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I pro e i contro da valutare nella scelta del software di contabilità

Gaia Tedeschi,

 

I pro e i contro da valutare nella scelta del software di contabilità

Come scegliere il software di contabilità per l’azienda? Quali parametri considerare per valutare il miglior gestionale? Queste sono le domande più comuni quando arriva il momento di adottare o cambiare il sistema per gestire la contabilità. Un sistema la cui “salute” ed efficacia per forza di cose si riflettono sull’intero assetto aziendale. Pondera bene la scelta, valutando pro e contro delle diverse soluzioni per gestire la contabilità risparmiando sui costi e sullo spreco inutile di energie e risorse.

 

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Per mantenere un ritmo di lavoro fluido e ben orchestrato bisogna dotarsi di strumenti veloci che rendano semplici e automatiche le operazioni più pedisseque e complesse. Automatizzare le procedure deve essere uno dei principali benefici del software di contabilità. Per quanto riguarda questa attività, il polmone di ogni azienda, bisogna contare su un sistema intuitivo che ti permetta di mantenere il pieno controllo sulla gestione finanziaria, amministrativa e fiscale. Ovviamente di soluzioni software complete e integrabili ce ne sono tante e diverse, ma proprio questa pluralità paradossalmente rischia di trasformarsi in una disorientante confusione di acronimi, sigle e definizioni.

Come scegliere il software di contabilità?

La scelta di un software può cambiare in modo drastico come svolgiamo alcune delle attività più ricorrenti in ufficio o in azienda. In particolare, un software di contabilità automatizza quelle più impegnative di tipo amministrativo trasferite e gestite in toto in ambiente digitale con innumerevoli vantaggi, fra i quali l'automazione di procedure ordinarie e straordinarie; l'aumento di efficienza e produttività; la riduzione dei rischi di errore; la tempestività nell’elaborare informazioni condivisibili in tempo reale; riduzione del materiale cartaceo.

Basterebbe una sola domanda per mettere in chiaro i propri obiettivi: Quali procedure voglio migliorare che al momento creano rallentamenti, perdite di tempo e inoperatività?

Una valutazione obiettiva delle criticità più urgenti, risolvibili con la digitalizzazione dei processi, servirà a schiarire le idee e a fare una prima essenziale scrematura.

Chi decide quali vantaggi bisogna cercare in un software di contabilità?

Diverse sono le figure chiamate a valutare caratteristiche e vantaggi che deve garantire il software ERP per attagliarsi a un particolare contesto e attività. Fra queste possiamo annoverare figure manageriali come l’imprenditore che voglia avere un maggior controllo sull'azienda; il direttore amministrativo che voglia armonizzare i vari team; l’informatico responsabile IT capace di soppesare pro e contro dei vari software con la conoscenza tecnica. Al responsabile IT spetta sicuramente l’ultima parola sul software più adatto, quello che riassume le funzionalità in grado di rispondere ai desiderata enucleati e di risolvere le criticità emerse.

Al momento di ponderare le soluzioni più convenienti per l’azienda, ragiona anche su quello che sta accadendo in ambito tecnologico. I software ERP di ultima generazione integrano funzioni di Business Intelligence offrendo tool per estrarre e visualizzare dati tra loro integrabili. Puoi gestire tutto da dashboard, leggere diagrammi, grafici e report granulari personalizzabili, da condividere in tempo reale. Puoi impostare e monitorare KPI rilevanti per la gestione contabile; programmare notifiche automatiche monitorare tutto e intervenire con rapidità all'occorrenza, ad esempio quando superi un budget predefinito o quando una procedura non va a buon fine.

Software di contabilità: i pro e i contro da valutare

Abbiamo delineato le prestazioni di base che dovrebbe garantire un software di contabilità per essere veramente utile, ma la nostra disamina non è ancora completa. Passiamo adesso a  breve excursus di pro e contro da valutare fra alcune caratteristiche binarie che riguardano il software ERP!

1. ERP On-Premise oppure Cloud-based?

Noi un’idea ce la siamo fatta e non abbiamo dubbi: un software ERP Cloud-based ha solo pro rispetto al software on-premises. Oltre a essere semplice da gestire è anche più economico, affidabile ed efficiente.

Quali sono i vantaggi di una piattaforma basata su Cloud? Sicuramente una gestione molto più agevole e libera dalla tipica manutenzione dei sistemi informatici tradizionali che, dopo il primo acquisto, chiedono il rinnovo delle licenze e il pagamento degli aggiornamenti durante l’anno; i costi di manutenzione ordinaria e straordinaria; spese per l’assistenza, per l’acquisto dei server e/o per l'adattamento all’hardware; supporto IT alla sicurezza ecc. Tutto questo puoi evitarlo con un sistema basato su cloud che comporta un risparmio globale in termini economici, di tempo ed energie, rapidità e facilità di manutenzione.

Facciamo un esempio pratico: Netsuite, la piattaforma americana fondata nel 1998, oggi uno dei più diffusi gestionali Cloud-Based con un provider italiano del prodotto, Nexil, la puoi utilizzare come software di contabilità con un abbonamento a sottoscrizione annuale, senza alcuna installazione su disco e con assistenza inclusa.

2. Software su misura oppure preconfezionato?

Veniamo ai pro e contro di un software di contabilità sartoriale vs uno già pronto sul mercato. Banale precisare che ovviamente la tecnologia su misura ha dalla sua la possibilità di profilare il programma proprio come lo vogliamo, perfettamente rispondente alle peculiari esigenze aziendali. Un aspetto meno positivo, però, è il rischio di legarsi a un unico vendor che potrebbe interrompere la sua attività per qualsiasi ragione e lasciarci sprovvisti di assistenza e supporto. Tutto muta… niente è per sempre!

Al contrario, un gestionale già pronto offre meno “vizi” al team che dovrà adattarsi alle sue caratteristiche essendo già tutto pronto. Malgrado ciò, trattandosi di un software creato per essere distribuito sul mercato e accessibile su larga scala, assicurerà una maggiore sicurezza operativa e una forma di supporto e assistenza costanti.

3. Software di contabilità in pacchetti base o premium?

L’elemento positivo del pacchetto base è la sua accessibilità a titolo gratuito, solitamente. La versione premium, al contrario, si acquista dietro pagamento perché integra diverse funzioni extra. Funzioni che in moltissimi casi sono indispensabili.

Il pro dei pacchetti premium, d’altro canto, risiede nella sua natura modulare. Cosa vuol dire modulare? In sostanza, significa che puoi comporre e modificare il pacchetto secondo le tue esigenze per farne un software su misura delle dimensioni aziendali. Meglio il pacchetto premium? Non è detto! Valuta se la soluzione scalabile a pagamento è davvero la più adatta. Pondera se hai davvero bisogno di tutte quelle funzioni extra che hanno comunque un costo. Ecco perché, torniamo a dire, è prioritaria una riflessione accurata sulle competenze di un software di contabilità.

4. Perché conviene scegliere un gestionale ERP su cloud unico e integrato?

Visto che in azienda non si tratta solo di gestire il sistema contabile e fiscale, dovendo scegliere un software di contabilità ti consigliamo di considerare un gestionale ERP Cloud-Based integrato che includa anche CRM ed e-commerce. In pratica, tutto in un solo ambiente digitale, un unico database dove creare e consultare dati interconnessi e associati a varie fonti, avviare procedure automatizzate senza interventi manuali e senza fare la spola da un sistema all'altro.

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