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Come automatizzare la chiusura del bilancio in 48 ore con NetSuite

Gaia Tedeschi,

Come automatizzare la chiusura del bilancio in 48 ore con NetSuite

Quando ci si avvicina al termine dell’anno, ogni azienda sa bene che si approssima anche il momento di effettuare una procedura apparentemente banale ma in realtà molto importante, quella della chiusura del bilancio. Proprio in virtù dell'importanza di questo processo oggi molte soluzioni gestionali ne permettono l'automatizzazione, per assicurarsi che essa venga realizzata correttamente ed in tempo.

 

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Durante il periodo amministrativo ogni azienda sostiene dei costi: operativi, finanziari, tributari, di struttura. Questi costi corrispondono a delle uscite di cassa, o incremento dei debiti. Ogni azienda ottiene anche dei ricavi, acquisiti dalla vendita dei propri prodotti o dalla collocazione dei propri servizi sul mercato, e grazie ai quali contabilizza delle entrate finanziarie.
Alla fine di ogni esercizio, per poter correttamente procedere alla redazione del bilancio, i reparti amministrativi devono classificare tutti questi eventi di gestione.

La chiusura di bilancio: il processo contabile

A tal proposito, si rende necessario chiudere la contabilità generale attraverso tutta una serie di attività e di scritture contabili che devono essere registrate in modo preciso e meticoloso, in modo da giungere alla definizione dell’intero risultato economico aziendale.
L’operazione principale all’interno di questo contesto è quella della chiusura e della ri-apertura dei conti.

Per quanto riguarda la chiusura dei conti, il primo step è quello di verificare le scritture contabili. In particolare, il redattore del bilancio dovrà procedere con il controllo delle voci relative a:

  • Crediti v/clienti - voci che appartengono all’Attivo Patrimoniale;
  • Banche - il cui saldo deve corrispondere alle rispondenze dell’estratto conto bancario al 31/12;
  • Debiti v/fornitori - voci che appartengono al Passivo Patrimoniale;
  • Beni ammortizzabili - il valore dei beni ammortizzabili iscritti in contabilità deve essere confrontato con quello presente nel “Libro cespiti”.

In secondo luogo, occorrerà registrare le scritture di assestamento, ovvero movimenti contabili la cui finalità è quella di rettificare (stornare o integrare) i costi e i ricavi di esercizio secondo il principio della competenza economica, a prescindere dalla loro manifestazione finanziaria, con l’obiettivo di definire il risultato economico aziendale.

L'automazione della chiusura di bilancio: come funziona NexiL

Grazie a sistemi gestionali in cloud avanzati, come Oracle NetSuite, è possibile automatizzare il processo di chiusura e riapertura dell’esercizio, e arrivare di conseguenza alla chiusura del bilancio in modo molto più rapido ed efficiente, ottenendo così un notevole risparmio di tempo e di costi ed evitando di affidare tali operazioni a commercialisti o consulenti esterni.

In particolare, la localizzazione italiana di Oracle NetSuite, la suiteapp NexiL, consente di gestire all’interno di una sola ed unica piattaforma tutte le diverse esigenze contabili e amministrative delle aziende italiane: piano dei conti, libro giornale, libro mastro, libro cespiti, registri IVA.
Per la generazione dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico, le informazioni vengono estrapolate proprio da questi report, che sono già presenti a sistema e le cui informazioni provengono dalle transazioni precedentemente inserite nel gestionale.

NexiL offre la possibilità di generare automaticamente le scritture di chiusura e di apertura attraverso la feature End Year Close. Il procedimento è semplice ed estremamente veloce, e può essere utilizzato senza problemi anche per società multicompany: dopo aver correttamente impostato i conti del piano dei conti (bilancio di chiusura e apertura, profitti e perdite, utile d’esercizio e perdita d’esercizio), basta infatti selezionare la filiale, l’anno che si vuole chiudere, la data registrazione di chiusura esercizio, il periodo apertura e la data di apertura bilancio. 

In questo modo avrà inizio l’esecuzione del processo che porterà alla generazione delle seguenti scritture:

  • Chiusura Conto Economico, nel quale vengono chiusi i ricavi e i costi
  • Rilevazione Utile/Perdita, nel quale viene rilevato l’utile o perdita di esercizio con il giroconto del conto “Profitti e Perdite”
  • Chiusura Bilancio conti, nel quale vengono chiuse le attività e le passività 
  • Apertura Bilancio conti, nel quale vengono aperti le attività e le passività nel nuovo anno

Attraverso un’anteprima sarà possibile anche visualizzare i risultati di Conto Economico e Stato Patrimoniale prima che il processo sia interamente terminato, in modo da potersi subito rendere conto di eventuali errori.

 

Abbiamo visto come i gestionali ERP moderni, quelli che stanno digitalizzando le PMI italiane più competitive e che poggiano su infrastrutture cloud-based, comportino notevoli vantaggi rispetto alle infrastrutture tradizionali, solitamente appesantite dai costi per il rinnovo delle licenze, gli aggiornamenti, la manutenzione e l’acquisto di server e hardware.

Per approfondire l'argomento e vedere da vicino come lavora un gestionale in Cloud come Oracle NetSuite, scarica il nostro eBook gratuito "Contabilità senza pensieri con il software ERP"!

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