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Vision Blog

Come allocare facilmente costi e ricavi nei software gestione progetti

Gaia Tedeschi,

I software gestione progetti aiutano la valutazione dei lavori.Le aziende acquirenti di prodotti e servizi ad alto contenuto tecnologico si aspettano che le società di software soddisfino le loro esigenze specifiche in maniera sempre più attenta.

 

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Questi clienti vogliono che le funzionalità del software gestione progetti vengano personalizzate sulle loro esigenze e migliorare o rivedere queste funzionalità in funzione dell'evolversi delle loro esigenze. Vogliono anche che il fornitore di software adotti vari modelli di prezzo per poter decidere con flessibilità come investire il budget a disposizione.

Durante l'esecuzione di un progetto, il cliente può decidere di aumentare le postazioni di lavoro, rivedere lo spazio di archiviazione, aggiungere un modulo di accesso mobile, o modificare qualsiasi altra caratteristica prevista in origine tra il centinaio di altri dettagli che soddisfano gli specifici bisogni e budget del settore a cui appartiene l'azienda.

Riuscire a soddisfare questa granularità della domanda del mercato è fondamentale per attrarre e mantenere i clienti, così come per massimizzare i ricavi. Dopo tutto, più l'azienda dispone di un ampio portafoglio di prodotti e servizi, più le vendite aumentano senza dover aumentare i costi. È il modo più conveniente di espandersi sul mercate senza prendersi rischi aggiuntivi.

Tuttavia, la sfida è di far si che questi cambiamenti si possano riflettere sui processi di fatturazione e sulla capacità di identificare costi e ricavi nella contabilità di progetto. 

Per la maggior parte delle aziende di software, questi costanti cambiamenti nei contratti con sconti, aumento o riduzione dei servizi e modelli di prezzo differenti, possono diventare degli incubi sul lato finanziario. O perlomeno, possono nascere dei terribili mal di testa a causa delle vendite non integrate, della fatturazione e della corretta allocazione di costi e ricavi, dell'uso di fogli di calcolo e il tempo perso nel correggere gli errori dei dati.

La Soluzione: un Sistema Gestionale Integrato

Per potersi adattare ai continui cambiamenti delle esigenze degli acquirenti, è necessario un sistema flessibile e più integrato per la corretta allocazione dei ricavi. Scopriamo, in 3 passi, come allocare facilmente costi e ricavi in un software di gestione progetti grazie ad un sistema gestionale integrato.

 

1. Un software di gestione progetti basato sul cloud

Il primo passo importante in questa direzione è l'adozione di un software gestione progetti basato sul cloud che integri le applicazioni di front-office e back-office. Un software basato sul cloud facilita il fluire dei dati di fatturazione attraverso le applicazioni e i processi contabili, senza bisogno di aumentare lo staff per le attività di conciliazione, ricalcoli o per reinserire i dati nel sistema.

Oltre ad una architettura cloud, tuttavia, ci sono altri tre criteri che dovrebbero essere presenti nei sistemi gestionali integrati.

Una precisa allocazione dei ricavi richiede una forte integrazione delle informazioni durante tutto il processo di project management, dall'ordine di vendita, fino all'incasso, passando per la contabilità generale e le spese sostenute. Questo assicura che eventuali modifiche alle singole fasi del processo siano rintracciabili e gli errori rapidamente identificabili.

Un sistema integrato accelera il sistema di stima delle entrate nella contabilità di progetto grazie ai software gestione progetti2. Un unico Database centralizzato

Poter tracciare ogni attività relativa a qualsiasi transazione significa anche avere un unico database per tutti i vostri dati. Per avere il controllo sulle spese, sulle vendite e comprendere costi e  ricavi, una società ha bisogno di dati sicuri, certi e univoci.

È fondamentale per le aziende produttrici di software avere una raccolta di dati in formato standard, accessibile da tutti i sistemi.

3. Visibilità delle informazioni in tempo reale

Un software di gestione progetti inserito all'interno di una soluzione completamente integrata fornisce visibilità su ogni aspetto della transazione commerciale, dall’estratto conto cliente ai costi sostenuti, dai dati di fatturazione agli incassi. In aggiunta, la soluzione deve fornire non solo i dati storici, ma anche informazioni in tempo reale. I dati in tempo reale permettono di comprendere l'impatto delle modifiche sui conti dei clienti, sui ricavi a lungo termine e sulla redditività di progetto e dell'azienda.

Tenere il passo delle mutevoli esigenze dei clienti, riuscendo ad emettere fatture corrette e mantenere aggiornati i dati finanziari, è una sfida continua. Le soluzioni software basate sul cloud che forniscono sistemi di vendita, contabili, CRM e e-commerce integrati offrono l'approccio migliore per conciliare la flessibilità nella definizione dei prezzi con un rigoroso approccio contabile e finanziario e con l'efficienza operativa di cui le aziende di software hanno bisogno.

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