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3 consigli per il CIO che vuole innovare l'azienda nell'era dello Smart Working

Marina Belli

Marina Belli, 9 novembre 2020 | Smart Working Software gestionale cloud

Ore 9.00 di mattina: si accende il pc, si apre Skype, un’occhiata alle mail e poi si inizia a lavorare comodamente seduti sul divano in compagnia del proprio gatto, oppure dal tavolo di cucina con il caffè fumante accanto. Dopo l’avvento dell’emergenza Covid, lo Smart Working ha cambiato totalmente la nostra routine quotidiana.

“Smart working” è divenuto uno dei termini più in voga degli ultimi tempi, anche se spesso viene usato con accezioni molto differenti tra loro e non sempre univoche. Inizialmente tradotto in italiano con il termine “telelavoro” o “lavoro da casa”, oggi in realtà lo smart working ha assunto contorni molto più ampi di quelli originari.

Secondo la legge italiana, lo smart working è definito all’interno di una disciplina normativa in cui al dipendente viene lasciata la libertà di svolgere la propria attività professionale anche al di fuori dei più tradizionali luoghi e tempi di lavoro, nel rispetto delle condizioni stabilite dall’intesa aziendale. In termini più concreti, se volessimo definire in poche parole lo Smart Working, potremmo descriverlo come un approccio innovativo all’organizzazione del lavoro che si caratterizza per flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Qualsiasi processo di introduzione di logiche di smart working in azienda non può prescindere da una rivisitazione sostanziale dei processi aziendali interni, non solo con il fine di mantenere alta la produttività, ma soprattutto per far procedere il business sulla strada dell’innovazione continua.

In quest’ottica, il CIO (Chief Information Officer) diviene una figura centrale, in quanto responsabile della funzione aziendale per le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Proprio a questa figura spesso viene affidato l’onore (e l’onere) di gestire la nuova “impalcatura” che dovrà sostenere il rinnovamento in azienda: il CIO deve per prima cosa garantire stabilità e continuità nell’infrastruttura aziendale, deve istituzionalizzare i nuovi modi di lavorare e trasformare i processi tecnologici in modo da garantire resilienza al business anche nel futuro “new normal”.

Leggi anche: PMI e New Normal: perché il gestionale può diventare la chiave della digitalizzazione aziendale

Non si tratta sicuramente di un lavoro facile, e proprio per questo motivo abbiamo pensato di elencare alcuni consigli utili per tutti i CIO che devono cimentarsi in questa impresa.

1. Cura dei dipendenti, empatia e comunicazione

Gestire il lavoro da remoto richiede una buona dose di empatia e flessibilità da parte del management, affinché i dipendenti non vengano gravati dalla preoccupazione della perdita della cosiddetta “business continuity”. Comunicare con chiarezza e in modo affidabile, in modo da non generare confusione e paura, pianificare brief regolari, definire una sorta di routine quotidiana, stabilire un canale ufficiale di comunicazione: queste diventano tutte pratiche necessarie.

In questa fase anche l’ascolto e la comunicazione sono cruciali. Il CIO dovrà quindi non solo definire le tecnologie migliori da utilizzare in questo contesto, ma anche le relative tecniche comportamentali. È in questo quadro che, paradossalmente, emerge ancora più che in passato la necessità di avere manager “empatici”, bravi a contrastare la freddezza derivante dalla distanza che tipicamente si trova a dover fronteggiare ogni smart worker. Non avendo a disposizione la vicinanza fisica, il CIO deve sviluppare nuove e fondamentali soft skills, come ad esempio la capacità di creare un forte spirito di collaborazione nel team a distanza e la capacità di trasmettere una visione comune anche a persone che non possono più incontrarsi dal vivo.

2. Implementare una struttura tecnologica affidabile

L’emergenza sanitaria del Coronavirus lo ha dimostrato bene: sopravvivono soltanto le aziende che sono in grado di agire velocemente, di innovarsi e di adattarsi il prima possibile al cambiamento. Ma come deve avvenire questa trasformazione? Secondo una ricerca dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, in una gestione aziendale moderna sono state individuate tre aree di intervento principali: formazione, ricerca e sviluppo; gestione del personale;  investimenti in tecnologie digitali. La ricerca ha poi individuato anche alcuni strumenti utilizzati per migliorare le prestazioni in questi ambiti. Tra questi: sistemi centralizzati di collaboration, tecnologie mobili per la gestione dei dipendenti da remoto e gli analytics per il controllo e l’ottimizzazione dei processi.

Esiste già uno strumento che raggruppa tutte queste funzionalità. Il suo nome è software gestionale. Un software gestionale Cloud di ultima generazione può diventare infatti il fattore abilitante per le nuove modalità di lavoro da remoto. Tutti i dipendenti possono avere accesso ad un unico grande database di informazioni continuamente aggiornate in tempo reale. Tutti possono disporre di un accesso a dati, report e cruscotti secondo le loro esigenze e secondo il loro ruolo aziendale.

3. Spingere il cambiamento nei processi aziendali

Sempre attraverso il supporto del software gestionale, il CIO potrà anche trasformare il cambiamento necessario indotto dall’emergenza in un cambiamento permanente nei processi della propria azienda. Grazie all’utilizzo di un gestionale, sarà possibile automatizzare la maggior parte di processi aziendali: dalle vendite agli acquisti, dal CRM al controllo di gestione, dal magazzino alla supply chain. Sarà possibile scalare il business senza difficoltà acquistando licenze aggiuntive del software, o fare upgrade all’infrastruttura di rete in modo che supporti accessi maggiori da remoto.

Grazie al supporto di un team di specialisti e consulenti che si occuperà di analizzare lo status quo aziendale, in modo da comprendere a fondo i processi as-is e definire le specifiche esigenze future (ricorda che puoi chiamare il team di Extra Vision per questo!), i CIO dovranno preoccuparsi unicamente di guidare il cambiamento culturale, condividendo con i loro team le migliori pratiche e coordinando sessioni di apprendimento veloci ed efficaci.

Conclusioni

Se sei alla ricerca di maggiori informazioni su come il software gestionale cloud può aiutare la tua impresa ad innovarsi e resistere al cambiamento in atto, scarica la nostra guida gratuita dedicata, ti basta un clic qui sotto!

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