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Vision Blog

Come fare un preventivo per un progetto in 15 minuti

Gaia Tedeschi,

Preventivo progetto in 15 minuti

Battere il ferro finché è caldo! È forse questo il segreto per aggiudicarsi un contratto di progetto? Nella realtà le variabili sono tante: il prezzo la fa spesso da padrone, così come portfolio clienti e reputazione della tua azienda, qualità di presentazione del preventivo, termini di pagamento proposti o inclinazioni e preferenze personali del potenziale cliente. Sta di certo che, presentare un dettagliato preventivo di progetto in tempi rapidi, influenzerà in modo positivo le scelte del tuo prospect, che non potrà non notare il livello di professionalità ed organizzazione che la tua azienda offre.

È proprio così, il cliente ha bisogno di una risposta e tu devi essere pronto, devi essere il primo a rispondere. La velocità è il segreto che serve per preparare le offerte da proporre ai tuoi clienti. Ovviamente non devi fare tutto da solo: ci sono sistemi di Project Management automation che ti possono dare una mano. 

 

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Ma andiamo con ordine e vediamo i 3 suggerimenti su come fare un preventivo per un progetto in 15 minuti:

  • Prepara un modello base
  • Crea risorse generiche
  • Usa gli strumenti giusti
Vediamoli in dettaglio!

1. Preparare un modello base

Una ricerca di SL Associates e NetSuite attesta che un’azienda che si affida a sistemi integrati per la gestione di preventivi e ordini migliora le proprie performance dal 40 al 60%. Tutto, quindi, deve essere preparato al meglio e concepito secondo modelli affidabili che ottimizzino il flusso di lavoro.

Se per preparare un preventivo riguardante un progetto devi essere veloce, oltre che preciso, tutto deve essere predisposto al meglio. Per definire in modo ottimale le risorse a disposizione e il tempo in cui si deve svolgere l’attività, il segreto è avere strumenti adeguati che automatizzino e velocizzino le operazioni.

Costruire un template standard, che contenga dei campi preimpostati e predefiniti da personalizzare in base alle esigenze specifiche, è una garanzia se si vuole battere i propri concorrenti in velocità. Questo dovrà, ad esempio, includere la descrizione dell'azienda che sta proponendo il progetto, il breakdown dei costi del progetto e dunque i prezzi per ciascun servizio offerto con la relativa descrizione, il sommario dei costi totali ed infine le note legali, metodi di pagamento e condizioni varie.

Come potrai facilmente intuire, avere a disposizione un template prestabilito ti eviterà di ripetere operazioni standard che fanno perdere tempo prezioso. Sembra impensabile dover riscrivere decine e decine di pagine ogni volta che qualcuno ci chiederà una stima per un progetto. Lascia ovviamente spazio alla personalizzazione, ma non dimenticare che l'organizzazione e la standardizzazione sono il fulcro di una pianificazione attenta ed accurata.

2. Crea risorse generiche

All'inizio è importante recepire le necessità del cliente in modo tempestivo ed efficace. Preparare un preventivo inerente a un progetto in modo che sia in linea con le aspettative e le esigenze dei destinatari è il primo fondamentale passo per dimostrare di capire fin da subito ciò di cui il cliente ha bisogno senza farlo attendere e, dunque, per spingerlo ancor di più a sceglierci. Questa fase, infatti, può essere particolarmente delicata: portarla a termine in poco tempo non deve compromettere la qualità della risposta ai potenziali clienti.

Le risorse sono tutte le persone che saranno utilizzate per portare a termine il progetto. Hai diverse possibilità per stendere un preventivo accurato: assegnare le attività a delle specifiche risorse interne condivise, assegnarle a personale esterno pur non conoscendo la loro esatta disponibilità al momento in cui il progetto inizierà, oppure assegnare i task a risorse generiche e cioè ad un ruolo specifico, con determinate skill, ma senza necessariamente dare un volto a tale risorsa.

Il primo passo è quello di creare una risorsa generica per ogni ruolo definito. Ad esempio, avrai bisogno di una risorsa generica che rappresenti tutti gli sviluppatori, ed un'altra risorsa generica che rappresenti tutti gli analisti, e così via. Come dire, Mario, Giulia e Maurizio sono developer, ma quando uso la risorsa generica "Developer", tale risorsa sta per un developer, con delle esatte caratteristiche, ma senza dover dare un nome alla risorsa che in realtà lavorerà sul progetto, che sia essa interna o esterna all'azienda.

Ciò ti eviterà di perdere del tempo prezioso nel dover valutare la loro disponibilità al momento in cui il progetto inizierà, soprattutto considerando che in questa fase non sappiamo ancora i tempi esatti in cui il progetto inizierà. In questo modo avrai la visione generale del progetto, grazie alla quale sarai in grado di  fare tempestivamente una stima dei costi del progetto. Sono queste risorse, infatti, che permettono di rispondere in modo veloce e puntuale a una grande varietà di contatti.

In questo modo si crea una specie di imbuto, dal più generico al più specifico, nel quale condurre i clienti: in una fase di startup bisogna essere versatili e soddisfare il maggior numero dei clienti e poi mandarli avanti nelle attività demandando a risorse più specifiche, magari ricorrendo a skill inventory.

3. Usa gli strumenti giusti

Sappiamo tutti che il tempo è denaro e in questa fase più che mai. Le ore spese in attività di progetto sono ore fatturabili, mentre quelle spese nella fase di stima di costi e quotazione purtroppo non lo sono. Possiamo quindi esser certi che fornire preventivi di progetto in termini super rapidi è una prerogativa anche per la tua azienda. Qui sorge dunque il dubbio: spendere del tempo prezioso a maneggiare dei fogli di calcolo e documenti Word, oppure investire su software che possano gestire la fase di quotazione in maniera rapida ed automatizzata?

Usare fogli di calcolo Excel e documenti Word di certo ha costi limitati. Ma ogni qualvolta vogliamo creare una quotazione, dobbiamo attenerci a lunghe operazioni di copia ed incolla, creazioni di cartelle su cartelle, per non parlare dell'attenzione che devi prestare ad ogni dettaglio considerando che i margini di errore sono molto alti, e dunque finirai per avere una svariata quantità di versioni diverse di preventivi. Un vero incubo andare a ricercare la versione finale che abbiamo inviato al cliente!

L'altra possibilità è invece quella di trovare uno strumento che possa supportarti nella stima dei tempi e dei costi di progetto ed automatizzazione dei processi. Sto parlando di quelle soluzioni integrate, in cui il gestionale ERP, CRM e il software di Project Management sono in grado di interagire fra loro con particolare efficienza. Tali strumenti consentono al reparto vendita di creare preventivi in pochi minuti, di inviarli elettronicamente ai potenziali clienti, nonché di visualizzare lo stato del preventivo fino all'ordine finale, e magari convertire la quotazione in fattura.

Questi strumenti permettono ad esempio di creare dei pacchetti standard da selezionare al momento della quotazione e di personalizzare quello selezionato in base ad esigenze specifiche, oppure gestire le risorse specifiche o generiche, così come calcolare costi, sconti e cambi valuta.

 

I suggerimenti che abbiamo proposto sono nati dall'esperienza maturata sul campo. Lo stesso vale per te, per creare pacchetti standard devi prima fare alcuni tentativi ed ogni volta valutare ciò che può essere migliorato; per calcolare le ore impiegate per ciascuna attività devi pianificare, eseguire e poi analizzare; così come per calcolare i costi, i margini di ricavo, il ricarico da applicare, tutto nasce dall'esperienza. Pianificare, eseguire, analizzare ed aggiustare il tiro.

Lo stesso vale per gli strumenti che andrai ad utilizzare. Non esiste uno strumento ideale per tutte le aziende. Ogni azienda ha specifiche esigenze e quindi devi capire ciò di cui hai bisogno e dunque scegliere di conseguenza. Per aiutarti a fare una scelta ponderata abbiamo analizzato alcuni dei migliori strumenti di Project Management attualmente sul mercato. Scarica ora l'eBook "I migliori 7 strumenti di Project Management del 2019, gratuiti e a pagamento" e fai la tua scelta.

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