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8 consigli per la definizione di un ottimo Project Plan

Marina Belli

Marina Belli, 6 marzo 2020 | Project Management (PM)

Qualunque sia il piano di business che si ha in mente, prendere delle decisioni senza aver prima definito un buon project plan è sempre una scelta azzardata che ne renderà molto difficile il successo. Quello che serve è una visione più ampia di tutto ciò che dovrà accadere e come verrà realizzato.

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È proprio questo che si ottiene da project plan: una pianificazione dettagliata del tempo, dei modi, delle persone, degli approvvigionamenti e di tutto ciò che è necessario alla buona riuscita del progetto. Vediamo dunque più in dettagli che cosa è un project plan e otto consigli da seguire per realizzarne uno di successo.

Che cos’è un Project Plan?

Un project plan non è solo l'elenco delle attività che dovranno essere svolte e le relative date in cui verranno svolte. La pianificazione di un progetto deve stabilire i passaggi necessari per definire gli obiettivi del progetto, chiarire la portata di ciò che deve essere fatto e sviluppare l'elenco delle attività per farlo. Nella fase di pianificazione del progetto, le attività sono varie e cambiano a seconda del progetto. Tuttavia, è necessario, oltre alle attività, definire anche i processi, la governance e la struttura che permetteranno di svolgere le attività pianificate senza intoppi. L’insieme di tutte queste informazioni danno vita a tutta una serie di documenti che andranno a costituire il project plan.

Grazie ad un buon project plan sarà anche possibile monitorare più facilmente i progressi nella realizzazione di quanto pianificato consentendo di prendere decisioni tempestive, se necessario, per riportare il progetto nei binari corretti. Poiché la pianificazione del progetto consiste nel capire cosa fare e come farlo, ¬è necessario coinvolgere molte persone attraverso workshop, riunioni individuali, sondaggi o focus group dei clienti per raccogliere e validare i requisiti. Anche uno strumento di gestione del project plan, come per esempio NetSuite, risulterà essere incredibilmente utile per annotare le cose importanti da includere nel piano del progetto.

Quali sono gli elementi essenziali di un Project Plan?

Gli elementi di cui si compone un Project Plan sono i seguenti:

  • SOW

  • Elenco delle risorse

  • WBS

  • Diagramma delle tempistiche

  • Piano dei rischi

SOW è l’acronimo di Statement Of Work, un documento che definisce cosa bisogna fare ed entro quando. Tipicamente un SOW contiene la descrizione dettagliata del progetto, delle sue fasi, delle attività che costituiscono ogni fase, delle tempistiche, degli output di ogni fase, delle date delle sue revisioni e delle sue milestone. Vi è inoltre specificato l’elenco delle persone che prenderanno in carico ogni attività e l’elenco dei requisiti e delle caratteristiche del prodotto/servizio da realizzare con eventuali riferimenti a leggi, normative, standard e criteri di accettazione. Contiene il piano dei pagamenti riferiti alle diverse fasi del progetto secondo il Base Agreement e legato ad eventuali criteri di accettazione delle diverse fasi ed infine eventuali requisiti contrattuali come la gestione delle proprietà intellettuali o la gestione degli accordi di riservatezza.

L’Elenco delle risorse è una lista che contiene un riferimento a tutte le risorse necessarie per la realizzazione del progetto con uno studio sulla loro disponibilità in termini di persone, strumenti, macchinari, impianti, ecc.

Il WBS (Work Breakdown Structure) è una scomposizione gerarchica orientata ai risultati del lavoro che deve essere eseguito dal team di progetto per raggiungere gli obiettivi prefissati e creare i risultati richiesti. Una WBS è la pietra d’angolo di una efficace pianificazione, esecuzione, controllo, monitoraggio e reportistica del progetto. Tutto il lavoro contenuto all'interno della WBS deve essere identificato, stimato, programmato e preventivato.

Le tempistiche del progetto vengono generalmente riportate mediante un diagramma di Gantt in cui ogni barra corrisponde ad una attività della Work Breakdown Structure, corrisponderà una barra del diagramma di Gantt, gli estremi della barra rappresentano le date pianificate di inizio e fine, la lunghezza della barra ne rappresenta, invece, la durata pianificata. Lo scopo principale della gestione dei tempi di progetto è quello di assicurare che l’esecuzione delle attività progettuali sia il più possibile aderente a quanto pianificato, intervenendo con modifiche ove sia necessario.

Il Piano dei rischi è un documento che identifica tutti i rischi potenziali che sono stati presi in considerazione in vista della realizzazione del progetto e le azioni preventive associate alla loro eliminazione o mitigazione.

Come creare un Project Plan di successo?

Ecco 8 punti da tenere in considerazione nella stesura di un project plan:

1. Definisci il tuo scopo

Lo scopo e gli obiettivi del progetto devono essere estremamente chiari, ben definiti e misurabili per non compromettere il successo dell’intero progetto. È utile scrivere gli obiettivi in una scheda e collegali alle parti interessate a cui si rivolgono.

2. Stabilisci le risorse di cui avrai bisogno e specifica ogni loro mansione

Chiariti gli obiettivi sarà necessario stabilire le risorse necessarie per lo svolgimento delle varie attività. Per ciascuna risorsa è bene specificare nel modo più dettagliato possibile tutte le mansioni previste in modo da evitare sovrapposizioni di ruoli o lacune nello svolgimento di determinate attività.

3. Stabilisci dei traguardi intermedi all’obiettivo finale

Stabilire dei traguardi intermedi rispetto all’obiettivo finale consente di monitorare l’intero processo man mano che questo si evolve. In questo modo si potranno apportare correzioni o modifiche all’intero piano qualora non venissero rispettati i tempi previsti.

4. Assicurati di collegare tutte le attività tra di loro

Non esiste progetto in cui vi siano attività fine a loro stesse. Ciascuna attività è necessariamente collegata ad altre attività e il loro progresso può evolvere in sinergia o in modalità esclusiva. Se si hanno ben chiari a priori i vari collegamenti tra le attività, sarà più facile monitorarne l’evoluzione reciproca.

5. Registra tutto

È buona abitudine registrare tutto quello che avviene nello svolgimento delle varie attività. Questo permetterà di risalire ad eventuali fault o punti critici in caso di problemi. Il log di registrazione sarà parte integrante del project plan durante tutta la sua evoluzione.

6. Tieni sempre a portata di mano le informazioni più aggiornate

Le informazioni più aggiornate sono quelle relative allo stato attuale del progetto. Averle a portata di mano ti consentirà di accedervi facilmente per poter verificare che tutto stia andando secondo le previsioni

7. Tieni traccia del tempo

Un utile consiglio è senza dubbio quello di sovrapporre al diagramma di Gantt ideale (quello elaborato in fase di pianificazione), il diagramma di Gantt reale, ovvero sovrapporre il reale avanzamento delle attività per compararlo in modo immediato con quello pianificato e scoprire eventuali incongruenze.

8. Mantieni una buona visione dello stato di avanzamento di un progetto con il supporto di uno strumento specifico

Tenere le redini di un intero project plan non è cosa semplice soprattutto quando le attività e le risorse in gioco sono in numero considerevole. Per questo è buona norma affidarsi a strumenti informatici che permettano di implementare quanto visto in modo grafico semplice e intuitivo.

I giusti tool per la definizione di un ottimo Project Plan

Come accennato al punto 8 del paragrafo precedente, utilizzare un tool di Project plan è un requisito fondamentale per un buon monitoraggio del progetto. In rete sono disponibili numerosi strumenti di questo tipo, alcuni più adatti a progetti caratteristici di aziende produttive, altri più adatti a progetti di aziende di servizi. Tra questi ultimi, uno dei migliori è NetSuite SRP che offre una soluzione completa di pianificazione delle risorse dei servizi (Service Resource Planning) con moltissime funzionalità: dalla funzione CRM all'automazione dei servizi professionali (PSA), alla contabilità, fino alla pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

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