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Conservazione fatture elettroniche: 3 metodi a prova di errore

Gaia Tedeschi,

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Insieme alla fatturazione elettronica, a partire dallo scorso 1 Gennaio è diventata obbligatoria anche la cosiddetta “conservazione sostitutiva”, ovvero la memorizzazione dei documenti digitali all’interno di uno specifico archivio. Questo non significa che le fatture, siano esse inviate alla PA o ad aziende, debbano essere semplicemente salvate sul proprio computer: in questo caso infatti i file potrebbero andare persi o essere eliminati per errore. 

La conservazione sostitutiva obbliga gli utenti a seguire determinate direttive e si configura come un processo ben diverso e distinto da quello di una banale archiviazione digitale. Quest’ultima infatti non prevede particolari procedure operative e può essere attuata semplicemente trasponendo un documento analogico, in formato cartaceo, su un supporto di memorizzazione digitale facilmente accessibile.

 

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Le regole per la conservazione delle fatture elettroniche 

La conservazione sostitutiva divenuta obbligo di legge, impone specifiche regole stabilite dalla normativa italiana. In particolare:

  • Deve assicurare al documento la validità nel tempo per un minimo di 10 anni, impedendo
    parallelamente che il suo contenuto o la sua forma vengano in qualche modo variati o alterati. A
    proposito di quest’ultimo aspetto, vedremo che esistono alcuni particolari espedienti tecnici — come ad esempio la firma digitale — che consentono di garantire l'integrità e l'autenticità delle informazioni
    presenti;
  • Deve negare la possibilità ai documenti di contenere macroistruzioni o codici eseguibili, come ad
    esempio aggiornamenti automatici che potrebbero auto-inizializzarsi ogni volta che si apre un
    documento.

La conservazione sostitutiva prevede la creazione di un pacchetto di archiviazione, che conterrà al suo interno sia i documenti relativi alla fatture che devono essere archiviate, sia il cosiddetto “indice di conservazione”. Sull’insieme dei documenti verranno poi apposti due marchi fondamentali: il riferimento temporale e la firma digitale.

L’apposizione della marcatura temporale trova motivazione nella necessità di bloccare ad una data certa il contenuto dei documenti memorizzati. La marcatura, attraverso un procedimento di hashing (basato su un algoritmo matematico chiamato appunto hash) va a creare un' “impronta digitale” che consente di attribuire al documento un riferimento univoco, grazie a cui poter dimostrare che tale contenuto è stato generato in un preciso giorno e in un preciso orario.

La firma digitale invece dovrà essere apposta dal responsabile della conservazione, una figura che può essere sia interna sia esterna all’impresa e che dovrà avere cura della corretta gestione degli archivi. Il Responsabile della Conservazione non deve essere per forza una persona fisica, ma può essere anche una persona giuridica.

Il file contenente l’archivio dei documenti, una volta firmato, avrà una estensione .p7m e dovrà essere inviato al sistema di conservazione prescelto. Tale trasmissione potrà essere effettuata direttamente dal soggetto interessato, oppure essere attuata da un soggetto terzo che, in qualità di intermediario, opera come responsabile incaricato per l’anno d’imposta oggetto di comunicazione (vedremo infatti più avanti come sia possibile fare ricorso a enti o altre società specializzate nella conservazione professionale, con delega di tale responsabilità).

Come conservare le fatture elettroniche?

 

Esistono diversi modi per conservare le tue fatture in modo preciso ed accurato.

1. Gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate

La prima soluzione, la più basica ed essenziale, è l’utilizzo del servizio messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate che permette di memorizzare le fatture elettroniche emesse e ricevute, e gli altri documenti trasmessi mediante il Sistema di Interscambio. Scegliendo questa opzione, la tua azienda dovrà aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo, sottoscriverai la convenzione dell’accordo di servizio con Sogei, società posseduta dall’Agenzia che ha il compito di gestire il Sistema di Interscambio.

L’accesso potrà essere consentito al singolo contribuente oppure ad un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali. In quest’ultimo caso, dovrà anche essere fornita una delega, utilizzando l’apposito modello che potrà essere trasmesso telematicamente all’Agenzia delle Entrate.

2. Soluzioni specializzate di partner esterni

Una seconda alternativa è quella di affidarsi ad partner esterno, pagando una quota annuale per la sottoscrizione del servizio. Molte software house mettono a disposizione soluzioni specializzate per conservare le fatture e gestire i processi documentali in modo facile e veloce, soluzioni che possono configurarsi tramite un apposito software, oppure possono essere completamente on-line. In entrambi i casi, la buona notizia è che, inviando le fatture a un provider certificato che le conserva per te, tu non dovrai preoccuparti di altro.

3. La conservazione sostitutiva mediante un software gestionale

La terza strada, l’unica che può consentirti di avere un controllo totale su tutti i tuoi processi aziendali, è quella di utilizzare un software gestionale completamente integrato che ti permetta di gestire l’intero iter contabile: dalla registrazione della singola fattura, passando per l’invio automatico allo SdI, fino ad arrivare alla sua conservazione a norma di legge. Esistono infatti in commercio sistemi ERP altamente performanti che si appoggiano ai fornitori di servizi di conservazione, rendendo questo processo più comodo e soprattutto completamente trasparente per l’utente finale.

L’utilizzo di questi sistemi, oltre ad una intrinseca efficienza, porta con sé molti altri aspetti utili: pensiamo per esempio ad un aspetto fondamentale e spesso trascurato nei processi contabili aziendali, quello che riguarda la perfetta consecutività delle registrazioni contabili rispetto ai documenti conservati. Per ottenere tale risultato è necessario recuperare, dalla registrazione contabile, il numero di protocollo IVA e riportarlo nei metadati di archiviazione. Avendo tutti i dati a disposizione all’interno di un’unica piattaforma, è possibile verificare e monitorare costantemente l’eventuale salto di consecutività e garantire quindi una corretta consultazione ed eventuale esibizione di tutti i documenti fiscali necessari.

 

Se sei interessato ad approfondire questo argomento e a capire meglio come un software ERP possa aiutarti nelle attività contabili, come ad esempio la fatturazione elettronica, ti invitiamo a scaricare l’ebook gratuito  "L’anatomia della perfetta fattura elettronica".

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