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Perché questo è il momento migliore per cambiare il sistema di Project Management

Marina Belli

Marina Belli, 16 giugno 2020 | Smart Working

L’avvento del Coronavirus ha cambiato per sempre il nostro modo di lavorare. Secondo una ricerca promossa dalla Cgil, durante il lockdown sono stati oltre 8 milioni gli italiani che hanno lavorato da casa e l’esperienza sembra essere stata gradita da oltre il 70 per cento di questi.

Se prima della pandemia lo smart working era considerato solo un benefit straordinario sfruttato da pochi fortunati, adesso invece la maggior parte delle aziende lo prevede come modalità di lavoro standard, nonostante la situazione d’emergenza sia ormai terminata.

Lo smart working implica maggiore autonomia di lavoro per i team di progetto, ma anche maggiore necessità di pianificazione e organizzazione: come è possibile allineare le diverse persone, farle comunicare e collaborare in modo efficace, e monitorarne l’attività con costanza?

Se l’ufficio moderno non è più un luogo fisico ma è ormai divenuto un ambiente virtuale, composto da membri di un team connessi tramite internet, è chiaro che i vecchi sistemi come le riunioni periodiche in ufficio, muniti di blocco di carta e penna, sono ormai superate. Ma anche l’utilizzo di semplici strumenti digitali come le email può rivelarsi limitante e dispersivo.

Leggi anche: Come chiudere un progetto entro i tempi, anche in una situazione d'emergenza

Oggi è quindi il momento decisivo per dotarsi di un sistema innovativo e maggiormente performante, un sistema di Project Management in grado di offrire una più precisa e chiara organizzazione dei diversi aspetti relativi alla realizzazione di un progetto.

Perché adottare un sistema integrato di Project Management

Sul mercato esistono diverse piattaforme di project management, che consentono di creare liste di task da svolgere per il raggiungimento di ogni obiettivo, assegnare compiti e responsabilità per ogni figura coinvolta, impostare un budget da rispettare e indicare chiaramente le tempistiche da rispettare.

Ma le piattaforme che consentono di ottenere un’efficacia di gran lunga maggiore sono quelle integrate con gli altri reparti del business aziendale, poiché permettono non solo di far scambiare informazioni e condividere materiale tra i membri dei diversi team di lavoro, ma ti consentono anche di tenere uno storico delle attività svolte e monitorare in tempo reale l’evoluzione dei progetti sulla base delle informazioni provenienti dal reparto commerciale e da quello finanziario-amministrativo.

Un sistema integrato di Project Management convoglia tutti i flussi di dati in un unico canale, trasparente e accessibile a tutti, offrendoti benefici tangibili come:

Team working potenziato, nonostante la distanza

Ogni membro conosce la propria sfera di azione e quella altrui, e si evitano sovrapposizioni o attività scoperte. In questo modo il team opera come un ingranaggio complesso ma ben oliato, nonostante la distanza fisica.

Monitoraggio più semplice e veloce

Le varie dashboard e i KPI personalizzati permettono al responsabile del progetto di visualizzare in real time il quadro generale e completo di tutte le attività svolte, il rendimento di ogni singolo employee e il rispetto di budget e delle tempistiche.

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Il momento giusto per cambiare il sistema di Project Management è adesso!

Abbiamo visto come i benefici di un sistema di Project Management integrato siano innumerevoli e siano in grado di offrire un approccio unitario alla gestione dei progetti, una più efficiente collaborazione del team e un’assegnazione ottimale delle risorse.

Se ormai da qualche tempo stai pensando di implementare un nuovo sistema gestionale, oggi può essere arrivato il momento ideale: Extra Vision è sempre attiva e sta supportando molte aziende come la tua nell'ottimizzare questa fase di ripresa post-emergenza.

In questo periodo è fondamentale ingranare la marcia per recuperare il tempo andato “perso” nei mesi di lockdown.

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