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Come scegliere uno strumento di Project Management

Marina Belli

Marina Belli, 9 giugno 2020 | Project Management (PM)

Lavorare da remoto, grazie allo Smart Working, è diventata una vera e propria necessità per non interrompere il lavoro anche durante l’emergenza ed è oggi una modalità di gestione di attività e processi a cui nessuna azienda può più rinunciare. Per questo è importante saper individuare il giusto strumento di Project Management.

Vediamo in questa guida come fare e quali sono i fattori da tenere in considerazione nella scelta del migliore tool per la gestione dei tuoi progetti.

Indice dei contenuti:

Definire le necessità per la gestione dei progetti

Il primo passo per individuare il miglior software di Project Management consiste nell'identificazione dei bisogni dell’azienda per quanto riguarda la gestione delle singole attività e dei progetti più complessi, ma soprattutto dei problemi che lo strumento di Project Management deve risolvere. Il nostro consiglio è redigere una lista dei possibili punti critici includendo, ad esempio:

  • mancanza o scarsa comunicazione tra le diverse aree di business
  • scarsa organizzazione nella gestione dei progetti e deadline non rispettate
  • carichi di lavoro mal distribuiti tra i membri dei team
  • eccessivo numero di chiamate e sovraccarico della casella della posta in arrivo
  • elevato numero di ore trascorse in riunioni che portano a perdite di tempo

In tutte queste circostanze un buon tool per il Project Management rappresenta un valido aiuto per la gestione più efficace di attività e progetti e per assicurare il raggiungimento degli obiettivi di business. Inoltre, un software di Project Management come NetSuite permette di produrre Gantt più velocemente, migliorare il controllo di gestione, automatizzare la rendicontazione sulle commesse e molto altro ancora, come scoprirai in questa guida.

Definire gli utenti e i ruoli adibiti all'utilizzo del software

Un buon software di Project Management deve poter essere utilizzato con successo non solo dai Project Manager, ma anche dai dipendenti dell’azienda per una migliore gestione delle attività e un più veloce raggiungimento degli obiettivi di business. In questo NetSuite si distingue dagli altri software per la sua capacità non solo di ottenere un miglior controllo sull'intero business, ma anche di incrementare il cash flow ed eliminare i costi di sistemi di integrazione dei dati alternativi.

In un periodo come questo, in cui predomina la modalità di lavoro in Smart Working, uno dei fattori di scelta del miglior software di Project Management è anche la possibilità per i dipendenti di accedervi da ogni luogo e in ogni momento grazie al cloud. Chi si occupa di gestione di molteplici progetti e attività deve poter contare su un sistema agevole, flessibile e veloce per la condivisione di dati, comunicazione e compiti tra le diverse business unit e reparti aziendali, ma anche su una soluzione per gestire tasse, fatture, report, questioni legali e molto altro ancora, anche a livello internazionale.

Per questo, nella scelta di uno strumento di Project Management consigliamo di coinvolgere oltre alla direzione e ai Project Manager anche i dipendenti, che lo integreranno tra i tool da usare ogni giorno nel loro lavoro in azienda.

Definire le funzionalità fondamentali per l’azienda nella scelta del software

1. Integrazioni con le funzionalità di altri reparti

Una delle criticità più diffuse nelle aziende consiste nel lavorare utilizzando tool e strumenti di Project Management non collegati con gli altri processi di business. Eppure, scegliere un buon software significa trovare uno strumento che favorisca l’integrazione di dati e informazioni e che permetta la gestione della prevendita, dell’offerta e quella contabile e finanziaria delle attività. Poter contare su un unico sistema di Project Management integrato con il sistema ERP significa anche accedere a sempre più evoluti moduli e funzionalità, man mano che l’azienda cresce. Scegliendo NetSuite potrai usufruire della gestione simultanea del CRM, dell’ecommerce, dell’inventario e molto altro ancora.

2. Automazione

Un valido software per la gestione di attività e progetti deve essere pensato per poter automatizzare i processi e facilitare la crescita aziendale. Per questo, nella scelta del tool da utilizzare, è importante prendere in considerazione solo programmi multi-lingua e multi-valuta, perfetti per espandere il business oltre i confini nazionali. Inoltre, un valido strumento per il Project Management deve permettere l’impostazione di alert per le attività ricorrenti e non richiedere fermo macchina per gli aggiornamenti.

3. Personalizzazione

Ogni azienda è diversa e per questo nella scelta di un tool, anche quando si tratta di Project Management, è importante considerare le possibilità di personalizzazione. Il tool migliore è, in questo caso, quello che permette di creare nuovi report, campi, record e moduli. Si tratta di una funzionalità che NetSuite mette a disposizione dei suoi utenti in un ambiente dedicato, Sandbox, che rappresenta un vero e proprio ambiente di test in cui sviluppare nuovi moduli e incrementare la già notevole potenza di NetSuite SRP.

4. Controllo di gestione

Nella gestione delle attività si parla generalmente di tre aspetti: tempi, costi e risorse, che un buon SRP deve permettere di controllare e monitorare in tempo reale. Ad esempio, il Project Manager deve poter sapere quante ore hanno lavorato i dipendenti sulle singole attività e qual è il loro carico di lavoro, ma soprattutto conoscere lo stato di avanzamento di ogni attività. Si tratta di caratteristiche che lo strumento di Project Management NetSuite SRP assicura alla tua azienda, permettendoti di determinare i costi finali di ogni progetto e la relativa marginalità in modo semplice e veloce.

5. Previsione su breve, medio e lungo periodo

Monitorare costantemente lo stato di avanzamento del piano di lavoro ed utilizzare un valido sistema di controllo di gestione è alla base del successo di ogni progetto. Non solo: un valido tool per la gestione delle attività deve aiutarti nel fare previsioni sull’andamento futuro del business per valutare quanto investire in ogni progetto in termini di tempo, denaro e risorse umane. In questo senso, lavorare con NetSuite significa poter stabilire un budget, determinati KPI e metriche e valutare in tempo reale ricavi e ROI di ogni progetto per comprenderne l’effettiva redditività. Inoltre, il Project Manager deve poter ottenere sempre report in tempo reale, per adattare la strategia aziendale sulla base dei risultati ottenuti e ottimizzare gli investimenti.

I migliori software di Project Management a confronto

Ad oggi NetSuite sia la soluzione più completa per il Project Management di ogni azienda. Se, infatti, la maggior parte dei software permette di controllare ore e spese, produrre Gantt, gestire le risorse e il portafoglio, offrire la gestione finanziaria e monitorare attività e costi di completamento dei progetti, NetSuite SRP offre alcune caratteristiche distintive.

In particolare, messo a confronto con Asana, Clickup, Basecamp, Workzone, Microsoft Project, Clarizen e SAP EPPM, lo strumento per il Project Management Netsuite permette alla tua azienda di lavorare con metodologie agili, monitorare i costi di completamento dei progetti e contare su un portale clienti. In aggiunta, usare NetSuite significa poter lavorare con la tabella del metodo Kanban, avere assistenza diretta 24h su 24 e possibilità di servizi di formazione di persona per un miglior utilizzo dello strumento.

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In poche parole, NetSuite SRP per il Project Management è la componente chiave per un monitoraggio costante ed ottimale dei progetti e per assicurare al tuo business l’opportunità di rimanere redditizio nel tempo. Messo a confronto con gli altri tool presenti sul mercato, si tratta di quello che permette la migliore organizzazione del lavoro e assicura la visibilità completa anche sui progetti più complessi ed articolati.

Rispetto a tool come Microsoft Project, Workzone e Basecamp grazie a NetSuite il Project Manager può, ad esempio, calcolare e tenere sotto controllo i costi di completamento del progetto, mentre messo a confronto con SAP EEPM e Microsoft Project assicura anche la gestione delle idee e mette a disposizione della tua azienda un portale clienti avanzato.

Come vedi, utilizzare un software di Project Management soprattutto in un contesto che vede la crescente diffusione dello Smart Working è molto più che organizzare riunioni e assegnare attività ai dipendenti, dato che anche la gestione dei clienti e quella finanziaria di ogni progetto può avvenire all’interno di un ambiente dedicato.

NetSuite SRP si presenta come la più completa soluzione end-to-end per il Service Resource Planning (SRP) e come quella che meglio può supportare l’azienda anche quando le esigenze sono molte.

Sempre facendo un confronto con la concorrenza, i vantaggi principali per chi sceglie di implementare un software come NetSuite SRP sono:

  • semplificazione delle attività e migliore ciclo di vita dei servizi, per una maggiore redditività
  • più rapido completamento del progetto e migliore utilizzo delle risorse
  • migliore gestione aziendale in termini di risorse e progetti e definizione di KPI e previsioni chiare
  • possibilità di lavorare in Smart Working accedendo allo strumento di Project Management da web e da mobile, sempre e da ogni luogo
  • possibilità di una gestione globale e in tempo reale dell’azienda
  • maggior controllo sui progetti e analisi accurata dei costi di ciascuno
  • maggiore produttività ed efficienza dei dipendenti, con analisi dettagliata del carico di lavoro di ognuno di essi

Chi cerca un sistema capace di unire CRM, strumenti per la gestione operativa e finanziaria dei progetti, strumenti per il forecasting, strumenti per la gestione di business internazionali e strumenti per la gestione delle idee potrà trovare in NetSuite SRP la soluzione completa e affidabile su misura per la sua azienda.

Gli step per l'implementazione del software di Project Management

Questo periodo di stop forzato e di rallentamento delle attività dell’azienda rappresenta il momento ideale per implementare un nuovo software per il Project Management, dalla configurazione dell’ambiente alla formazione del personale sullo strumento.

Anche in questo caso a differenza dei competitor chi sceglie NetSuite SRP può contare su una formazione da parte dei tecnici di persona, ideale per quelle aziende che hanno ancora poca dimestichezza con gestionali e tool per la gestione di attività e progetti, ma che vogliono utilizzare questo periodo per pianificare la crescita del loro business.
In linea generale, l’implementazione di un software gestionale dura non meno di tre mesi e prevede alcuni passaggi obbligati, tra cui:

Analisi approfondita della situazione di partenza,

Durante questa fase si analizzano le esigenze del business in modo da personalizzare lo strumento di Project Management. Tutti i requisiti vengono inseriti nel Business Requirements Document e, successivamente, gli specialisti provvederanno alla personalizzazione del tool sulla base delle informazioni ricevute.Il risultato sarà un software su misura, agile e performante.

Configurazione del sistema e fase di test

La fase di test parte dai dipendenti, che potranno contare non solo su assistenza da remoto, ma anche sulla formazione di persona per scoprire tutti i segreti del software. Il nostro consiglio è quello di coinvolgere nella fase di implementazione tutte le risorse, dipendenti e naturalmente Project Manager, che dovranno utilizzare attivamente il software durante il lavoro in modo da far emergere subito eventuali criticità e ottenere la migliore formazione. Solo un personale accuratamente formato potrà sfruttare nel migliore dei modi tutte le funzionalità messe a disposizione della tua azienda da NetSuite.

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