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Vision Blog

Ridurre i tempi di consegna con una accurata pianificazione progetto

Jagoda Saccucci,
La pianificazione progetti per ridurre i tempi di consegna

Spesso ci buttiamo a capofitto nelle fasi operative del lavoro senza aver prima considerato a dovere la pianificazione del progetto stesso. Sottovalutare l’importanza del Project Planning può costituire un errore di impostazione che si riverbera negativamente su tutto il processo produttivo, penalizzando le risorse impiegate, le tempistiche di consegna e molti altri aspetti della gestione progetti. Ma per pianificare accuratamente il lavoro è necessario avere un quadro completo delle cose da fare, dei ruoli coinvolti all'interno e all'esterno del team, delle modalità e dei tempi di esecuzione.

In un settore soggetto a rapide trasformazioni e competizione elevata, il successo aziendale passa anche dal rispetto dei budget e dei tempi di esecuzione stabiliti in fase di pianificazione del progetto. Ma cos'è, di preciso, il Project Planning e perché è indispensabile? 

 

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In genere si tende a ridurre il discorso a Timesheet e schedule di progetto, ad una lista di task associati ad altrettante scadenze. In realtà, la pianificazione dei progetti copre tutto l’insieme di attività, strumenti e documenti necessari a strutturare ogni fase del processo produttivo: stabilire obiettivi e modalità degli step operativi, l’allocazione del budget, la gestione delle risorse, i KPI di riferimento e le metriche utili a valutare il ritorno degli investimenti, le modalità di monitoraggio e raccolta dei dati tracciati, le deadline relative ad ogni step. In buona sostanza, un Project Plan dovrebbe delineare la gestione delle risorse umane (in termini di competenze e ruolo, oltre che di disponibilità ed effort orari), i costi e l’erogazione del budget, il modo in cui i flussi di comunicazione si integrano al processo, eventuali piani di risk management e tutte le tempistiche di progetto.

Il tempo impiegato ad organizzare la gestione dei progetti è di gran lunga ripagato dall'ottimizzazione a cascata che deriva relativamente ad ogni ambito esecutivo. D’altro canto, se non pianifichi è difficile controllare lo stato di avanzamento lavori e gli esiti attesi di un progetto. 

Gli step da seguire nella pianificazione progetti

Vediamo dunque come è possibile eliminare i rischi nella gestione progetti ed evitare eventuali ritardi nella consegna finale grazie ad un valido Project Planning. Se la pianificazione è affidata a processi manuali e fogli di calcolo complessi e scarsamente condivisibili, l’azienda potrà difficilmente avere un quadro d’insieme della situazione. Una gestione a silos e non standardizzata non offre la necessaria visibilità sull'intero ciclo di vita del progetto e sull'utilizzo delle risorse, portando inevitabilmente alla dispersione di tempo e denaro. Monitorando in modo destrutturato lo stato lavori, la contabilità, gli indicatori di performance, la fatturazione, le risorse e il personale, aumentano sensibilmente i margini di errore e i rischi di valutazione che portano spesso all'insoddisfazione dei clienti. Per una visione in tempo reale della performance specifica e della generale produttività dell’azienda, basta seguire alcuni passaggi fondamentali.

1. Identifica gli stakeholder

Il termine stakeholder include tutte le persone coinvolte a vario titolo in un progetto, dai promotori e finanziatori, ai team esecutivi e dipendenti dell’azienda, dai partner ai fornitori, fino agli utenti e ai consumatori che utilizzeranno il prodotto o servizio finale. Per organizzare un Project Planning efficace, devi mappare queste figure e tenere in considerazione i loro obiettivi ed esigenze. Incontra i committenti per comprendere a fondo le aspettative e concordare KPI e modalità di gestione dei progetti. Crea documenti con il dettaglio degli obiettivi, le previsioni di budget e la timeline delle attività e rendi queste informazioni condivise ed accessibili. Pianificare significa anche sapere chi è il tuo referente, ad ogni diverso livello del progetto.

2. Imposta gli obiettivi

Una volta che hai definito l’architettura degli stakeholder di riferimento, assegna una priorità agli obiettivi di business emersi e associali a degli specifici obiettivi di progetto. In questo modo potrai dettagliare anche le metriche di monitoraggio, i KPI e tutti i check-point per verificare l’andamento dei lavori. Anche in questo caso, la condivisione delle informazioni è cruciale per la collaborazione interna ed esterna all'azienda, tenendo presente che i primi obiettivi nella gestione di un progetto riguardano la qualità dell’output, l’ottimizzazione dei budget e le tempistiche di delivery.

3. Definisci output e schedule

I vari step di un Project Planning sono generalmente associati a degli obiettivi intermedi che corrispondono ad altrettanti output. Risultati attesi alla mano, è quindi possibile strutturare una pianificazione del progetto che indichi con precisione gli output da produrre ad ogni passaggio e le relative deadline di esecuzione e consegna. In questo modo è più facile monitorare il progresso dei lavori ed eliminare i ritardi nel completamento dei task.

Ogni attività va quindi messa in sequenza rispetto alle altre, anche per identificare eventuali colli di bottiglia e stilare una gerarchia di risultati da perseguire per poter accedere alle fasi successive del progetto. Creando una project schedule potrai gestire questi elementi e tenere sotto controllo gli effort orari e le risorse responsabili dei diversi aspetti esecutivi. Oltre all'utilizzo di tool e software di project management, è consigliabile coinvolgere il team operativo nel processo di pianificazione del progetto per disporre anche degli insight di chi conosce nel dettaglio lo svolgimento pratico delle attività.

4. Una pianificazione integrata

A supporto del piano generale, è utile includere in fase di project planning anche alcuni piani specifici dedicati alle risorse umane, alla comunicazione e al risk management.

Lo human resources plan identifica i professionisti e i team coinvolti nel progetto, descrivendone ruolo e specifiche responsabilità. Per ogni attività vengono definiti il numero e la tipologia di risorse necessarie allo svolgimento del task, registrando anche la durata attesa, le date di inizio e fine lavori, le modalità di esecuzione.

Il communication plan fa invece riferimento alla documentazione utile ad organizzare tutta la comunicazione interna e con gli stakeholder interessati al completamento del progetto: comprende l’elenco delle persone da tenere aggiornate e le modalità di diffusione delle informazioni, come ad esempio i report mensili o settimanali e le comunicazioni relative ai risultati conseguiti fino a quel momento e al lavoro pianificato per il periodo seguente. La gestione dei progetti trae inoltre vantaggio dalla stesura di un risk management plan che identifica i margini di rischio relativi ad esempio a tagli di budget inattesi, stime errate per quanto riguarda le tempistiche o l’assegnazione dei ruoli, l’urgenza di nuove richieste non pianificate, la mancanza di input dagli stakeholder o di feedback utili dai consumatori.

 

A supporto della pianificazione, esistono diversi tool di gestione progetti. Netsuite SRP, ad esempio, è un software basato su Cloud che permette di semplificare il project management grazie a diverse feature di gestione e automazione. La piattaforma consente di assegnare task e obiettivi, schedulare le attività, avere visibilità in real-time sui dati e sull'andamento operativo e finanziario, integrare il CRM con i sistemi di fatturazione e svolgere molte altre funzioni che precedono o seguono la realizzazione del progetto. La nuova generazione di strumenti dedicati al project management è un’opportunità a disposizione delle aziende per semplificare l’organizzazione dei progetti riducendo sprechi e ritardi. E per ottimizzare la pianificazione di moltissime attività attraverso un unico software, dall'assegnazione dei task alla creazione di to-do list tracciabili e condivise. 

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