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5 KPI dei progetti da tracciare per definire Sistemi di Controllo di Gestione

Gaia Tedeschi,
sistemi di Controllo di gestione per KPI dei progetti

Un sistema di controllo di gestione è un insieme di procedure che permettono di monitorare le attività di un'azienda, per vedere se si stanno muovendo verso il conseguimento degli obiettivi, stabiliti in sede di pianificazione iniziale. Questo presuppone la formulazione di obiettivi, la misurazione dei risultati ottenuti e un'analisi degli scostamenti rispetto alle previsioni.

L'introduzione di tale processo permette di coordinare in modo efficace tutti gli organi aziendali e soprattutto fornisce le basi per la misurazione di parametri ed indicatori di prestazione.

Il fulcro di questi strumenti di controllo è il cosiddetto "cruscotto direzionale", uno strumento di gestione che permette di misurare il livello di raggiungimento del target, mediante gli opportuni indicatori di performance. Ma come viene stabilito questa target? Generalmente, mediante i dati estrapolati da sistemi integrati come possono essere i sistemi gestionali, contabili, e strumenti di project management. 

 

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Il controllo di gestione per tracciare i KPI del progetto

Il Project Management è particolarmente legato a questo tipo di processo e, nello specifico, il successo di un progetto è spesso connesso all'impiego di un sistema di controllo di gestione adatto a monitorare costantemente lo stato del piano di lavoro. Un project management gestito con buone pratiche di controllo consente di ridurre i fallimenti del progetto del 15%. Quando si parla di gestione progetti, quindi, ti è facile capire che il monitoraggio dei KPI è fondamentale per la buona riuscita di tutto il lavoro. Dunque, l’applicazione del controllo di gestione alle imprese operanti per progetto, deve tener conto delle caratteristiche peculiari dell’impresa stessa, ma soprattutto del suo sistema di gestione. 

A supporto di questa attività, infatti, ci sono alcuni strumenti di vitale importanza come possono essere i software di project management, alcuni dei quali si integrano con il sistema gestionale ERP e dunque offrono un supporto essenziale per monitorare e confrontare i risultati effettivi rispetto a quelli pianificati, fornire una previsione circa gli obiettivi e la redditività continua del progetto e, in ultimo, controllare eventuali deviazioni. Il monitoraggio continuo di questi KPI non solo ti tiene al corrente dell’effettivo andamento della tua impresa e nello specifico del progetto, ma ti consente anche di aggiustare il tiro e quindi di ottenere degli indici più alti rispetto a quelli che otterresti se non usassi alcun sistema di controllo di gestione.

Il "cruscotto direzionale" di cui ho parlato precedentemente, presuppone la valutazione costante di alcuni indici o KPI. Vediamo dunque alcuni degli indicatori della gestione progetto che devi necessariamente tenere sotto controllo. 

1. Indice di prestazione della pianificazione

Lo Schedule Performance Index o SPI, identifica il ritmo con il quale sta procedendo il tuo lavoro e ti consente di fare previsioni per stabilire se il progetto sarà terminato in anticipo, in tempo o in ritardo rispetto alla scadenza stabilita.

Tecnicamente è il rapporto tra EV (Earned Value) e PV (Planned Value). Ecco un esempio: il tuo progetto ha un budget totale (BAC) di 20.000€ e hai pianificato di spendere 10.000€ prima che sia completo al 50% (PV). In realtà, hai speso solo 8.000€ (EV), quindi il tuo SPI è inferiore a 1 (8.000/10.000=0,8) e sei in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Un SPI minore di 1 indica che il progetto è in ritardo; se è uguale a 1 il progetto è puntuale; un SPI maggiore di 1, invece, dimostra che il progetto è in anticipo.

2. Rendimento degli investimenti

Il Return on Investment o ROI quantifica il valore del progetto e valuta quanto un investimento è redditizio. Ti aiuta a valutare le prestazioni di gestione dei progetti e a stabilire il giusto equilibrio tra alto rischio/alto rendimento e basso rischio/basso rendimento.

Tecnicamente è la differenza tra guadagno e costo, divisa per il costo. Monitorare il ROI significa risparmiare i costi, aumentare i profitti e la produzione. I costi, come ad esempio le spese di viaggio, saltano all'occhio più facilmente; anche i costi che sostieni via via che il progetto procede sono sempre in evidenza.

3. Current Development Backlog

È l’elenco dei lavori in arretrato, disposti in ordine di priorità di consegna.  Stabilito che, tracciare questo indice è essenziale per guidare l'andamento del tuo progetto, occorre sottolineare come un sistema di project management integrato sia fondamentale in questo caso in quanto consente ad ogni membro del team di ottenere visibilità sui lavori svolti e da svolgere, sul numero di lavori assegnati a ciascun membro e il numero di ore rimaste per completare i propri task.

Tenere dunque sotto controllo questo KPI è utile al tuo team di lavoro perché in ogni momento tutti i componenti della squadra sanno quali azioni compiere per prima. È importante che tale lista sia sempre aggiornata: se un elemento nel backlog non contribuisce più all'obiettivo del progetto, dovrebbe essere rimosso; d'altra parte, se in qualsiasi momento viene fuori un'attività necessaria al progetto, questa deve essere aggiunta al backlog. Un sano current development backlog dovrebbe mutare ed adattarsi durante tutto il progetto, man mano che il tuo team procede. Il backlog è l’elemento più importante per la condivisione di tutti gli elementi necessari e sufficienti per l’avanzamento dei lavori e si pone come fonte autorevole in grado di definire il lavoro ancora da svolgere.

4. Indice di performance dei costi

Questo KPI di controllo gestione è in grado di comunicarti l’efficienza dell’uso dei fondi del progetto e ti fa comprendere i costi effettivi sostenuti, anche per prevedere le prestazioni future e allocare meglio le risorse. In sostanza, il monitoraggio del Cost Performance Index o CPI, ti informa sul rendimento dei fondi investiti.

Per calcolare il CPI devi dividere il valore ottenuto (EV) per i costi effettivi (AC). Ecco un esempio: il tuo progetto ha un budget totale (BAC) di 20.000€ e hai realizzato il 50% del lavoro (EV). Se hai speso 12.000€ (AC), i costi effettivi hanno superato il valore guadagnato: 10.000/12.000=0.83. Un CPI minore di 1 significa che il guadagno è inferiore alla spesa; se è maggiore di 1 indica che probabilmente il progetto costerà meno del previsto.

5. Capacità delle risorse

La pianificazione della capacità delle risorse stabilisce se un’organizzazione è in grado di soddisfare gli accordi di qualità del servizio, sia internamente che esternamente. L’obiettivo di avere un quadro chiaro in questo senso è quello di determinare la capacità dell’impresa di impegnare risorse per far fronte a nuovi flussi di lavoro. Ti puoi aiutare con alcune semplice domande per verificare lo stato attuale delle risorse: in che modo l’organizzazione fornirà nuove risorse per far fronte ai flussi di lavoro richiesti? Si può contare su un adeguato grado di flessibilità se le priorità cambiano? Sì è in grado di portare a termine le consegne secondo la tabella di marcia, anche tenendo conto di eventuali ritardi che possono tenere ferme alcune risorse?

Per calcolare la capacità delle risorse, moltiplica il numero di persone che sono disponibili per il progetto in questione, per il tempo che hanno a disposizione. Poiché per ogni progetto all'interno della tua azienda potresti utilizzare le stesse risorse, imparare a prevedere l'esatta disponibilità di ciascuna è una parte cruciale della gestione delle prestazioni.

 

La possibilità dunque di tracciare questi indici di prestazione può migliorare in maniera rilevante la produttività aziendale. I dati che oggi molti SRP o Services Resource Planning forniscono ci danno informazioni utili a prendere decisioni in tempo reale.  Il risultato è un significativo miglioramento dei dati sul completamento del progetto, clienti più soddisfatti e riduzione del lavoro non-fatturabile. 

Esistono molti strumenti di project management che possono aiutarti a tracciare i KPI descritti. NetSuite, Microsoft Project and Portfolio Management o Brightbook sono solo alcuni degli strumenti in grado di mostrarti la situazione dei KPI significativi durante un progetto. Scarica subito l’ebook gratuito "I 7 migliori strumenti di Project Management" e scopri i tool che su cui contare durante le complesse operazioni necessarie a concludere in tempo un progetto di qualità.

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