<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1267344923293614&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blog

Introdurre l'automazione nella gestione contabile dell'azienda grazie al software gestionale

Marina Belli

Marina Belli, 21 dicembre 2020 | Software gestionale Software gestionale cloud

L’automazione dei processi è diventata oggi un requisito indispensabile nel mondo dell’industria e dei servizi, sia che si tratti di flussi di lavoro specifici o della gestione di funzioni relative a interi dipartimenti aziendali.

Negli ultimi anni molte aziende hanno impiegato ingenti capitali nella modernizzazione di propri processi, in particolare per quanto riguarda il controllo della produzione (gestione delle fasi di lavorazione, dello stoccaggio e delle spedizioni), della prevendita (gestione di lead e prospect) e della parte commerciale (gestione contratti e clienti).  Questi sono indubbiamente segnali fortemente positivi, segno che anche le aziende italiane hanno capito ormai l’importanza di diventare sempre più innovative e “smart”.

L'innovazione nell'azienda passa anche dalla gestione contabile

Ma un’area vitale per la sopravvivenza dell’azienda che ancora oggi viene troppo spesso dimenticata è quella della gestione contabile. Dal budgeting al controllo di gestione, dalle analisi previsionali alla gestione fiscale, molte imprese si affidano ancora in maniera preponderante ai vecchi fogli di calcolo per i loro piani finanziari. Oppure, altrettanto spesso, utilizzano sistemi diversi per diversi scopi. Questo però porta non solo ad importanti disallineamenti di dati, ma anche a grandi perdite di tempo (si pensi ad esempio al tempo speso dal reparto amministrativo per confrontare ed analizzare a fondo tutti i dati provenienti dalle differenti piattaforme).

Errori umani, equivoci e dimenticanze sono all’ordine del giorni quando si utilizzano sistemi non automatizzati, e sfortunatamente si traducono sempre in costi aggiuntivi: ordini evasi in ritardo, reparti fermi per mancata registrazione di incassi e pagamenti, incongruenze contabili…  Tutto ciò conduce inevitabilmente all’impossibilità di prendere decisioni informate in tempo utile e di conseguenza al disallineamento dei reparti operativi con gli obiettivi strategici dell’azienda.

Leggi anche: CFO e contabilità in cloud: come ottimizzare i processi con il gestionale di ultima generazione

Per sopperire a questo problema, fortunatamente, è sufficiente adottare un approccio maggiormente strutturato alla gestione finanziaria, implementando le soluzioni software adatte. Sul mercato esistono infatti software gestionali che consentono non solo di riunire le funzioni contabili all’interno di un unico sistema integrato, in maniera complementare alle altre funzioni aziendali, ma permettono anche di automatizzare la totalità dei processi di natura finanziaria: dalla generazione automatica dei dichiarativi fiscali da inviare all’agenzia delle entrare alla fatturazione massiva con invio automatico allo SdI, dall’andamento delle vendite alla redditività delle singole commesse.

Le funzionalità principali per la gestione della contabilità

Tramite l’uso delle funzionalità specifiche del software gestionale, l’utente è in grado di gestire l’intero iter contabile: dalla registrazione massiva delle fatture, passando per la generazione automatica dei file xml ed il loro invio allo SdI, fino ad arrivare alla conservazione a norma di legge. Un processo quindi altamente performante che rende l’intera gestione contabile più comoda e soprattutto automatizzata.

Le funzionalità relative alla gestione contabile e finanziaria, un esempio su tutte è quello della fatturazione elettronica automatica, permettono di abbandonare per sempre tutti i fogli di calcoli usati in precedenza e ovviamente anche tutti i vecchi supporti cartacei (con relativi costi di stampa, spedizione e conservazione).

Che si tratti di pagamenti, fatture o note di credito, tutte le transazioni sono ormai completamente digitalizzate. Il contenuto di una fattura elettronica che viene inviata automaticamente all’agenzia delle entrare resta ovviamente lo stesso della tradizionale versione cartacea, ma cambia totalmente il modo in cui tale contenuto viene trasmesso e conservato.

Leggi anche: Cybersecurity e gestione dell'azienda da remoto: come tenere i dati al sicuro con il gestionale

Tutte le fatture vengono infatti inoltrate in formato XML, un linguaggio in grado di facilitare il controllo e la validità dei documenti attraverso specifiche regole di sintassi. Questi file vengono automaticamente creati dal sistema gestionale sulla base delle schedulazioni desiderate dall’utente, e successivamente vengono inviati ai destinatari passando per il sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (un passaggio che rimane totalmente trasparente per l’utente, che avrà sempre la possibilità di controllare le proprie transazioni direttamente dal proprio gestionale, senza dover affidarsi a sistemi di controllo esterni).

Scopri come automatizzare i processi contabili con Oracle NetSuite!

Abbiamo visto come, tramite l’uso delle funzionalità specifiche del software gestionale, l’utente possa gestire l’intero flusso contabile. Un flusso integrato e altamente performante, che rende l’intera gestione finanziaria più comoda e soprattutto automatizzata. Se vuoi saperne di più, contatta Extra Vision per una demo del software gestionale Oracle Netsuite!

Vision-Contattaci

Lascia un commento