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Dovrei investire sulla Project Automation o assumere più Project Manager?

Michele Rotini,
Implementare un software di project automation

Ogni impresa, grande o piccola che sia, si trova ogni giorno a districarsi tra molteplici progetti, task, gestione del personale e pratiche amministrative. Il project management è il focus intorno al quale gira tutta l’attività dell’azienda. Sai bene che ogni progetto è gestito da un project manager, ma senza strumenti di project automation che lo supporti, il PM corre il rischio di spendere più tempo del necessario in attività che possono essere facilmente automatizzate e gestite in modo ottimale. Questo comporta un inutile spreco di risorse e fa sorgere quesiti tutt’altro che banali: di fronte all’aumento del numero di progetti e alla necessità di nuove risorse, è meglio assumere nuovi project manager o è più conveniente investire nell’acquisto di uno strumento di project automation?

 

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Nuovi project manager Vs project automation

Se da un lato la figura del project manager è indispensabile, dall'altro la professional services automation (PSA) offre notevoli benefici. Vediamo più nel dettaglio i vari fattori da considerare per rispondere al nostro quesito:

Quanti progetti può gestire un project manager contemporaneamente?

I project manager ogni giorno fronteggiano numerose sfide. Qual è il numero massimo di progetti che un PM può gestire contemporaneamente prima di raggiungere il sovraccarico?

La domanda non prevede una risposta certa, poiché ogni obiettivo di business e ogni progetto sono diversi per dimensioni, complessità e importanza. La regola generale vuole, però, che più progetti intraprende un project manager, meno efficiente diventerà. Se il numero dei progetti affidati ad un singolo PM è maggiore di 2 o 3, c’è il rischio di ritrovarsi ad affrontare parecchi problemi.

Perché assumere nuovi project manager?

Come già detto, non puoi fare a meno di un project manager, ma devi riuscire a capire se è arrivato il momento di ingaggiare nuovi professionisti oppure conviene investire nell’automazione. Da un lato, assumere nuovi PM significa espandere il team e avere più risorse a disposizione, dall'altro, bisogna considerare tempi e costi. Ogni project manager ha bisogno di tempo per la formazione e il suo stipendio incide parecchio sui costi totali dell’impresa.

Perché investire nella project automation?

I software di project management attuali, rispetto a quelli degli scorsi anni, sono perfettamente integrabili con i sistemi già esistenti in azienda. Molte nuove funzioni riguardano l'apprendimento automatico, che migliora la qualità della gestione dei progetti basate sui dati, come la stima dei costi e dei tempi, la gestione dei rischi o l’analisi dell'impatto. Il software di automazione tiene tutto al sicuro e in un unico posto. Si collega a ogni strumento in modo smart, migliora la visione d'insieme e le prospettive che ne derivano. Riduce i tempi e gli sforzi necessari a produrre asset basati sulla conoscenza reale del flusso di lavoro e agevola le decisioni del senior management. Il project manager si concentra solo sul valore del business e sul cliente.

Automatizzare i task del project manager vuol dire anche aiutare il reparto di contabilità: la comunicazione tra le due parti è più diretta e incisiva. Pensa ad esempio al tempo e agli eventuali errori che risparmia il PM quando non ha più bisogno di spiegare all’amministrativo cosa, quanto e a chi fatturare. Vediamo altre funzioni che questi strumenti offrono:

  • ampia visione su gestione e previsione dell’uso delle risorse
  • costo effettivo dell’attività basato su costi di progetto, budgeting e redditività
  • contabilità dettagliata
  • potente motore di regole per supportare la fatturazione dei clienti
  • gestione collaborativa del progetto per identificare e risolvere proattivamente i problemi
  • gestione semplice della scheda attività, integrata con gestione progetto e fatturazione
  • gestione flessibile delle spese, più accurate e in linea coi tempi
  • dashboard potenti, rapide e intuitive, adatte a sviluppare report su metriche chiave

Che aiuto può fornire la project automation al PM?

In alcuni progetti complessi, guidare il team di lavoro può diventare pesante. I project manager hanno bisogno di strumenti automatici che traccino tutte le informazioni nascoste dietro le quinte, in modo da concentrarsi sui risultati finali senza distrazioni.

Ma l’automazione può arrivare a sostituire un project manager? Si possono automatizzare tutti i processi? Il potere dell'intelligenza artificiale riesce a coprire ogni necessità? Partiamo da un punto fermo: ogni progetto prevede lo svolgimento effettivo di tutta una serie di attività su campo e a un determinato prezzo. Il project manager osserva continuamente il workflow e prevede eventuali punti di deviazione dal piano. Facciamo un esempio: un consulente riesce a completare il suo task in 20 ore anziché in 80, come preventivato. Le restanti 60 ore non serviranno più per quello specifico lavoro e per quel consulente, e potranno essere dedicate ad altro. La project automation a un certo punto si ferma: un software non capirà mai cosa succede davvero nella pratica di tutti i giorni.

Dunque gli strumenti di automatizzazione non possono sostituire i project manager, ma certamente accelerano i tempi di consegna, massimizzano la redditività e allineano le esigenze degli attori interni ed esterni. Ogni PM sa chi sta lavorando su cosa e può contare su uno scambio dati sempre aggiornato, senza interruzioni né fraintendimenti. Il risultato è un aumento generale della soddisfazione del cliente.

Prima abbiamo detto che più progetti intraprende un project manager, meno efficienti diventano: è vero, e lo riconfermiamo. Ma aggiungiamo che il numero di progetti affidabili ad un singolo PM aumenta se si usano strumenti di project automation. Con un software di questo tipo, un PM può seguire molti lavori senza perdere qualità, anzi, riducendo il sovraccarico amministrativo associato alla consegna, migliorando la qualità delle informazioni e creando nuove opportunità.

Decidere di assumere più project manager o investire su un sistema di project automation è una scelta individuale, che varia da azienda ad azienda. I project manager sono tuttora necessari e insostituibili, ma il loro lavoro può essere supportato dai sistemi automatizzati di gestione dei progetti. Attraverso tool innovativi, semplici e adatti a essere usati in maniera funzionale, ogni PM sarà in grado di avere tutto sotto controllo e di gestire più progetti contemporaneamente. La qualità del lavoro, la gestione del tempo e la soddisfazione generale dei clienti ne usciranno senza dubbio rafforzate.

Cosa aspetti? Scarica subito l’ebook "I 7 migliori strumenti di Project Management" e valuta quale strumento è più adatto per la tua azienda.

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