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Vision Blog

2 modi di affrontare il task management di un progetto

Michele Rotini,

Star Wars | Task Management

Una delle funzioni fondamentali di un buon sistema di project management è quella di organizzare in modo ordinato e tracciabile i compiti assegnati alle varie risorse. Questo vale a maggior ragione se si devono coordinare le attività di un gruppo di lavoro. La gestione attività di progetto è dunque un passaggio fondamentale nell’organizzazione del lavoro ma, come per tutte le cose, può essere affrontato in diversi modi.

In effetti la gestione attività assegnata a un team può essere risolta in molti modi diversi, alcuni piuttosto semplici: per strutturarla si possono utilizzare strumenti basilari come dei fogli Excel. Ma è sufficiente a gestire progetti che, soprattutto nel mondo sempre più multi-tasking di oggi, possono diventare veramente complessi? Cos’è più efficace: ricorrere a soluzioni semplici ed essenziali oppure affidarsi a piattaforme più strutturate?

 

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Nella vita, come nel business, capita spesso di trovarsi di fronte a questo tipo di scelte: essere lo studente sveglio che se la cava senza sforzi eccessivi oppure quello diligente che porta a casa il risultato nel modo migliore possibile? È un po’ come la coppia D-3BO e C1-P8 (ok, non sono studenti ma robot, un po’ di immaginazione): sono entrambi efficienti e progettati per assistere i nostri eroi, ma diciamo che il secondo porta a termine le missioni senza combinare disastri come il primo.

Alla vecchia maniera: ognuno per sè

Un task management efficace prevede la gestione di tutti gli aspetti relativi ai compiti assegnati, come lo stato di un’attività, la priorità, il tempo necessario previsto ed effettivo, le risorse umane ed economiche assegnate a ciascuno, le altre risorse a cui si deve notificare lo svolgimento ecc. Ci sono modi più o meno complessi di organizzare queste informazioni.

Fino all'avvento di sistemi gestionali complessi, c’erano pochi e semplici modi per affrontare l’organizzazione dei task e la gestione delle relative attività, solitamente ricorrendo a fogli Excel. Anche più di recente, soprattutto con l’aggiunta progressiva di funzionalità sempre più complesse nei fogli di calcolo, è possibile ricorrere a questo strumento. Oppure rivolgersi a strumenti di project management disponibili online gratuitamente o, per avere un livello di efficienza ulteriore, utilizzarne altri ancora che si innestino in sistemi più completi e evoluti (come l’ERP o il CRM).

Star Wars | Task Management

La prima è sicuramente l’alternativa più economica: fogli Excel e altri strumenti gratuiti non costano niente all'azienda e possono rivelarsi comunque efficaci quando non si deve far fronte all'organizzazione di un team troppo grande. Ma cosa succede se si deve ricostruire il lavoro di più persone che magari usano programmi diversi? Come affrontare l’espansione delle attività o il passaggio di consegne ad altri professionisti?

Una soluzione come questa è sì economica nell'immediato ma può diventare dispendiosa da un punto di vista del tempo e delle risorse impiegate a ricostruire l’andamento incrociato dei vari task. Per di più, è quasi impossibile pensare di poter scalare il proprio business (magari aprendo un’altra sede o replicando il proprio modello d’impresa in altre situazioni) quando i project manager coinvolti nella realtà di partenza utilizzano ognuno il proprio metodo e i propri strumenti di lavoro.

Sarebbe come chiedere a D-3BO di salvare le sorti della galassia: magari ci riesce, ma combinando qualche disastro e sicuramente perdendo la testa da qualche parte.

Star Wars | Task Management

Una nuova modalità: tutto integrato

Al contrario, le sorti dell’universo possono stare tranquille se nelle mani (nelle tenaglie?) di C1-P8: piccolo e compatto, sa fare tutto quello che serve, ha funzionalità versatili e contiene al suo interno qualsiasi tipo di conoscenza utile, persino i piani per la distruzione della Morte Nera.

Parlando seriamente, oggi non è più pensabile procedere ognuno per la propria strada, utilizzando il primo programma che capita, magari con il semplice obiettivo di risparmiare qualche soldo. Oggi il task management di un progetto ha bisogno di piattaforme che forniscano a tutti i componenti di un team le stesse funzionalità e la stessa operatività, al contempo integrandosi perfettamente e in modo istantaneo con le altre necessità della gestione aziendale, dall'organizzazione delle risorse alla contabilità.

Star Wars | Task Management

Ovviamente questa soluzione innovativa e versatile ha un costo: ma questo costo è da considerarsi un investimento che si inizia a ripagare da solo quando nessuno dovrà perdere tempo nel ricostruire le varie attività e i vari compiti di ognuno. Non ci sarà nemmeno bisogno di mettere in campo attività di business intelligence, dato che il gestionale raccoglierà in modo smart tutte le informazioni e le renderà accessibili a chiunque, in tempo reale.

La vera domanda da porsi infatti è questa: a lungo andare, cosa risulterà più costoso? Il lavoro e il tempo che ogni volta il project manager dovrà perdere nel verificare i task di tutti oppure l’abbonamento a soluzioni integrate come NetSuite? Non serve avere l’intelligenza artificiale di C1-P8 per capire che il vero risparmio non avviene sul breve periodo ma nell'integrazione di lungo corso.

L'ottimizzazione dei processi consente di rispondere ai rapidi mutamenti del contesto: per essere veramente pronti, è opportuno considerare diversi fattori di cruciale importanza. Scopri con questo ebook gratuito i migliori 7 strumenti di project management, gratuiti e a pagamento in modo da potenziare il tuo business:

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