<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1267344923293614&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blog

Come automatizzare la rendicontazione dei progetti (e non impazzire!)

Marina Belli

Marina Belli, 30 giugno 2020 | Project Management (PM)

Diciamoci la verità: rendicontare le ore è una delle operazioni più noiose del lavoro quotidiano di ogni team di progetto, un’attività che viene spesso rimandata o addirittura dimenticata. Eppure, come recita un vecchio proverbio, “il tempo è denaro”. E questo è vero soprattutto quando si parla di Project Management.

Specialmente in caso di progetti Time & Material, una rendicontazione precisa diventa imprescindibile per la corretta fatturazione del lavoro svolto.

Registrare il tempo associato ad ogni task di progetto significa non solo avere il controllo totale sulle attività e sulle risorse, ma anche avere la garanzia di non sforare il budget inizialmente pianificato per la commessa.

Leggi anche: Come chiudere un progetto entro i tempi, anche in una situazione d'emergenza

Come automatizzare la rendicontazione?

Come possiamo allora rendere quest’attività meno tediosa per le nostre risorse? Come possiamo automatizzare il processo di registrazione delle ore in modo da renderlo più veloce e snello?

Per ogni business il tempo è un’importante risorsa, un vero e proprio asset aziendale, anche se spesso non viene tracciato in modo adeguato. Gestire al meglio i tempi spesi sui propri progetti è infatti importante perché si traduce in un ritorno sull'investimento positivo per la tua azienda. Al contrario, un monitoraggio imperfetto o inesatto ti porterà inevitabilmente a perdere centinaia di ore fatturabili ogni anno!

Per creare un processo automatizzato e condiviso di compilazione dei timesheet (fogli presenza) la soluzione più semplice ed efficiente è quella di utilizzare un software gestionale integrato, che consenta di riorganizzare i flussi di lavoro e all'occorrenza riallocare le diverse risorse di progetto in tempo reale.

Come funziona la rendicontazione su un sistema ERP

Compilare le ore ogni settimana su Excel non è proprio il massimo. Inoltre, analizzare i tradizionali fogli di lavoro non è un’attività piacevole nemmeno per i project manager (che devono ricordare costantemente ai dipendenti di inserirli) e per gli addetti all'amministrazione (che devono controllare eventuali errori o omissioni di inserimenti).

Nonostante questo, è però fondamentale che i tuoi dipendenti traccino sempre le proprie attività lavorate, in quanto tale operazione permette non solo di controllare il tempo di lavoro effettivamente impiegato, ma consente anche ai responsabili di essere consapevoli del punto a cui il progetto si trova rispetto agli obiettivi prefissati.

Sui software ERP è possibile inserire la compilazione dei timesheet in maniera più semplice ed efficiente. Quando il dipendente registra le proprie ore, giornalmente o settimanalmente, il sistema riconosce ed estrae in automatico tutti i progetti sui cui la risorsa è allocata: in questo modo non solo si velocizza il processo di inserimento per il dipendente, ma si possono evitare spiacevoli errori o sviste durante la compilazione.

Inoltre, il project manager in fase di pianificazione può indicare in maniera preventiva il numero di ore che il dipendente dovrà effettuare per ogni singolo task di progetto. Questo piccolo ma intelligente meccanismo permetterà al dipendente di velocizzare enormemente la propria rendicontazione, in quanto si dovrà preoccupare solo di confermare le ore precedentemente allocate dal proprio responsabile.

Leggi anche: Perché questo è il momento migliore per cambiare il sistema di Project Management

I vantaggi dell'automazione nella rendicontazione dei progetti

Abbiamo visto come tracciare il tempo impiegato per ogni attività sia fondamentale: per i dipendenti per diventare più consapevoli del proprio contributo e del proprio ruolo nel progetto, per i project manager per rispettare le tempistiche di progetto e monitorare puntualmente le prestazioni del personale interno (così come l’apporto di fornitori esterni).

Utilizzando un sistema ERP che abbia tutte queste funzionalità integrate e che possa anche lavorare in parallelo con qualsiasi altro sistema che utilizzi, ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro. Uno di questi sistemi è Oracle NetSuite.

Leggi anche: Project Management Software: le differenze tra applicazioni stand-alone vs sistemi integrati

NetSuite permette alle risorse di automatizzare la propria rendicontazione e inoltre mette a immediata disposizione dei PM report aggiornati in real time ed esportabili nei formati desiderati. Inoltre, tramite il modulo SRP di NetSuite, i project manager potranno godere di una comprensione più chiara dei processi di lavoro del proprio team:

  • potranno accedere alle informazioni del timesheet in remoto, in qualsiasi momento e da qualsiasi tipo di device;
  • potranno controllare eventuali squilibri nell’assegnazione dei carichi di lavoro, selezionando le risorse da “alleggerire” e quelle da riallocare su altri task;
  • potranno monitorare eventuali i colli di bottiglia all’interno dei flussi di lavoro;
  • potranno verificare quelle attività che richiedono sistematicamente troppo tempo (in modo da rivederle e ottimizzarle).

Se vuoi saperne di più sui benefici che NetSuite può portare alla tua azienda, contattaci per una demo, cliccando sul pulsante qui sotto!

Vision-Contattaci

Lascia un commento