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Fattura elettronica: niente panico! Come ovviare alle problematiche più frequenti

Marina Belli,

Fattura elettronica-ovviare alle problematiche più frequenti

La fatturazione elettronica verso la PA ha rappresentato solo l’inizio. Dal 1 Gennaio 2019 ha preso avvio la fatturazione elettronica anche per il mercato B2B, con l’obbligo di legge di emettere, trasmettere e conservare le fatture in formato digitale per tutti i soggetti residenti in Italia.

Questa nuova fase, considerata una vera svolta epocale e accolta dalle imprese con preoccupazione e ansia diffusa, sta avendo un impatto molto più ampio rispetto alla precedente condizione: se per le fatture tra aziende e Pubblica Amministrazione si parlava solo di qualche decina di milioni, per il B2B invece i numeri aumentano sensibilmente arrivando ad oltre un miliardo di fatture all’anno. Inoltre, questione ancor più importante, questo notevole cambiamento di paradigma riflette la diversa maturità tecnologica delle aziende coinvolte: da quelle che si sono trovate improvvisamente a dover digitalizzare l’intero ciclo dell’ordine per la prima volta a quelle che invece, già da diverso tempo, si erano preoccupate di implementare internamente un processo di trasformazione digitale e che per questo motivo si sono trovate di gran lunga più avvantaggiate.

 

Scopri come minimizzare le problematiche della fattura elettronica!

 

In linea generale sembra comunque che la fatturazione elettronica abbia portato più problematiche che vantaggi. Secondo un’indagine del Sole24Ore, a più di un mese dal suo debutto, sei operatori su dieci hanno avuto problemi frequenti con la fattura elettronica. E questo non tanto per colpa delle infrastrutture tecnologiche, quanto per la mancata preparazione e la scarsa informazione sulle corrette procedure di fatturazione.

Che tu utilizzi un processo completamente automatizzato attraverso un sistema gestionale o che tu sfrutti gli altri sistemi gratuiti messi a disposizione dalla Agenzia delle Entrate, vediamo di fare chiarezza e di capire come è possibile risolvere i problemi più comuni e ricorrenti.

Le comuni problematiche della fattura elettronica

Il contenuto di una fattura elettronica è lo stesso della tradizionale versione cartacea, l’unica cosa che cambia è il modo in cui tale contenuto è scritto e trasmesso. Le fatture vengono infatti scritte in XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio in grado di facilitare il controllo e la validità dei documenti attraverso specifiche regole di sintassi.

Il file in formato XML, l’unico formalmente valido, deve essere prima di tutto firmato elettronicamente per garantirne l’originalità, e successivamente inviato al destinatario utilizzando il sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI).

Quest’ultimo, oltre a rappresentare la sola strada obbligatoria su cui devono transitare le fatture tra fornitori e clienti, ha anche il compito di informare il mittente sull’esito delle operazioni, comunicando quando la fattura è stata accettata, quando è stata ricevuta e, nel caso in cui sia stata scartata, specificare gli errori rilevati.

Se negli ultimi giorni hai ricevuto dei messaggi di scarto per le tue fatture e hai rischiato di impazzire cercando di comprenderne il motivo, niente panico. Tra gli errori più comuni che generano i messaggi di scarto si registrano:

  • file non conformi alle specifiche tecniche
  • la duplicazione di invii
  • dati non validi o incompleti

La duplicazione degli invii è spesso riconducibile al fatto che l’utente dubita di aver fatto in modo corretto il primo invio e rimanda quindi nuovamente una fattura identica.

Nel terzo dei casi sopra descritti, invece, risultano presenti delle anomalie nei dati inseriti ed è necessario quindi controllare e correggere la fattura incriminata. I dati che solitamente sono più soggetti ad inesattezze o imprecisioni sono in particolare quelli anagrafici: ad esempio una partita IVA errata o un campo mal compilato per l’indirizzo. Oppure ancora l’utilizzo di caratteri speciali non riconosciuti dall'Agenzia delle Entrate nelle descrizioni (occorre infatti prestare molta attenzione ad accenti e apostrofi) o la mancanza del preciso Riferimento Normativo all’interno della Natura del Codice IVA.
In casi come questi sarà sufficiente controllare la fattura ed apportare le debite correzioni.

Lo stato della mia fattura elettronica è: "Mancata consegna"

Cosa accade invece quando lo SdI restituisce lo stato di “mancata consegna”? Onde evitare dubbi interpretativi, chiariamo fin da subito che una fattura con mancata consegna al destinatario è da considerarsi comunque valida: infatti, nonostante lo SdI non sia riuscito a consegnare la fattura, essa rimane comunque a disposizione del destinatario nel sito dell’Agenzia delle Entrate. 

In particolare, se la fattura è B2B, significa che il Sistema di Interscambio non è riuscito a consegnare il documento al destinatario per cause tecniche inerenti il sistema ricevente (ad esempio, una casella PEC piena o non attiva), oppure perché l'indirizzo telematico (codice destinatario o indirizzo PEC) non è stato inserito correttamente sulla fattura. Il nostro consiglio è quello di contattare il cliente informandolo che la fattura è stata regolarmente inviata ed è a sua disposizione presso il portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

In caso invece di fattura B2C, la notifica di mancata consegna è normale consuetudine. Questo perché la normativa prevede che un privato provvisto unicamente di codice fiscale non sia obbligato a ricevere la fattura in formato elettronico. Si potrà quindi procedere a consegnare una copia cartacea o in formato PDF al cliente.

Come ottimizzare la fatturazione elettronica

Nonostante la fatturazione elettronica sia in vigore già dal primo gennaio 2019, molte aziende stanno ancora soffrendo il passaggio a questa nuova metodologia. Fin qui abbiamo visto come risolvere le problematiche più comuni e come poter implementare un processo di invio snello e senza intoppi. Ma come valorizzare ancora di più questo nuovo procedimento e renderlo più efficiente, magari con il supporto di un sistema gestionale in grado di automatizzare il processo e tagliare i costi? Scoprilo scaricando il nostro ebook gratuito "L’anatomia della perfetta fattura elettronica".

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