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Contract Renewals: rinnovare in automatico le licenze grazie a NetSuite

Marina Belli,

NetSuite: rinnovo automatico delle licenze

Per un’azienda di servizi è essenziale coordinare con la massima precisione il processo relativo alla gestione di licenze e contratti.

Immagina ad esempio un’azienda di software: tanto per il reparto commerciale quanto per il reparto amministrativo sarà importante gestire con accuratezza le nuove licenze attivate per i nuovi clienti, ma anche i rinnovi annuali dei diversi contratti già in essere.

Con un ERP moderno come Oracle NetSuite, tutte queste operazioni vengono automatizzate e rese quindi molto più facili e veloci!

 

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Immagina ancora che l’azienda in questione abbia un numero molto corposo di licenze o di canoni di assistenza che devono essere rinnovati con cadenze temporali diverse (mensili, annuali, ecc): grazie al sistema gestionale non sarà il singolo utente a doversi ricordare e a dover manualmente creare dei rinnovi per ogni singolo contratto, ma sarà il sistema stesso che, attraverso un semplice workflow, procederà al rinnovo automatico delle licenze del contratto secondo il termine di scadenza preimpostato. Un bel risparmio di tempo e di lavoro!

Contract Renewals: il modulo di NetSuite per il rinnovo automatico delle licenze

Contract Renewals di NetSuite

Oracle Netsuite permette di gestire licenze, canoni e contratti attraverso uno specifico modulo chiamato Contract Renewals, il cui funzionamento è davvero molto intuitivo: quando viene creato un nuovo ordine di vendita, il sistema genera un contratto contenente informazioni fondamentali come i termini, una data di inizio e una data di fine.

Alla data di scadenza, per esempio dopo un anno nel caso delle licenze software annuali, la transazione di rinnovo verrà generata automaticamente e conterrà solo quei particolari articoli che erano stati impostati come rinnovabili.

Per ogni articolo possono inoltre essere configurate delle specifiche linee di prodotto che aiuteranno l’utente a determinare quali righe della transazione saranno prese in considerazione quando saranno calcolati i costi di assistenza o di manutenzione, qualora quest’ultima venga addebitata come percentuale di una licenza.

Configurare canali di vendita multipli

Configurare canali di vendita multipli

Molto spesso le società di servizi collaborano con diversi partner che supportano l’azienda nel fornire le migliori soluzioni ai propri clienti. A tale proposito, attraverso il modulo Contract Renewals, NetSuite offre la possibilità di configurare canali di vendita multipli utili per indicare le diverse modalità distributive attraverso cui l'azienda propone i propri prodotti sul mercato.

  • Utente finale (end user): il cliente che utilizza o registra il prodotto.
  • Rivenditore (reseller): il rivenditore acquista il prodotto dall’azienda e lo rivende a un utente finale.
  • Distributore (distributor): i distributori acquistano dall’azienda e vendono il prodotto a un rivenditore o utente finale. Il distributore consegna il prodotto e fattura l'acquirente.

Collegare strategie di marketing ai contratti

Collegare strategie di marketing ai contratti

Ma la forza del modulo Contract Renewals non si ferma qui: sui contratti possono essere infatti applicate strategie di marketing come upsell e scontistiche.

Gli upsell vengono generati attraverso la creazione di ordini di vendita che vengono agganciati a un contratto preesistente. Uno o più nuovi articoli saranno quindi collegati alla vecchia transazione: in tal modo lo storico di tutte le operazioni sarà preservato e in ogni momento sarà possibile risalire alla documentazione dei diversi acquisti effettuati dai nostri clienti.

Gli sconti invece si differenziano in tre categorie distinte.

  • Sconti sulla transazione: influiscono su tutte le righe dell’ordine (e del relativo contratto) ma non possono essere rinnovati.
  • Sconti sulla riga non rinnovabili: influiscono su una singola riga della transazione ma non possono essere rinnovati.
  • Sconti sulla riga rinnovabili: influiscono su una singola riga della transazione e sono memorizzati nell’anagrafica dell’articolo. Questi sconti possono essere rinnovati insieme al rinnovo automatico delle licenze e del contratto.

Un sistema ERP avanzato come Oracle NetSuite offre una vasta e variegata quantità di soluzioni per gestire a tutto tondo le diverse casistiche di gestione dei contratti e licenze, riducendo al minimo i tempi operativi e la possibilità di errori manuali.

 

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