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I fattori da considerare nel calcolo del TCO di un software ERP Cloud

Gaia Tedeschi,

I fattori da considerare nel calcolo del TCO di un software ERP CloudNell'intero ecosistema di software presenti in azienda, ciò che non può mancare è l'Enterprise Resource Planning. È possibile ricorrere a un ERP on-premise oppure affidarsi a una soluzione cloud, i cui benefici sono ormai assodati e ben documentati.

Gli ERP Cloud automatizzano i tuoi processi, ti offrono quella mobilità necessaria a rispondere prontamente alle richieste del mercato e si adattano alle tue specifiche esigenze. Questi vantaggi, però, hanno un prezzo.

 

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Anzittutto dobbiamo tener presente che, prima di procedere all'implementazione di un qualsiasi software, le aziende devono poter conoscere tutti i fattori che ne determinano il costo totale. Quando si parla di software sarebbe riduttivo considerare il solo costo della licenza: è opportuno infatti considerare anche tutti i costi necessari alla sua installazione e gestione, alla manutenzione dell'hardware e all'utilizzo delle risorse che dovranno utilizzarlo. In questo modo andiamo a calcolare il Total Cost of Ownership (TCO) cioè il conto di tutti i costi del ciclo di vita di una tecnologia informatica.

Ciclo di vita

La prima cosa da considerare è che un ERP, on-premise o cloud che sia, è il cuore pulsante della struttura IT aziendale. È il sistema su cui forse bisogna maggiormente ponderare in fase d'acquisto e che, data la sua importanza, difficilmente verrà sostituito senza prevedere un ben chiaro piano di change management che coinvolga l'intera azienda. Il TCO di un ERP è infatti sì calcolato considerando il prezzo di acquisto e le spese di implementazione, ma include anche i costi previsti per gli anni in cui il sistema sarà operativo, solitamente tra i 5 e i 10 anni. Un periodo piuttosto lungo se consideriamo la maggior volubilità degli altri software.

Le iniziali spese per un ERP riguardano generalmente l'hardware, i diritti di licenza software e il personale IT necessario all'implementazione e alla configurazione. Per quanto possa sembrare semplice considerare questi costi, ci sono in realtà alcuni aspetti da considerare che non sempre sono di facile identificazione.

Possiamo suddividere il costo di un sistema ERP in tre componenti: licenze, infrastruttura, risorse.

Licenze

Quando ti affidi a un classico ERP on-premise, paghi la soluzione informatica al momento stesso dell'acquisto. Ma questo primo costo iniziale ne nasconde molti altri dietro di sé: devi infatti considerare il rinnovo delle licenze e il pagamento degli aggiornamenti, che ormai nei software più comuni possono arrivare a 3-4 all’anno, per non parlare dei momenti di stop e relativa indisponibilità del sistema legati all'installazione dei vari aggiornamenti.

I sistemi ERP Cloud come NetSuite prevedono invece una soluzione a subscription: a fronte del pagamento di un abbonamento annuale, puoi assicurarti il continuo update del sistema basato sul cloud. Il tuo software sarà quindi sottoposto a micro-modifiche periodiche e sempre funzionali che ti permetteranno di lavorare ininterrottamente sulla piattaforma senza dover subire interruzioni causate dagli aggiornamenti (ad esempio, NetSuite è online il 99.99% del tempo). Inoltre il servizio di supporto e assistenza è sempre garantito e incluso nell’abbonamento.

La modalità a subscription di NetSuite prevede l'aggiornamento periodico del software secondo micro-modifiche

Infrastruttura

Il discriminante fondamentale nei sistemi Cloud risiede ovviamente nell'infrastruttura. Un sistema on-premise porta con sé tutta una serie di problematiche legate all'elemento fisico, come la gestione del disaster recovery, l'energia elettrica spesa per l'alimentazione dei server e degli impianti di raffreddamento, ecc. Le spese di manutenzione possono costarti ogni anno circa il 18% del prezzo del software: sarebbe come se tu ri-acquistassi il software ogni cinque anni! Con il Cloud invece i costi derivanti dall'istallazione dell'hardware in locale si riducono a 0, visto che la manutenzione (piccola quota compresa nella licenza) riguarda server non proprietari.

Il Cloud non necessita di hardware poiché il sistema si appoggia su server non locati in azienda

Risorse

I costi che spesso si dimentica di considerare riguardano la quantità di tempo che i dipendenti dovranno spendere per la gestione dell'ERP, pur continuando a svolgere regolarmente i propri compiti. Potrebbe essere necessario personale addizionale per seguire adeguatamente le nuove procedure. Un dirigente (o dirigenti) senior deve aderire al progetto e prendersi carico del change management, un impegno che richiede molto tempo ed energia; il suo ruolo è fondamentale per mantenere l'implementazione e la squadra sui binari giusti. Sono quindi da considerare costi e tempi legati alla riqualificazione e formazione dei dipendenti e a eventuali future personalizzazioni del sistema.

L'immagine che segue ben riassume quanto esposto finora. Con un software ERP Cloud puoi risparmiare nel lungo periodo più del 40% dei costi totali:

TCO di sistemi on-premise vs NetSuite ERP Cloud: analisi a 7 anni
(non sono considerati eventuali costi di implementazione)
TCO di sistemi on-premise (SAP e Microsoft) e TCO di NetSuite ERP Cloud

I fattori in gioco sono tanti, ed è ovviamente importante considerare in anticipo tutti i costi di un sistema ERP, in modo da non riceve brutte sorprese nel lungo periodo. Tuttavia, i vantaggi dell'implementazione di un sistema ERP Cloud sono indiscutibili: se desideri approfondire l'argomento, ti invito a scaricare l'ebook gratuito ERP: modernizzare le imprese con il cloud, cliccando sul pulsante qui sotto!

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