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Come chiudere un progetto entro i tempi, anche in una situazione d'emergenza

Gaia Tedeschi

Gaia Tedeschi, 28 maggio 2020 | NetSuite SRP Project Management (PM)

Un buon Project Manager si distingue per due qualità: è sempre pronto a gestire situazioni di incertezza ed è abituato a prevedere i possibili rischi che potrebbero concretizzarsi durante un progetto, rallentandone il suo completamento.

Fra tutti i rischi immaginati, però, quello di una pandemia sicuramente non era stato calcolato: da quando è scoppiata la crisi del Coronavirus all’inizio di quest’anno, i Project Manager hanno dovuto ripianificare la quasi totalità delle attività previste, cancellare eventi, riprogrammare i tempi e ripensare le metodologie di collaborazione del proprio team.

Le situazioni di emergenza non trovano quasi mai posto nella progettazione e nella pianificazione. Spesso vengono viste come eventi al di fuori del nostro controllo, dato che la loro probabilità di verificarsi è così bassa che non merita di essere menzionata nel piano di gestione dei rischi.

Ma quando queste situazioni accadono davvero, ci sono due modi di reagire: farsi prendere dal senso d’impotenza e rimanere bloccati, lasciando i progetti in sospeso a tempo indefinito, oppure rispondere con un adeguato piano d'azione, attraverso strumenti e metodi innovativi che consentano all'intero team di progetto di continuare a lavorare senza ritardi, portando a termine le proprie attività con successo.

Leggi anche: 8 consigli per la definizione di un ottimo Project Plan

È possibile pianificare l’incerto? Sì, con gli strumenti giusti

“È impossibile pianificare qualsiasi cosa”.

Questa è una considerazione che in questi giorni si sente spesso anche all'interno delle aziende: progetti saltati e rinviati a “data da destinarsi”, l’orizzonte della crisi ancora avvolto nella nebbia, con l’impossibilità di sapere quando l’emergenza sarà davvero finita.

Uno degli aspetti negativi delle situazioni di emergenza è quel senso di incertezza che investe non solo l’andamento dei task operativi, ma anche lo spirito del team di lavoro: è difficile lavorare nell’incertezza, specie quando occorre ripianificare le attività con una prospettiva diversa.

In questi casi è indispensabile cercare alternative efficaci a metodi di lavoro consolidati: i meeting settimanali del team possono essere effettuati in smart working; gli allineamenti interni possono essere ripianificati tramite videoconferenze, così come gli appuntamenti con i clienti possono essere portati avanti da remoto.

Ma, oltre a questo, occorre menzionare sicuramente anche i tool digitali, in particolare i software di Project Management.

Gli strumenti digitali per supportare la gestione e il completamento di progetti

Innanzitutto, bisogna tenere a mente che pianificare è sempre possibile, anche in condizioni difficili come quelle date dalle situazioni di emergenza.

L’estrema incertezza, esterna e interna alle aziende, si riduce proprio attraverso una pianificazione agile, che si costruisce man mano che le informazioni vengono raccolte e strutturate.

Per fare questo, ovvero per raccogliere e utilizzare in maniera fruttuosa le informazioni relative all'andamento dei nostri progetti, servono ovviamente strumenti moderni, flessibili ed efficienti.

Come abbiamo accennato, gli strumenti di videoconferenza possono sicuramente essere di grande aiuto per la comunicazione interna ed esterna e per gli aggiornamenti fra i vari stakeholder di progetto. Ma ancora più efficaci possono essere i software gestionali in Cloud, in grado di rendere disponibili a tutti gli utenti, in qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento, i dati e le informazioni necessarie a dirigere le attività di progetto.

I software gestionali integrati rappresentano infatti lo strumento ideale in questi momenti, dove l'urgenza operativa deve confrontarsi con importanti limitazioni di budget pur mantenendo alta la produttività (attraverso il controllo di obiettivi misurabili).

Leggi anche: 5 caratteristiche da ricercare in un SRP Software

I software gestionali moderni, come NetSuite, offrono funzionalità specifiche per il Project Management. Si tratta infatti di strumenti che permettono di condividere dati, strategie e compiti fra tutti gli utenti e sono in grado di supportare il Project Manager e le sue risorse nell'affrontare l’intera gestione di un progetto: pianificazione dei task, allocazione delle risorse, raccolta e analisi dei dati, rendicontazione e fatturazione.

Grazie agli automatismi presenti nel sistema, le risorse possono portare avanti le attività più complesse, alleggerendo i carichi interni, favorendo l'efficienza dei costi e offrendo una maggiore capacità esecutiva. Tutto questo si traduce ovviamente in una velocizzazione delle attività di progetto, requisito necessario se si vuole consegnare il prodotto finale e chiudere la commessa non solo rispettando i tempi previsti, ma anche soddisfacendo tutti i requisiti del contratto.

Extra Vision, insieme a NetSuite SRP, può aiutarti a reagire al meglio alle situazioni critiche, costruendo una strategia per fronteggiare il cambiamento e consentendoti di portare a termine progetti che offriranno alla tua azienda benefici economici tangibili.

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