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Vision Blog

Come fare un preventivo per un progetto in 15 minuti

Gaia Tedeschi,

Varys | Project ManagementQuanto tempo impieghi per avviare le attività con un nuovo cliente? Quante risorse vengono utilizzate e per quante ore nella preparazione di un preventivo per un nuovo progetto? Fai un piccolo “esame di coscienza” sul normale svolgimento del tuo lavoro e poi chiedi consiglio a Varys.

Chi è Varys? È l’astuto consigliere invischiato in diversi degli intrecci dei personaggi di Game of Thrones: intrighi, tradimenti, colpi di stato, battaglie e assassinii… lui c’è sempre. E la sua caratteristica principale è muoversi in poco tempo da un luogo all’altro, anche molto distanti fra loro, per essere sempre nel posto giusto al momento giusto. 

La sua qualità principale? La velocità. Lo stesso segreto che serve a te per preparare le offerte da proporre ai tuoi clienti. Ovviamente non devi fare tutto da solo: ci sono sistemi integrati di CRM, operanti in cloud, che ti possono dare una mano. Ma andiamo con ordine e vediamo i 3 suggerimenti su come fare un preventivo per un progetto in 15 minuti: 

  1. Crea risorse generiche
  2. Associa numero di ore-lavoro per ogni risorsa
  3. Prepara un modello base

Vediamoli in dettaglio!

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1. Crea risorse generiche

All'inizio è importante recepire le necessità del cliente in modo tempestivo e efficace. Preparare un preventivo inerente a un progetto in modo che sia in linea con le aspettative e le esigenze dei destinatari è il primo fondamentale passo per dimostrare di capire fin da subito ciò di cui il cliente ha bisogno senza farlo attendere e, dunque, per spingerlo ancor di più a sceglierci. Bisogna fare come Varys: passare dall'uno all'altro in modo spedito, ma sempre professionale. Questa fase, infatti, può essere particolarmente delicata: portarla a termine in poco tempo non deve compromettere la qualità della risposta ai potenziali clienti.

È dunque necessario configurare le opportune risorse generiche, che possono essere usate per prendere la visione del progetto e grazie alle quali si possa fare tempestivamente una stima dei costi del progetto. Sono queste risorse, infatti, che permettono di rispondere in modo veloce e puntuale a una grande varietà di contatti.

In questo modo si crea una specie di imbuto, dal più generico al più specifico, nel quale condurre ai clienti: in una fase di startup bisogna essere versatili e soddisfare il maggior numero dei clienti e poi mandarli avanti nelle attività demandando a risorse più specifiche, magari ricorrendo a skill inventory.

2. Associa numero di ore-lavoro per ogni risorsa

Se anche tu hai avuto un consulente di fiducia, sai che i tipi come Varys si fanno pagare a peso d’oro per ogni minuto che ti dedicano. La lezione da apprendere a questo punto è abbastanza banale ma vale sempre la pena ricordarla: il tempo è denaro.

Preparare un'offerta è semplice per Varys

Ogni attività deve essere calibrata in base al potenziale di guadagno del cliente stesso. Anche la fase di assessment e la conseguente redazione di un preventivo devono occupare un tempo proporzionale ai ricavi attesi.

Per fare ciò bisogna avere bene in mente il costo lavoro relativo alle risorse generiche impiegate in questa fase. In questo modo sarà ancora più facile capire quanto tempo dedicare a ogni preventivo. (Suggerimento: poco tempo, ma di qualità!). 

3. Preparare un modello base

Una ricerca di SL Associates e NetSuite attesta che un’azienda che si affida a sistemi integrati e codificati per la gestione di preventivi e ordini migliora le proprie performance dal 40 al 60%. Tutto, quindi, deve essere preparato al meglio e concepito secondo modelli affidabili che ottimizzino il flusso di lavoro.

Preparare un'offerta per un progetto con NetSuite

Se per preparare un preventivo riguardante un progetto devi essere veloce, oltre che preciso, tutto deve essere predisposto al meglio. Per definire in modo ottimale le risorse a disposizione e il tempo in cui si deve svolgere l’attività, il segreto è avere strumenti adeguati che automatizzino e velocizzino le operazioni.

Ad esempio, sarebbe utile costruire un modello base (ad esempio un foglio di calcolo tipo Excel) con dei campi preimpostati e predefiniti, in modo da avere un struttura di partenza da poter personalizzare e modificare in base alle esigenze dei clienti.

Questo modello base permetterà di preparare più preventivi a partire da una struttura standard ed evitando di ripetere operazioni dettagliate che fanno perdere tempo prezioso. Creare questo modello sarà il primo passo verso preventivi e quotazioni veloci, efficaci e di successo. Varys sarebbe orgoglioso!

Varys è orgoglioso del tuo project management

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