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La differenza tra To-Do List, Task Management e Project Management software

Gaia Tedeschi,
task management

Il Project Management è un elemento chiave per tutte le aziende: piccole, medie o grandi che siano. Ciò che le differenzia sono le diverse necessità che hanno. Quando decidi di acquistare un software per gestire i tuoi progetti, devi tener presente la vera natura del tuo business e tutti gli aspetti che lo caratterizzano. Fare la giusta scelta garantisce che tu non investa tempo e denaro in un software sbagliato per le tue esigenze.

Tra le soluzioni a te disponibili ci sono software di To-Do List, Task Management e Project ManagementApparentemente potrebbero sembrare lo stesso tipo di soluzione, o soluzioni molto simili tra loro, ma nella realtà sono tre sistemi completamente diversi ed adatti ad esigenze ben precise. Vediamo dunque quali sono e quando è meglio scegliere una soluzione piuttosto che l’altra.

 

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Prima di decidere quale soluzione scegliere ci sono tanti aspetti da valutare: quali sono le caratteristiche essenziali per il tuo business? Quali sono invece quelle che, al momento, risultano superflue anche se molto interessanti? Il software è facile da usare? Rientra nel tuo budget?

La prima cosa da chiarire è: cosa ti serve realmente? Cerchi un semplice strumento di monitoraggio di progetti, uno strumento con funzionalità avanzate o uno strumento di collaborazione di tipo social? Anche se hai le risposte a queste domande, sappiamo perfettamente che non hai tempo per provare le centinaia di software reperibili in commercio, e per questo cerchiamo in questo articolo, di illustrare il mercato dei software di Project Management e le soluzioni dedicate alle diverse tipologie di imprese.

Le tre tipologie di software prese in considerazione sono:

  • To-Do-List
  • Task Management
  • Project Management

Software To-Do List per gestire liste di task

I software To-Do List permettono di gestire una lista di cose da fare e sono quindi adatti agli imprenditori che gestiscono da soli attività ripetitive. Un software di questo tipo permette di semplificare il processo di gestione delle varie attività e non richiede specifiche competenze per poterlo utilizzare. Tipicamente un To-Do List software offre la possibilità di:

  • Creare e condividere elenchi di cose da fare: puoi creare un elenco di attività e assegnarle a te stesso o ai tuoi colleghi.
  • Tracciare le attività: puoi impostare avvisi per ricordare all'utente le attività che si stanno avvicinando alla data di scadenza.
  • Assegnazione di priorità alle attività mediante etichette: puoi aggiungere colori o etichette per contrassegnare le attività importanti.
Queste caratteristiche rendono la To-Do-list un'ottima soluzione per la gestione delle attività personali, quindi ideale per imprenditori singoli, liberi professionisti o piccoli team di quattro o cinque persone al massimo.

Software di Task Management per pianificare le attività

Un software di Task Management è ideale per piccoli team che lavorano su progetti comuni e offre funzionalità di gestione delle attività più avanzate rispetto ad un software To-Do List. Ad esempio, è possibile gestire le attività in modo più dettagliato, visualizzandole secondo il metodo Kanban o utilizzare un sistema a punti per capire visivamente lo sforzo necessario per completare un'attività.

In sintesi, un Task Management software ti permette di:

  • Pianificare le attività del team: puoi creare e assegnare compiti ai membri del team inserendo una descrizione dell'attività, la data di scadenza e altri utili dettagli.
  • Monitorare l'avanzamento dell’attività: puoi visualizzare le attività completate e in sospeso; entrare nei dettagli delle attività non ancora completate e visualizzare la percentuale di completamento.
  • Modificare e assegnare una priorità alle varie attività: puoi copiare e riutilizzare interi elenchi di attività, contrassegnare le attività utilizzando etichette e usare diversi colori per definire la priorità di ogni attività.
  • Ricevere notifiche sulle attività: puoi impostare un sistema di notifiche (via email o notifiche push su App) per avere un promemoria sulle attività imminenti.

Queste caratteristiche consentono di ridurre gli errori di gestione delle attività e risultano utili nella pianificazione delle attività. È inoltre possibile visualizzare le interdipendenze delle attività per identificare chi deve completare il proprio lavoro per poter sbloccare il task di altri.

Tuttavia, i software di Task Management presentano meno funzioni rispetto ad una soluzione completa di Project Management, quindi non sono lo strumento migliore per la gestione di progetti complessi, ma sono comunque ottimi per ridurre gli errori umani e le inefficienze derivanti dalla gestione delle attività tramite un “semplice” foglio Excel.

Software di Project Management per progetti più complessi o necessità di automazione

Un software di Project Management consente alle aziende di gestire molteplici aspetti di un progetto come il roadmapping, il monitoraggio dei traguardi, la comprensione dei rischi, il calcolo del budget. Ecco in dettaglio cosa puoi fare utilizzando un software di questo tipo:

  • Gestire le attività: puoi creare, pianificare e assegnare compiti ai membri del progetto; impostare le attività basilari e tracciare il completamento di tutte le attività previste.
  • Collaborare in team: puoi utilizzare spazi di lavoro online in cui i membri del team possono commentare le attività, visualizzare i calendari degli altri, chattare e collaborare con estrema facilità.
  • Archiviare e condividere documenti: puoi creare un repository centralizzato in cui salvare i file di progetto importanti e tracciare le modifiche delle varie versioni dei documenti.
  • Pianificare progetti e attività: puoi impostare gli obiettivi del progetto e delineare i risultati finali utilizzando strumenti integrati, come ad esempio i diagrammi di Gantt.
  • Creare report: puoi creare report inerenti lo stato del progetto, tenere traccia dei costi e valutare le prestazioni del team sui pannelli di report che possono contenere grafici, diagrammi di flusso delle attività, e così via.

Tale soluzione è adatta soprattutto per le aziende che gestiscono progetti a lungo termine, hanno la necessità di gestire più parti interessate e un team di oltre 10 membri. 

Una soluzione di questo tipo può essere ancora più completa se integrata con sistemi aziendali come CRM e gestionali ERP. A differenza di una semplice soluzione di gestione delle attività che consente solo di pianificare e gestire le attività, tali strumenti di Project Management consentono di pianificare l'intero ambito del progetto, monitorare i budget, creare fatture, fare un inventario delle risorse o calcolare il loro carico e altro ancora. In tal caso, una soluzione di Project Management integrata è adatta sia per una PMI che per una impresa piuttosto grande, che necessita di gestire progetti ampi e complessi.

L'automazione che questi software di Project Management offrono, può togliere un carico importante dalle spalle dei Project Manager. Ad esempio, questi software possono ottenere aggiornamenti dal team, produrre report e generare avvisi di allerta quando vengono rilevati problemi, gestire in modo automatico licenze, canoni e contratti o allocare automaticamente costi e ricavi.

Ovviamente una soluzione del genere richiede una curva di apprendimento e, solitamente, è possibile eseguire l'aggiornamento a un piano più avanzato una volta che il team è a proprio agio con lo strumento e si inizia a riscontrare il beneficio dalla soluzione adottata.

 

Riassumiamo in una tabella le caratteristiche delle tre soluzioni esaminate in questo articolo specificando per ciascuna quando è consigliato adottarla e quando no:

 

SOLUZIONE INDICATA PER: NON ADATTA SE:
To-do list Singolo imprenditore e piccoli team. Se hai compiti che devono essere suddivisi o eseguiti con l'aiuto di più membri.
Task management Primo approccio alla gestione delle attività, per piccole imprese con progetti non troppo estesi. Se hai bisogno di una pianificazione strategica e dettagliata dei progetti. Se lavori con un team numeroso e geograficamente dislocato nel territorio.
Project Management Piccole, medie o grandi aziende che gestiscono progetti più complessi o con la necessità di automatizzare i processi. Se si gestiscono progetti piccoli e semplici. Possono essere costosi per singoli imprenditori e piccoli team.

 

 Per facilitare la scelta della migliore soluzione di Project Management, ti consigliamo di scaricare l’ebook gratuito "I 7 migliori strumenti di Project Management" che ti permetterà di valutare le varie caratteristiche delle 7 migliori soluzioni che abbiamo individuato sul mercato.

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