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Commercialista e sistema ERP: come creare sinergia per il controllo totale della contabilità

Marina Belli,

Commercialista e sistema ERP: come creare sinergia per il controllo totale della contabilità

Il sistema ERP è sempre più ambito dalle PMI italiane sulla strada della digitalizzazione. I motivi sono diversi, ma sta di fatto che una volta conosciuti e compresi, ci si affretta a smantellare il vecchio sistema per far spazio a questi nuovi software più rapidi da implementare, semplici da usare e anche molto più convenienti da un punto di vista economico. Il sistema di gestione integra strumenti capaci di processare attività ordinarie e più impegnative, con vantaggi evidenti, primi fra tutti l’enorme risparmio di tempo e risorse. In questo panorama, qual è il ruolo del commercialista? Vediamo insieme perché affidarsi a entrambi, software ERP e commercialista, per avere il controllo totale della 

Rivoluziona la tua contabilità con il software ERP!


In una piattaforma ERP si nasconde un mondo di funzioni diverse, declinabili a seconda dell’azienda. Ricorrono variabili comuni un po’ a tutte, come la possibilità di semplificare il flusso di informazioni; aggregare e centralizzare risorse digitali eterogenee, accessibili in tempo reale da chiunque si connetta online; creare e condividere documenti senza inviarli per mail o, peggio ancora, passarli sui supporti cartacei; automatizzare procedure e gestire flussi di lavoro; analizzare dati su vendite, acquisti, gestione magazzino, ecc., e metterli in relazione fra loro per monitorare l’andamento globale.

Abbiamo ancora bisogno del commercialista?

La crescita delle imprese va di pari passo con la capacità di cambiare pelle, soprattutto in un momento di grande trasformazione digitale. Piccoli e grandi imprenditori alle prese con la frenetica e caotica amministrazione aziendale sanno di poter contare su strumenti intelligenti, e su un ambiente digitale centralizzato dove circola materiale accessibile a dipendenti e collaboratori esterni. La contabilità è un esempio lampante e ottimo banco di prova per misurare l’efficienza del sistema ERP nel processare in autonomia alcune delle funzioni più importanti per ogni azienda. E proprio per agevolare e migliorare la gestione contabile aumenta la domanda delle tecnologie in grado di automatizzare le operazioni amministrative. Ma allora che fine fa il professionista che da sempre supporta le imprese nella delicata gestione contabile? La domanda nasce spontanea, perché se l’azienda si affida all'automazione della macchina, allora vuol dire che possiamo rinunciare alla consulenza del commercialista?

Niente affatto! Questa figura resta assolutamente necessaria, a maggior ragione se in azienda manca il referente esperto nella contabilità, finanza e fisco. Il software può ben sostituire il lavoro dell’uomo, automatizzando alcune attività, alleggerendolo da quelle più ripetitive e ordinarie; ma lavora al fianco del commercialista per gestire le procedure più impegnative che devono restare sotto la giurisdizione e la supervisione dell’occhio umano.Ogni azienda ha bisogno di accedere a tutte le conoscenze legate al vasto mondo della contabilità, e in mancanza di esperti interni – come spesso accade soprattutto nelle piccole imprese – il commercialista resta l’indiscusso esperto umano della materia contabile e fiscale. Un professionista irrinunciabile perché aggiornato su ogni modifica alla normativa fiscale, perché abile nell'ottimizzare le risorse finanziarie e nel curare i rapporti con enti e istituzioni, in caso di avvisi, ispezioni o contenziosi.

Tutto questo un software non potrebbe farlo. Quello che invece spetta al software gestionale è offrire un punto di incontro tra azienda e commercialista, affinché possano “dialogare” all’interno della piattaforma, quindi scambiare documenti in un ambiente protetto e accessibile da qualsiasi device.

Il software per la contabilità elabora dati in tempo reale, riduce errori e costi operativi

Partiamo dal presupposto che un sistema ERP permette di eseguire funzioni automatiche anche senza conoscenza settoriale. Questo significa che l’azienda mantiene il controllo di alcune operazioni, come l’inserimento dei dati per esempio. Una volta generati, il commercialista può accedere alla piattaforma per controllarli, fare modifiche e/o correzioni ai documenti. In questo modo, puoi abbattere i costi operativi perché diminuisce il lavoro a carico del commercialista e con esso il costo della parcella.

Le operazioni che puoi eseguire con il software gestionale sono diverse: 

  • contabilità generale e semplificata / contabilità professionisti
  • IVA e ritenute d’acconto
  • ratei e risconti
  • cespiti
  • Intrastat
  • Bilancio UE / Nota Integrativa / Inventari
  • gestione F24
  • analisi di bilancio

Entriamo nel dettaglio con qualche esempio concreto. Poni il caso della fattura: puoi inserire qualsiasi dato – nome del fornitore, prodotto acquistato, scadenze di pagamento ecc. – per ottenere i documenti associati e per lasciar processare le fatture in automatico, incluse quelle CEE ed Extra CEE; calcolare IVA e ritenuta d’acconto. Oltre alle fatture, puoi inserire ordini, pagamenti, registrare incassi e relativi movimenti di banca ecc. Il sistema ERP applica le regole di scritture contabili a seconda del tipo di operazione, generando automaticamente registrazioni contabili e scritture di prima nota. Dati, documenti e report generati si possono consultare / condividere e modificare all’interno della piattaforma, accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo.

Qualora venga abilitato, il commercialista può anche eseguire programmi di calcolo per conto del cliente; effettuare verifiche (nel caso degli obblighi previsti dalla normativa); inserire dati come le scritture di prima nota; stampare il libro giornale; elaborare il bilancio di verifica per darne conto all'azienda.
Tramite il una soluzione software, pertanto, si possono ottenere risultati interessanti in termini di elaborazione e condivisione dei dati in tempo real, una necessità sempre più richiesta dalle aziende, ma anche automazione delle procedure e riduzione del rischio di errori umani. Tutte queste caratteristiche permettono, chiaramente, in ultima analisi di tagliare costi ed essere sempre aggiornati sulla presenza di eventuali anomalie.

Software ERP Cloud-based per la contabilità 

Veniamo al nocciolo della questione: come scegliere il sistema ERP?
La ricerca del migliore deve partire da tre caratteristiche qualificanti che puoi permetterti grazie alla tecnologia Cloud-based: economico, semplice e sicuro.
In qualche caso l’adozione del software crea dubbi e perplessità, soprattutto se si è sprovvisti di informazioni sulle caratteristiche tecniche, sui costi di sviluppo e manutenzione.

I gestionali ERP moderni, quelli che stanno digitalizzando le PMI italiane più competitive, poggiano su infrastrutture Cloud-based. Da un punto di vista economico, queste tecnologie comportano notevoli vantaggi rispetto alle infrastrutture tradizionali, solitamente appesantite dai costi per il rinnovo delle licenze, gli aggiornamenti, la manutenzione, l’acquisto di server e hardware, l’assistenza, ecc.

Al contrario, il gestionale Cloud-based ti libera da costi e infrastrutture perché prevede un abbonamento annuale senza costi di licenza, nonché l'assenza di costi legati ad acquisto, adattamento server o hardware. Gli aggiornamenti sono, inoltre, rapidi e veloci in quanto avvengono direttamente online e proprio questa sua caratteristica ne facilità l'integrazione con sistemi preesistenti. Il supporto tecnico, infine, è compreso nel servizio: un ulteriore costo in meno.


Per vedere da vicino come lavora un gestionale in Cloud, ti consigliamo quello prodotto dall’azienda americana Netsuite, con provider italiano Nexil. Uno dei sistemi più diffusi nelle PMI italiane che integra il software per la contabilità su abbonamento annuale, senza alcuna installazione su disco e con assistenza inclusa. Per approfondire l'argomento, scarica il nostro eBook gratuito "Contabilità senza pensieri con il software ERP"!

Contabilità senza pensieri con il software ERP

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