato la persona adatta, puoi sempre fare riferimento alle singole caratteristiche necessarie da collegare a uno specifico task. Con uno skill inventory, ad esempio, puoi costruire la perfetta combinazione di qualità adatte a svolgere un determinato compito. La ricerca della persona giusta, quindi, sarà agevolata da una solida base di competenze di partenza.

Automatizza la gestione del progetto con lo strumento giusto

Un project manager deve tenere sotto controllo tutti gli aspetti relativi ai progetti, come lo stato di un’attività, la priorità, il tempo previsto e quello effettivo, le risorse assegnate e quelle a cui notificare lo svolgimento. La lista non finisce qui, e ci sono modi più o meno complessi per organizzare queste informazioni e tracciarle.

Si potrebbe ad esempio utilizzare un semplice foglio di calcolo. Questa può essere una soluzione economica nell'immediato ma può diventare dispendiosa se si pensa al tempo che le risorse coinvolte spenderanno a ricostruire l’andamento incrociato dei vari task, supponendo che tutte le risorse mantengano costantemente aggiornati questi file.

Una soluzione più efficace può essere l'utilizzo di soluzioni che supportino tutto il team con le stesse funzionalità e la stessa operatività, integrandosi perfettamente e in modo istantaneo con le altre necessità della gestione aziendale. Pensa ai vantaggi che trarrebbero tutte le risorse coinvolte nel progetto, dall'uso di un strumento di Project Management totalmente integrato con CRM e sistema gestionale! Una perfetta coordinazione delle procedure che compongono il progetto è spesso alla base di un solido vantaggio competitivo che permette di distinguersi rispetto ai concorrenti.

Evita ritardi di consegna del progetto con un accurato Project Planning

Il Project Planning è la chiave del successo! La pianificazione dei progetti copre tutto l’insieme di attività, strumenti e documenti necessari a strutturare ogni fase del processo operativo. Un'accurata pianificazione permette ai membri del team di avere un massimo controllo sul progetto, di sapere sempre in quale fase del progetto si trovano e quali sono i prossimi step, tener traccia del tempo massimo che dovrebbero impiegare in ogni fase e dunque evita eventuali ritardi nella consegna finale.

Se la pianificazione è affidata a processi manuali e fogli di calcolo complessi e scarsamente condivisibili, l’azienda potrà difficilmente avere un quadro d’insieme della situazione, portando inevitabilmente alla dispersione di tempo e denaro. I moderni software per la gestione progetti sono basati sul cloud, automatizzano e semplificano il project management, così come gli altri aspetti fondamentali del business, tra cui la gestione dei tempi e delle risorse, la contabilità di progetto, la fatturazione e la gestione dei clienti.

Aumentare la redditività del progetto

Project Management Automation | Aumentare la redditività del progetto

Traccia e condividi tutte le comunicazioni relative ai progetti

Ogni team sa che la comunicazione è un fattore di vitale importanza. Per svolgere al meglio ogni lavoro, ogni collaboratore deve essere aggiornato in modo preciso e puntuale. Questo significa poi prendere decisioni in breve tempo e adattarsi ai veloci mutamenti di contesto. Quando si gestisce un progetto, la comunicazione, lo scambio di informazioni e la condivisione di elementi che riguardano i task fanno la differenza tra una gestione ottimale del progetto e un approccio scadente e rischioso. La comunicazione tra colleghi funziona quando facilita le operazioni di tracciamento e condivisione delle informazioni e dei dettagli relativi ai progetti. Tutto si traduce non solo in una relazione stretta tra i membri del gruppo di lavoro, ma anche in una gestione più preparata delle esigenze dei clienti. I vantaggi sono immediati e tangibili.

Ottieni previsioni di progetto accurate ed in real time

I Project Manager dovrebbero essere in grado di tenere sotto controllo le attività svolte da ciascuna risorsa coinvolta nel progetto, sapere quali task sono stati completati questa settimana, oggi o un ora fa, e disporre di report accurati ed in tempo reale.

Ciò è estremamente importante in quanto ti permette di monitorare lo stato delle cose e di rilevare eventuali problemi che possono emergere durante il percorso, e dunque di agire immediatamente per evitare disastri ed arrecare perdite significative di fatturato. Per questa ragione, l'abilità che alcuni sistemi di Project Management offrono, di condividere informazioni cruciali per lo svolgimento del progetto in real-time, offre all'azienda un valore inestimabile.

Inoltre, i software di Project Management ti permettono di immagazzinare record molto dettagliati di tutti i progetti svolti e dunque di sfruttare questi dati raccolti per fare previsioni future accurate sulle date di completamento del nuovo progetto. 

Puoi mettere a confronto nuovi progetti con progetti simili che sono già stati completati, o vedere quanto tempo ha impiegato un membro del team per completare un task simile in un progetto passato. Questi dati storici possono avere un valore importante nel processo di stima.

Puoi dunque smettere di lavorare su dati ipotetici e puntare su previsioni accurate e strategiche. Avrai anche l'opportunità di aggiustare la timeline e il piano in modo adeguato durante lo svolgimento del progetto, grazie ai dati in real-time, rendendo il processo estremamente trasparente per tutto il team.

Aumenta i margini di profitto con una corretta rendicontazione 

In un’organizzazione di successo, il tempo è considerato una vera e propria risorsa, un asset aziendale imprescindibile. Quando il tempo non è correttamente monitorato, le aziende tendono a perdere centinaia di ore fatturabili ogni anno. Per evitare questo scenario, si rende necessaria la creazione di un processo definito e condiviso che rendiconti le ore di lavoro e la gestione delle commesse.

Rendicontare in modo dettagliato le proprie ore lavoro aumenta la consapevolezza su come viene impiegato il tempo ed evita l’impiego di ore in attività poco profittevoli.

Di pari passo cresce la responsabilità di ogni membro del team, che diventa più consapevole del proprio contributo e del ruolo nel progetto. Il processo di rendicontazione, inoltre, grazie alla sua trasparenza, fornisce i dati necessari a migliorare anche le operazioni future. Introdurre un sistema di project management che automatizzi il processo di rendicontazione fa risparmiare altro tempo prezioso ed evita errori che potrebbero invece verificarsi in caso di compilazioni manuali.

Snellire i processi contabili dei progetti

Project Management Automation | Snellire i processi contabili dei progetti

Alloca facilmente costi e ricavi con un software per la gestione progetti

Automatizzare l'allocazione di costi e ricavi con dei Software di Project Management specializzati può avere enormi vantaggi per la tua impresa, grande o piccola che sia.  

Tra questi c'è il risparmio di tempo e denaro speso nella contabilità di progetto. L'automazione può inoltre ridurre la  il tasso percentuale di errori umani, ma non dimenticare di tenere sempre aggiornate le regole di assegnazione e i prestare sempre attenzione ad eventuali eccezioni.

Il carattere positivo dell'allocazione automatizzata di costi e ricavi si ripercuote anche sul team di progetto. Evita infatti di spendere troppo tempo in ripetitive e noiose operazioni di allocazione, assorbendo energia di dipendenti che non amano le pratiche burocratiche o la routine, e di conseguenza da loro la possibilità di trascorrere del tempo in attività più produttive per l'azienda.

L'allocazione automatica dei costi ha senso soprattutto per i costi ricorrenti, come salari, affitti, servizi di sottoscrizione, ecc. Ogni volta che vengono effettuati pagamenti a determinati dipendenti o fornitori, gli utenti incaricati possono predeterminare i relativi costi di progetto. E se la specifica risorsa viene ripartita tra diversi progetti? In tal caso si potrebbe ad esempio fissare regole per distribuire tale salario in modo eguale tra i diversi progetti, oppure fissare una percentuale di ripartizione.

Semplifica il processo di fatturazione con un sistema automatizzato

Il tempo impiegato per task amministrativi è tempo non fatturato; il costo totale viene quindi sostenuto dall'azienda. Per questo motivo, ridurre il tempo per le attività amministrative assume il tono di una scelta di successo, soprattutto se queste azioni vengono svolte in modo automatizzato.

Con un sistema manuale o cartaceo, i Project Manager ed impiegati amministrativi non sono in grado di tracciare la produttività dei dipendenti, e dunque distinguere tempo fatturabile da tempo non fatturabile. 

Ciò significa che non c'è la possibilità di avere una istantanea dei progressi del progetto. Tutti i numeri a sua disposizione sono praticamente stime, senza una visione chiara e concisa della situazione reale. Quando si ha a che fare con timesheet e report di spesa stampati e con ricevute spillate, il carico di lavoro per gli impiegati contabili e amministrativi raddoppia, per non parlare dei file di archiviazione. Fare una ricerca di informazioni su progetti passati può essere da incubo!

Con un sistema automatizzato, pile su pile di fogli sono praticamente eliminati. Timesheet e report sono archiviati su server sicuri, ed impiegati contabili e manager possono automaticamente generare report per progetti attuali e passati. Tracciare il tempo speso in un lavoro è la chiave per una fatturazione rapida e precisa. Inviare una fattura nel momento giusto significa per l'azienda evitare ritardi nella ricezione di pagamenti. Uno scarso flusso di cassa uccide le aziende, molto più della scarsa redditività!

Gestisci licenze, canoni e contratti con il rinnovo automatico

Coordinare con la massima precisione il processo relativo alla gestione di licenze, canoni e contratti è una scelta strategica per ogni azienda che vende servizi. Un’azienda di software, per esempio, risparmierà tempo e lavoro se gestirà ogni singolo contratto e rinnovo grazie ad un semplice workflow. Tanti clienti, tanti canoni di assistenza da rinnovare in tempi diversi e tante licenze possono creare confusione. Molte aziende subiscono significative perdite di fatturato e di clienti perché fanno affidamento su processi manuali e totalmente inefficienti per gestire tali rinnovi. 

Con l’aiuto di un buon sistema gestionale, integrato con un sistema di Project Management, i rinnovi possono essere gestiti automaticamente entro il termine di scadenza impostato. Il processo di rinnovo sarà molto più flessibile, semplice e permetterà di tener traccia delle scadenze imminenti, di essere automaticamente notificato e dunque di massimizzare le entrate provenienti dai rinnovi.

Gli strumenti della Project Management Automation

Gli strumenti della Project Management Automation

La To Do List, il Task Management ed il Project Management

La To Do List è una lista delle cose da fare. Si possono condividere i compiti con altri collaboratori, tracciare attività e scadenze, assegnare priorità ai task. Il Software di Task Management, rispetto a una To Do List, include funzioni più avanzate che aiutano a ridurre gli errori e a pianificare meglio l’attività e collega in modo più strutturato i membri del team. Il Software di Project Management, invece, offre una gran varietà di strumenti per la gestione di tutte le fasi del progetto. Gli strumenti di Project Management con funzioni integrate, a maggior ragione, sono soluzioni complete per affrontare un progetto a 360° in quanto ti permettono di: pianificare l’intero progetto, tenere sotto controllo i budget di progetto, generare automaticamente fatture, calcolare il carico delle risorse.

Skill Inventory: per ottimizzare il rendimento di tutti i team

Lo skills inventory è un inventario delle competenze, abilità e qualifiche dei membri del team. Per fare un inventario delle risorse che puoi utilizzare nei tuoi progetti, esistono dei Template appositi in formato Excel, oppure puoi organizzare le informazioni mediante degli appositi strumenti di Services Resource Planning, come può essere Netsuite SRP.

Quali sono le abilità dei tuoi impiegati? Hanno le giuste competenze di cui hai bisogno per il tuo progetto? Possiedono le stesse abilità che possedevano quando sono stati assunti? Hanno incrementato le loro skill nel tempo?

Lo skill inventory ti aiuta a monitorare tutto ciò, e può esserti dunque utile per assumere personale che risponda meglio alle tue esigenze attuali e future, assegnare le giuste risorse interne a determinati task di progetto, coordinare specifiche sessioni di formazione per ridurre gap di competenze tra i membri del team, ed identificare dipendenti chiave da formare per rispondere alle esigenze di business future.

L’SRP per il Project Management delle aziende di servizi

L’SRP per il Project Management delle aziende di servizi

I vantaggi dell'automazione della gestione progetti per le aziende di servizi

Le aziende di servizi lavorano essenzialmente su commessa. A differenza della aziende manifatturiere, dove lo sviluppo del prodotto si realizza in un bene da vendere ai consumatori, nelle aziende di servizi le attività richieste dal cliente vengono svolte all’interno di diversi step: dalla pianificazione all’organizzazione delle attività atte a preparare il servizio richiesto, fino all’allocazione delle risorse necessarie a fornirlo.

Dalla fase di avvio della commessa (redazione dell’offerta) fino a fine lavori (completamento e rendicontazione di tutti i task), ogni progetto deve essere controllato in ogni sua parte e, se possibile, automatizzato, in modo da rendere l’azienda capace di rispondere in maniera più veloce alle esigenze mutevoli dei propri clienti.

Il controllo e l'automazione dei processi operativi all’interno di un’azienda di servizi non è cosa banale: tali realtà aziendali, per pianificare le risorse a cui affidare le attività di progetto, fanno spesso affidamento ad applicativi verticali o tool specializzati in Project Management.

Una soluzione diversa e ben più efficace è invece quella di utilizzare un sistema ERP per tutti i diversi processi di business dell’azienda, integrando all’interno di tale piattaforma anche le funzionalità legate alla gestione dei progetti. In questo modo la gestione operativa delle commesse non è più slegata dalla gestione amministrativa ed economica, ma diviene armonica e maggiormente efficiente.

Perché scegliere NetSuite per la Project Management Automation?

Il modulo SRP di NetSuite è un insieme di funzionalità che consentono di snellire e automatizzare la gestione di tutte le fasi del project management, dalla pianificazione delle attività alla loro consuntivazione. Per quanto riguarda la pianificazione (una delle attività più importanti all’interno di un progetto, anche se spesso ritenuta una perdita di tempo), il modulo SRP (Service Resource Planning) permette agli utenti di creare la propria WBS, definendo tutte le varie attività (task) che compongono il progetto con le rispettive deadline.

Durante la fase di esecuzione del progetto, sulla commessa vengono rendicontate le ore lavorate dalle risorse: grazie a comode dashboard personalizzate, i responsabili e i project manager possono sempre controllare la percentuale di avanzamento lavori ed eventualmente rimodulare gli step di lavoro successivi.

Infine, tramite un processo di fatturazione completamente automatizzato, NetSuite SRP consente di generare automaticamente le fatture dei clienti seguendo le regole definite nel progetto in fase di pianificazione. E’ possibile infatti prevedere diverse tipologie di fatturazione a seconda della commessa: fatturazione a consuntivo per progetti time&material, fatturazione a milestone per progetti a corpo e fatturazione ricorrente per canoni o contratti.

cta- Dall'ERP all'SRP per un Project Management a 360°

Manufacturing e Project Management Automation

Manufacturing e Project Management Automation

L'automazione dei processi industriali passa anche dal Project Management

Le aziende operanti nel manufacturing hanno una predisposizione naturale al mondo del Project Management: si pensi ad esempio al metodo Kanban, al Lean o al Six Sigma. L'industria manifatturiera deve infatti affrontare dei punti critici (come una corretta pianificazione, il controllo dei costi e la gestione della qualità) che possono essere affrontati solo tramite una corretta gestione delle proprie risorse.

Ogni azienda manifatturiera ha l’obiettivo di produrre un prodotto di alta qualità nel minor tempo possibile e a costi contenuti: ridurre il time to market è quindi vitale per ottenere un vantaggio competitivo e per limitare i costi di produzione. Ma ciò non può essere fatto a scapito della qualità, poiché la qualità del prodotto è direttamente correlata alla soddisfazione del cliente. Nel manufacturing, inoltre, l’operatività coinvolge una moltitudine di processi interdipendenti: i produttori devono accertarsi che la qualità del prodotto sia mantenuta allo stesso livello in ogni fase del processo, dalla fabbricazione del bene sulla linea produttiva al suo stoccaggio.

Un ottimo sistema di Project Management deve quindi supportare l'industria del manufacturing in maniera concreta ed efficace, consentendo di controllare ogni singolo processo, dall’ideazione del prodotto alla sua effettiva messa sul mercato.

NetSuite per la gestione progetti nel manufacturing: per una collaborazione più efficace

Uno dei sistemi di Project Management più evoluti è NetSuite SRP, un modulo facente parte del gestionale in Cloud Oracle NetSuite: questo modulo specifico consente ad ogni team di lavoro di lavorare in modo più flessibile, eliminando tutti quegli inutili passaggi all’interno dei diversi reparti di business che non aggiungono alcun valore al processo produttivo.

Il modulo SRP lavora in parallelo con le altre funzionalità relative alla produzione, al magazzino e alla contabilità (supply chain, inventory management, gestione dei colli e gestione dello stock, fatturazione), e ciò permette di modificare in tempi brevi la produzione adattandola maggiormente alla domanda dei clienti, senza perdite o forniture eccessive costose.

Una corretta gestione di un progetto non riguarda solo la pianificazione, ma anche il monitoraggio dei progressi. Il modulo SRP consente di identificare eventuali ritardi nella pianificazione e quali alternative possono essere adottate per consegnare il prodotto con successo.

Poiché il Manufacturing comporta numerosi processi interconnessi fra loro, la più piccola anomalia (come ad esempio un problema tecnico in una linea), può compromettere un intero programma produttivo. Per questo motivo una vera industria 4.0 deve necessariamente fare affidamento su strumenti che siano in grado di semplificare la produzione rendendola più snella e flessibile.

Oracle Netsuite, tramite le sue funzionalità di comunicazione e messaggistica, consente una collaborazione più efficace fra i membri di uno stesso reparto e tra i vari dipartimenti di produzione, attivando processi di miglioramento continuo. Ma non finisce qui: dal momento che spesso le aziende manifatturiere lavorano in conto terzi, affidando parte della propria produzione a fornitori esterni, diventa estremamente comodo sfruttare la funzionalità del modulo SRP che consente di far rendicontare le ore lavorate anche ai partner non interni all’azienda. In questo modo si avrà sempre il pieno controllo di tutte le attività della filiera produttiva e dei vari attori coinvolti.

Event Management e Project Management Automation

Event Management e Project Management Automation

Event Management: dove la pianificazione del progetto è fondamentale

Le aziende di Event Management si occupano dell’organizzazione di eventi a 360 gradi: dalla pianificazione completa di happening (iniziative culturali, meeting e cene aziendali, conferenze e convention), alla loro organizzazione, dalla comunicazione alla gestione dell’evento in corso. Per pianificare al meglio un evento, le aziende di Event Management si relazionano costantemente con il cliente per poter definire gli obiettivi dell’iniziativa. Oltre a questi ultimi, è importante determinare molti altri fattori, come ad esempio il budget, gli sponsor e il monitoraggio delle risorse. Per poter coordinare tutti questi aspetti si rende necessaria una piattaforma di gestione adeguata: con il modulo SRP di Oracle NetSuite tutto questo è possibile.

Durante la programmazione si devono schedulare date, orari ed infine individuare una selezione di location adatte all’evento. In questa fase si inizia a prendere contatti con gli sponsor. Grazie a NetSuite, ogni evento è visto come un progetto dove poter registrare il rispettivo budget raggruppando le pianificazioni di costi e ricavi per categoria (costi riguardanti le risorse, riguardanti i fornitori, ecc).

Può capitare inoltre che in fase organizzativa si debbano fare varianti necessarie, come la riduzione del budget a disposizione, lo spostamento di una manifestazione all’aperto in un luogo chiuso, altri cambiamenti che derivano da circostanze interne ed esterne all’azienda. Compito dell’event manager è in questo caso rispettare il taglio dell’evento stabilito e non andare fuori budget per evitare problematiche all’azienda. Il responsabile dell’evento/progetto, grazie a NetSuite SRP, potrà controllare sempre il budget per assicurarsi che questo venga rispettato in ogni sua fase.

NetSuite SRP per l'ottimizzazione del budget per l'evento e la coordinazione

Il modulo SRP si integra con tutte le altre funzionalità presenti su NetSuite. Ciò è molto utile per le aziende di organizzazione eventi, perché in questo modo tutte le attività di comunicazione, promozione e marketing possono essere gestite interamente dallo stesso sistema ERP, grazie alle funzionalità CRM (e-mail marketing, newsletter, invio di comunicati stampa ai contatti) integrate con la gestione dei progetti.

Infine, per verificare l’andamento dell’evento e garantirne la qualità, è possibile monitorare i KPI direttamente su NetSuite, utili a controllare l’effettivo ritorno degli investimenti su ogni singolo evento organizzato dall'azienda.

Media Company e Project Management Automation

Media Company e Project Management Automation

La coordinazione dei progetti nell'ambito della distribuzione dei contenuti

Mai come oggi le Media Company dominano l’industria della comunicazione e dell’intrattenimento; queste aziende sono società votate all’ideazione, alla produzione e alla diffusione di contenuti digitali interattivi e multi-piattaforma. Le realtà che operano in questo settore sono chiamate a muoversi velocemente per rimanere competitive all’interno di un mercato che presenta costantemente nuovi competitor e nuovi canali comunicativi. I loro obiettivi principali sono basati sul raggiungimento del target e del segmento di mercato pianificato, non dimenticando mai la ricerca costante del vantaggio relativo all’innovazione tecnologica.

Le attività principali presenti all’interno di una media company si concentrano principalmente sulla creazione e la distribuzione di contenuti, sul marketing online, sul digital broadcasting e il creative design.

Queste realtà hanno la necessità di gestire i loro progetti monitorando in maniera precisa la rendicontazione di ogni singolo gruppo di lavoro: i servizi digitali forniti da queste aziende vengono infatti sviluppati grazie alla sinergia di diverse risorse che lavorano in parallelo. Con NetSuite SRP l’attività di rendicontazione è rapida e veloce, grazie alla pagina del timesheet che permette ad ogni utente di indicare le ore impiegate su uno specifico specifico cliente e uno specifico task di progetto (funzionalità accessibile anche da smartphone, tramite mobile app).

In questo modo ogni responsabile ha costantemente piena visibilità e controllo del lavoro svolto dalle risorse dei diversi team e può quindi facilmente coordinare tutte le figure coinvolte nella realizzazione del servizio. Una speciale funzionalità da poter sfruttare è la Resource Allocation Chart del modulo SRP di Oracle NetSuite: grazie a questa feature il PM può individuare e gestire con facilità gli employee più idonei per ogni singola fase della realizzazione del progetto, in base alla loro disponibilità (time) e alla loro competenza (skill).