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Vision Blog

La rendicontazione nei progetti: come tracciare le ore aiuta ad aumentare i margini di profitto

Gaia Tedeschi,
Rendicontazione ore progetto con software di project management

“Remember that time is money”.
Consigli a un giovane imprenditore (1748) - B. Franklin

Probabilmente anche Benjamin Franklin sarebbe stato un sostenitore dei benefici della rendicontazione nella gestione di progetti e commesse. Quasi tre secoli dopo, l’utilità dei software di project management è ormai ampiamente riconosciuta in ambito professionale. E sempre più aziende si accorgono dei vantaggi che il time tracking può portare alla pianificazione del lavoro, alla stima di effort e costi, ai processi di quoting e fatturazione e, in definitiva, alla crescita del profitto.

 

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Per una grande organizzazione, così come per una piccola media impresa, il tempo è una risorsa e va considerato – e gestito – come un vero e proprio asset aziendale. Creare un processo definito e condiviso per la compilazione dei timesheet (fogli presenza) è un passo fondamentale per la rendicontazione delle ore lavoro e per la gestione delle commesse. Quantificare il tempo associato ai task e tracciare le diverse attività vuol dire avere il controllo sulle attività, evitare di sforare il budget e avere un controllo sistematico delle risorse umane, economiche e tecnologiche dell’azienda che si traduce in un ritorno sull'investimento positivo per la tua azienda. Al contrario, lo scadente monitoraggio porta le aziende a perdere centinaia di ore fatturabili ogni anno!

Queste attività dovrebbero essere svolte regolarmente dai dipendenti, e altrettanto regolare dovrebbe essere la supervisione da parte dei project manager e gli eventuali provvedimenti per riorganizzare i flussi di lavoro o riallocare le risorse. Ma in cosa consiste, nello specifico, rendicontare le ore progetto e come può aiutarti ad aumentare i margini di profitto?

Cos'è la rendicontazione del tempo nel progetto

L’impostazione, lo sviluppo e la finalizzazione di un progetto richiedono di monitorare una serie di processi, attività e sotto-attività sempre più complesse e diversificate. Nella gestione delle commesse, i fogli presenze o schede attività sono indispensabili per sistematizzare la rendicontazione delle ore e ottimizzare i diversi livelli che coinvolgono ad esempio la fase di preventivo, l’assegnazione delle risorse e la loro eventuale riallocazione, il calcolo delle marginalità, la gestione amministrativa e la fatturazione dei progetti. In particolare, automatizzare la compilazione dei timesheet aiuta a organizzare il monte ore delle risorse in modo da rispettare schedule e tempistiche di progetto e monitorare puntualmente l’erogazione e la disponibilità del budget allocato. Il tutto misurando contemporaneamente le prestazioni del personale (e, in alcuni casi, l’apporto dei fornitori). In questo modo è possibile mantenere le necessarie corrispondenze fra la pianificazione e l’effettiva esecuzione di un progetto. 

I responsabili della rendicontazione ore nel project management

Chi si deve occupare, dunque, della rendicontazione delle ore lavoro? La risposta è tanto semplice quanto risolutiva: tutte le figure professionali coinvolte in un progetto, seppur a livelli differenti e con modalità specifiche. I dipendenti e i membri del team esecutivo devono tracciare le proprie attività e notificare in che modo impiegano il tempo lavorato, non solo per permettere all’azienda di avere un quadro completo delle attività ma anche per essere consapevoli del punto a cui si trovano rispetto agli obiettivi delle mansioni assegnate. I responsabili dei budget devono riportare costantemente ai clienti e al management dell’azienda l’andamento di quanto investito. Project manager e team leader devono supervisionare con cadenza regolare i flussi di lavoro e i relativi insight, per assicurare l’adeguata produttività nello sviluppo del progetto. In questo modo emergeranno eventuali squilibri nell’assegnazione dei carichi di lavoro, individuando le risorse da alleggerire e quelle magari da riconvertire ad altre attività, così come i colli di bottiglia all’interno dei workflow, gli effort da tagliare e i task da ridistribuire. Collaborazione e condivisione sono vantaggiose anche nel rapporto fra i diversi dipartimenti impegnati nella gestione di una stessa commessa.

Come rendicontare le ore progetto si traduce in incremento di profitto

Qual è, dunque, il valore aggiunto del time tracking nella gestione delle commesse e come ci aiuta ad aumentare il profitto? La capacità di affinare i processi e di standardizzare le nuove modalità produttive offre alle aziende un margine di miglioramento che copre diversi ambiti, dalla riduzione degli effort all’ottimizzazione delle risorse impiegate a livello di team e investite a livello di budget, fino al perfezionamento della gestione amministrativa, delle transazioni e delle fasi di proposta nel rapporto con il cliente. I tool di time e project management consentono dunque a manager e team leader di mantenere facilmente monitorate tutte le fasi e gli aspetti rilevanti per la gestione di un progetto. L’automazione di questi processi e le possibilità di customizzare questi strumenti permettono inoltre di non appesantire i membri del team con attività aggiuntive e concentrarsi sul conseguimento delle tempistiche e dei risultati pianificati. Analizziamo più nel dettaglio i benefici che la rendicontazione delle ore avrà sui tuoi progetti:

1. Aumento della produttività

Le ricerche dimostrano che rendicontare in modo dettagliato le proprie ore lavoro aumenta la consapevolezza di come il tempo viene speso. Ciò accresce il senso di produttività ed aiuta a gestire meglio il tempo evitando di concentrarsi in attività poco profittevoli. Gli studi dimostrano, inoltre, che il multitasking può ridurre la produttività fino al 40% e dunque tenere sotto controllo questa abitudine può essere di grande aiuto.

2. Aumento delle responsabilità

Quando i compiti sono condivisi e coinvolgono molte parti, è necessario sapere chi ha fatto cosa, quando l'ha fatto, quanto tempo ha trascorso in quella specifica attività. Il coinvolgimento in progetti complessi richiede che tutte le parti lavorino insieme in modo coerente e strutturato. Tracciando il tempo impiegato per le attività, i dipendenti diventano più consapevoli del proprio contributo e del proprio ruolo nel progetto. Questo aiuta anche il morale dei dipendenti e contribuisce ad aumentare la produttività.

3. Aumento della trasparenza

Il monitoraggio dei tempi offre ai manager una comprensione più chiara dei processi di lavoro. Se determinate attività richiedono sistematicamente troppo tempo, potrebbero dover essere riviste e ottimizzate. La trasparenza fornisce i dati necessari per migliorare le operazioni quasi quotidianamente, invece di creare interruzioni improvvise e drammatiche. Ciò aiuta inoltre a pianificare i progetti in modo più accurato e ad utilizzare risorse e manodopera in modo più efficiente.

4. Risparmio del tempo

Si sa, compilare fogli Excel non è la passione di molti impiegati. Al contempo, analizzare i tradizionali fogli di lavoro non è una mansione facile e piacevole neanche per gli addetti all'amministrazioneche devono inoltre vagliare gli errori di inserimento nei fogli di presenza e ricordare costantemente ai dipendenti di riempirli. L'introduzione di sistemi di project management che automatizzano il processo è particolarmente importante e utile per le aziende che vogliono ridurre i tempi di gestione ed aumentare i profitti.

In particolare, automatizzare la rendicontazione del lavoro e il time tracking ricorrendo a software di project management ha molteplici vantaggi:

  • Disponibilità di dati e accesso agli insight personali delle risorse
  • Informazioni e possibilità di analisi per quanto riguarda l’andamento delle attività di business
  • Trasparenza di spesa e ottimizzazione dei costi
  • Fine-tuning dei workflow e miglioramento qualitativo delle attività
  • Maggior efficienza produttiva e crescita del ROI
  • Individuazione delle priorità nella gestione del progetto e relativa riorganizzazione
  • Miglioramento dei processi operativi e allocazione delle risorse per eliminare sprechi e dispersioni
  • Tracciamento in real-time delle attività e dello stato di avanzamento dei lavori
  • Disponibilità di stime accurate – e di uno storico dei progetti – utili alla fase di preventivo, ai quoting in upsell e alla fase di fatturazione.
  • Disponibilità immediata di report aggiornati ed esportabili nei formati desiderati
  • Possibilità di accedere alle informazioni in remoto, in qualsiasi momento e da qualsiasi tipo di device.

 

Per concludere, la rendicontazione delle ore dei dipendenti rende la gestione progetti più efficiente e produttiva. Le soluzioni software di monitoraggio dovranno dunque: includere soluzioni di automatizzazione, fornire metriche e dati chiari, generare report completi sull'attività dei dipendenti.
Scegliendo un sistema che abbia tutte queste funzionalità integrate e che possa anche integrarsi con qualsiasi altro sistema che utilizzi, ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro. 

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