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Vision Blog

I vantaggi dell’ERP nella gestione contabile e finanziaria

Gaia Tedeschi,

Vantaggi dell’ERP nella gestione contabile e finanziaria

La gestione contabile aziendale è costituita essenzialmente da due tipologie di attività, entrambi fondamentali e imprescindibili: l’operatività che riguarda il normale avvicendarsi dei compiti quotidiani volti a garantire il corretto andamento del business, e le decisioni strategiche che invece cercano di interpretare i dati correnti per migliorare ed incrementare il vantaggio competitivo dell’azienda.
Dal punto di vista operativo ciò si traduce da un lato nella gestione di tutte le tipiche operazioni della partita doppia, mentre dall’altro si concretizza nel reperimento e nell’analisi dei dati forniti dall’ufficio economico e finanziario in un’ottica di ottimizzazione delle performance.

In entrambi i casi, l’impiego di un software ERP può fare davvero la differenza nella gestione contabile della tua azienda, velocizzando e automatizzando sia le ordinarie procedure amministrative sia quelle predittive e maggiormente legate quindi ad un miglioramento del rendimento.

 

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Iniziamo ad esaminare i principali benefici apportati dall’utilizzo di un sistema gestionale partendo proprio da quest’ultima casistica.

Attività strategiche e Business Intelligence

In ogni realtà professionale, grande o piccola che sia, in ogni momento può capitare di dover effettuare scelte cosiddette “business-critical”, ovvero fondamentali per guidare i profitti e la futura crescita dell’azienda. Essendo decisioni di grande importanza, è necessario disporre di informazioni finanziarie in tempo reale in modo da disporre immediatamente di una chiara fotografia dell’impresa.

Le funzionalità di Business Intelligence offerte dai software ERP mettono a disposizione degli utenti strumenti di visualizzazione ed estrazione dei dati molto potenti, attraverso dashboard, diagrammi, grafici e report dettagliati e personalizzabili. È inoltre possibile monitorare i KPI più rilevanti ed utili per la gestione contabile, in modo da poter reagire prontamente ad eventuali discordanze rilevate rispetto a quanto preventivato, oppure impostare notifiche e alert automatici al verificarsi di particolari situazioni, come ad esempio il raggiungimento di determinate soglie di budget o la mancata approvazione di specifiche richieste di acquisto. In questo modo le figure preposte al controllo di gestione hanno sempre il polso della situazione aziendale.

Attività ordinarie e processi amministrativi nella gestione contabile

Anche per quanto riguarda le operazioni amministrative i sistemi gestionali sono in grado di migliorare notevolmente i processi di routine della contabilità. Un software ERP, integrando i flussi aziendali all’interno di una singola piattaforma, automatizza le relative scritture. La registrazione di un documento fa sì che vengano registrati anche i rispettivi fatti contabili, che saranno automaticamente riportati nel conto economico e nello stato patrimoniale. Ma all’interno della conduzione di un’azienda sono molteplici le transazioni da tracciare e spesso non riguardano esclusivamente il ciclo attivo e il ciclo passivo: pensiamo ad esempio alle scadenze dei pagamenti e ai relativi solleciti, alle spese dei dipendenti, alla gestione di cespiti e ammortamenti, ai movimenti bancari o infine alle provvigioni degli agenti.

Un semplice software per la gestione contabile di base non è in grado di gestire tutte queste informazioni in modo uniforme ed omogeneo. La scelta di un sistema ERP integrato, che si basa su una struttura di dati condivisa all’interno di uno stesso database, costituisce invece una soluzione più robusta ed efficiente.
Attraverso software di questo tipo è possibile avere accesso a dati aziendali appartenenti ad attività diverse ed utente diversi, centralizzati in un’unica piattaforma: invece di un inventario infinito di fogli di calcolo tra loro scollegati e soggetti ad errori, i sistemi ERP portano ordine nel caos e consentono a tutti gli utenti, dal CEO al personale amministrativo, di creare, archiviare e usare le stesse informazioni aggiornate, derivanti da processi comuni.

Un esempio pratico: la fatturazione elettronica

Pensiamo ad esempio alla fatturazione elettronica, obbligatoria dal 1 gennaio scorso. Benché in commercio siano disponibili una moltitudine di soluzioni contabili in grado di far fronte alle necessità di base di questo nuovo adempimento, un’azienda in piena crescita avrà sicuramente bisogno di strumenti più avanzati. In questo caso, il primo passo da compiere per scegliere la soluzione più adatta è quello di analizzare il volume di fatture trattate e la propria dimensione organizzativa.

In commercio ci sono software che offrono la possibilità di generare il solo file XML della fattura, che andrà poi manualmente caricato sul portale del provider incaricato dell’invio al Sistema di Interscambio.

Esistono poi soluzioni intermedie che consentono ai commercialisti e ai consulenti di condividere un ambiente di lavoro con i propri clienti, svolgendo l'attività di verifica delle fatture in conformità con quanto previsto dalla normativa. A questo livello saranno presenti specifiche funzionalità come ad esempio la firma massiva automatica con delega all’intermediario.

I software gestionali di ultima generazione riescono invece a gestire l’intero processo di fatturazione: oltre a generare il file (che può essere automaticamente creato a partire dalle fatture registrate sul sistema), si prendono in carico anche l’invio automatico allo SDI e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il tutto accompagnato dalla possibilità di creare flussi di lavoro automatizzati e guidati, dove gli utenti sono accompagnati nell’inserimento delle informazioni, riducendo così il rischio di errori. Questo si traduce ovviamente in un considerevole risparmio di tempo ed energia e si concretizza inoltre in un taglio importante di tutti quei costi relativi al supporto da parte del tuo commercialista.

Se sei interessato ad approfondire questo argomento e a capire meglio come un software ERP possa aiutarti in tutte le attività relative alla gestione contabile e finanziaria, come ad esempio la fatturazione elettronica, ti invitiamo a scaricare l’ebook gratuito "L’anatomia della perfetta fattura elettronica".

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