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Vision Blog

Il Change Management di un sistema ERP in 3 semplici step

Rick Carlton,

Change management ERP cloud

Secondo un'opinione diffusa il coinvolgimento delle imprese nelle tecnologie ERP è una questione estremamente delicata. Infatti, se già la scelta e l'acquisto del sistema più adatto comporta dei rischi, la situazione si fa ancora più difficile nel caso del Change Management per l'impresa e per il sistema ERP.

 

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Quest'affermazione può essere ampiamente dimostrata grazie ai numeri disponibili sugli insuccessi annuali degli ERP. Infatti, nella maggior parte dei casi questi complessi progetti falliscono, non necessariamente a causa di debolezze tecniche, quanto piuttosto a causa di scarse capacità decisionali o errori umani a livello operativo. Oggi i media insistono nel farci credere che le operazioni di business si stiano evolvendo verso un futuro del tutto automatizzato, ma in realtà non è così: i sistemi sono ancora tanto validi quanto lo sono le persone che li gestiscono. Ci sarà sempre bisogno dell'intervento di un essere umano, che si tratti di una decisione amministrativa definitiva, di premere dei pulsanti o di gestire la contabilità dei costi relativi ai prodotti finiti sulla base del sistema ERP.

Change management ERP cloud | La necessità dell'intervento umano

Una recente analisi di Gartner Research ha presentato dei dati molto utili riguardo alle questioni sui software ERP che i decision maker si trovano ad affrontare quando si tratta di scegliere il fornitore più adatto:

  • Il 48% delle compagnie ritengono che la gamma di soluzioni disponibili sia disorientante.
  • "La mancanza di standard industriali rende difficile confrontare soluzioni tra di loro (50%) e [...] il livello di flessibilità della soluzione disponibile è spesso poco chiaro (50%)".
  • Circa un terzo delle compagnie si sente incerto "sul livello di onestà e trasparenza della consulenza che viene offerta", così come riguardo alla mancanza di chiarezza sui costi e sulla pianificazione.
  • Soltanto il 26% degli intervistati ha dichiarato di essere certo di aver scelto il fornitore giusto.

Non c'è alcun dubbio che l'implementazione di un sistema ERP aziendale richieda un approccio al Change Management olistico e veramente complesso. Esistono tuttavia diversi metodi per ridurre le insicurezze, per esempio seguendo i punti guida elencati qui sotto.

1. Coinvolgere i dirigenti

Change management ERP cloud | Coinvolgere i dirigenti nelle decisioni

I dirigenti hanno un ruolo importante per tutta la durata del processo - solitamente, le implementazioni di sistemi a livello di impresa coinvolgono i dirigenti soltanto da un punto di vista amministrativo. Ciò non significa che il loro ruolo non sia importante, dato che qualcuno dovrà pur staccare l'assegno. Ad ogni modo, una volta che tutti i dettagli dell'acquisto sono stati definiti e che il processo di implementazione è stato avviato, è raro che gli amministratori ai vertici più alti della compagnia si preoccupino di "cosa succede dopo".

Nel caso specifico dell'implementazione ERP, questo tipo di approccio è del tutto sbagliato. I sistemi basati sulle risorse sono di natura granulare, e il loro impatto sull'impresa parte dai livelli più bassi. Per fornire un valore aggiunto, i sistemi integrano i processi amministrativi e operativi man mano che vengono coinvolti nelle operazioni dell'azienda, dall'inizio alla fine. Di conseguenza, se i dirigenti non vengono coinvolti direttamente, sin dall'inizio ci saranno maggiori possibilità di fallimento, che potrebbero poi produrre un effetto a cascata e causare problemi ben peggiori nel corso del processo di implementazione del software ERP.

2. Tenere duro

Tenere duro nel change management ERP cloud

I sistemi ERP sono estremamente complessi, e la loro implementazione richiede una buona dose di pazienza. Anche se l'installazione di un sistema di contabilità stand-alone potrebbe presentare qualche difficoltà, ogni possibile impatto viene ampiamente isolato dagli altri principali componenti operativi all'interno di una compagnia. Al contrario, i sistemi ERP toccano ogni aspetto, dai processi decisionali dell'amministrazione a tutte le principali componenti finanziari, dai processi operativi a livello di produzione e vendite all'inventario e alla consegna di prodotti finiti.

Di conseguenza, gli impatti a livello di impresa generati dall'implementazione di un sistema ERP possono essere sia olistici, sia, a essere del tutto onesti, preoccupanti per tutte le persone coinvolte nel processo. Pertanto, per eseguire un sistema ERP in maniera efficace è necessario avere il polso fermo per la durata dell'intero processo. Il modo migliore per far sì che il Change Management non venga ostacolato è quello di fornire generose dosi di incoraggiamento, dal momento che la strada per il successo sarà senza dubbio piena di ostacoli da superare.

3. Formare 

Change management ERP cloud | Formazione continua

Sebbene i nuovi sistemi ERP tendano a stabilizzarsi una volta che i processi iniziali di lancio e implementazione vengono portati a conclusione, questi sistemi non smettono mai di evolversi. I dirigenti devono essere preparati a questa evenienza e pianificare i costi ricorrenti richiesti per programmi regolari di training, basandosi su analisi periodiche delle esperienze acquisite, il tutto per la vita del sistema.

Questi tre suggerimenti dovrebbero stimolare altre considerazioni riguardo alle sfide più impegnative che vi troverete ad affrontare nella Change Management del sistema ERP. È importante ricordare che i sistemi di gestione delle risorse acquistano importanza in tutti i settori non appena il sistema viene avviato per la prima volta. Per questo motivo è importante procedere con molta cautela.

Per rendere il processo di implementazione del sistema ERP meno problematico, ti consiglio di prendere in considerazione l'uso di un ERP Cloud, come NetSuite. A differenza dei tradizionali sistemi ERP on-premise, che richiedono l'installazione fisica sui server proprietari del cliente, con tutti i problemi legati all'hardware che ne conseguono, un sistema ERP su Cloud consente il semplice accesso tramite nome utente e password, grazie al sistema che viene distribuito sui server del provider del servizio Cloud e che viene aggiornato automaticamente, senza costi aggiuntivi.

 

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