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I vantaggi di un tool di Project Management integrato con l'ERP per le Media Company

Marina Belli

Marina Belli, 7 maggio 2020 | NetSuite SRP Project Management (PM)

Il mondo dei media ha subito negli ultimi venti anni una profonda trasformazione: dall'avvento del web fino ai social network e agli smartphone, l'industria dell'intrattenimento e della comunicazione si è rinnovata e ha cambiato pelle costantemente.

Le aziende operanti in questa industria, le Media Company, sono chiamate a muoversi velocemente per poter rimanere competitive in un mercato che presenta sempre nuovi stimoli ma anche nuovi competitor.

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Le commesse di queste aziende vertono principalmente sull'ideazione, la produzione e la diffusione di contenuti digitali interattivi e multi-piattaforma. I loro obiettivi di business sono basati quindi sul raggiungimento del target e del segmento di mercato pianificato, non dimenticando mai la ricerca costante del vantaggio relativo all'innovazione tecnologica.

I tool di Project Management integrati con l'ERP: un supporto prezioso per la gestione dei progetti delle Media Company

Poiché ogni progetto è costituito da diverse attività (ad esempio la creazione e la distribuzione di contenuti, il marketing digitale, il digital broadcasting e il creative design), una media company ha sempre la necessità di gestire ogni progetto monitorando in maniera precisa i tempi impiegati da ogni singolo gruppo di lavoro sui diversi task: i servizi digitali forniti da queste aziende vengono infatti sviluppati grazie alla sinergia di diverse risorse che lavorano spesso in parallelo.

Ecco perché utilizzare uno strumento di Project Management integrato con l'ERP aziendale può essere la migliore risposta a questa necessità di precisione e semplificazione delle attività. Vediamo insieme i principali vantaggi.

1. Semplificare le attività grazie al Precedence Diagramming Method

Con il modulo SRP di NetSuite, la pianificazione e organizzazione delle attività, tipicamente portata avanti dal Project Manager, diventa molto più semplice. NetSuite mette a disposizione una funzionalità specifica che consente di gestire le dipendenze tra i vari task di progetto. Questo strumento, che nel mondo del Project Management viene chiamato Precedence Diagramming Method, consente di rappresentare il reticolo logico di ogni progetto.

Esso può essere visto come un insieme di legami che collegano in modo interdipendente le varie attività:

  • FS – Finish to Start: è la modalità più frequentemente utilizzata e indica che l'attività che segue può iniziare solo quando l'attività che precede è terminata.
  • FF – Finish to Finish: le attività devono terminare contemporaneamente.
  • SS – Start to Start: le attività devono iniziare contemporaneamente.
  • SF – Start to Finish: implica che la seconda attività non possa terminare se non è stata avviata la prima attività.

È una forma di pianificazione all'indietro che ha senso ad esempio quando occorre collegare attività che appartengono a team o reparti diversi, con la necessità di sincronizzarne lo svolgimento.

2. Identificare i possibili fattori critici

Una volta impostate le dipendenze, è possibile calcolare facilmente il cosiddetto “percorso critico” (chiamato “Critical Path Method” nel mondo del Project Management), in modo da stabilire la durata del progetto e identificare tutti i fattori che influiscono sulla data della sua fine.

È inoltre possibile apportare modifiche (durata e collegamenti) ad una determinata attività e vedere immediatamente l'impatto che avranno sul resto del piano di progetto.

3. Individuare le risorse da allocare

Una volta definite le varie attività di progetto, il responsabile potrà sfruttare il sistema ERP anche per individuare le risorse da allocare sui singoli task. La Resource Allocation Chart del modulo SRP di NetSuite, infatti, consente di selezionare con facilità gli employee più adatti per ogni fase della realizzazione del progetto, in base alla loro disponibilità e alla loro competenza.

4. Semplificare la rendicontazione

Le ore allocate per ogni risorsa di progetto potranno essere inoltre trasformate in “Planned Time”. Tramite il Planned Time gli employee, andando a rendicontare sul proprio timesheet giornaliero o settimanale, troveranno già delle bozze di time entries segnalate in grigio dal sistema: queste ore pianificate saranno utili come traccia da seguire (indicando ad ogni dipendente su quale attività deve lavorare in una determinata giornata) e potranno essere sovrascritte con l'effettivo carico di lavoro.

5. Generare le fatture massivamente e automaticamente

Infine, tramite un processo di fatturazione snello e veloce, NetSuite SRP consente di generare massivamente le fatture per ogni attività portata a termine. La fatturazione è interamente automatizzata e si basa sulle regole definite nel progetto in fase di pianificazione: in questo modo ogni responsabile ha piena visibilità e controllo sull'avanzamento del progetto effettuato dalle risorse dei diversi team, e può quindi facilmente coordinare tutte le figure coinvolte nel completamento del servizio. 

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