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Vision Blog

Le 6 funzionalità di un buon software di project management

Michele Rotini,

Funzionalità che un buon software di project management deve offrire
Durante una giornata di lavoro, un project manager si fa carico di molte responsabilità. Adottare uno strumento per la gestione dei progetti è una mossa intelligente che aiuta a gestire un vasto team di professionisti e ad automatizzare le attività dispendiose in termini di tempo. Ogni manager ha bisogno della migliore soluzione software per la gestione dei progetti. L’ampio ventaglio di offerte e di opzioni, però, fa sì che a volte trovare un potente strumento di project management risulti complicato e scoraggiante.

 

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Abbiamo identificato 6 funzionalità indispensabili che un buon software di project management deve avere per gestire i progetti in modo efficiente:

  1. pianificazione e schedulazione
  2. team collaboration
  3. time tracking
  4. reporting
  5. gestione budget di progetto
  6. fatturazione e preventivi

Vediamole più in dettaglio.

1. Pianificazione e schedulazione delle attività di progetto

Quando si gestisce una squadra, è molto importante definire i compiti e le responsabilità di tutti, in modo chiaro e visibile. Ciò aiuta a evitare equivoci e a sapere a chi delegare nuove attività.

Un ottimo software di gestione dei progetti ti permette di assegnare compiti ai membri del team e stabilire scadenze e priorità. L’invio delle notifiche è automatico quando si avvicina la data di completamento programmata e l'attività è ancora incompleta. Considera che la priorità delle attività è utile in caso di problemi urgenti, quindi se usi uno strumento di pianificazione con intervalli di tempo pianificati, puoi subito creare spazio all'interno della pianificazione senza riprogrammare manualmente l'intero piano. Dotarti di uno strumento agile renderà più facile delineare tutte le attività imminenti e assegnare compiti ai membri del team.

2. La team collaboration nei progetti 

Con questa funzionalità hai un unico calendario di squadra per la pianificazione e l'organizzazione delle riunioni. Puoi anche aggiungere importanti date di scadenza e creare quindi un quadro delle prossime tappe. È importante, inoltre, impostare una comunicazione organizzata e rapida tra tutti i membri del team, anche attraverso canali diversi.

Un software di project management che funziona abilita la condivisione di file, calendari e liste di contatti.

I migliori strumenti di gestione progetti ti consentono inoltre di gestire i dati dei clienti grazie a cartelle cliente condivisibili con altri membri del team.

3. Il time tracking dei task

La funzione di monitoraggio del tempo documenta le ore trascorse sulle attività e utilizza i dati per automatizzare il processo di fatturazione.

Durante il corso del progetto, le attività e le risorse possono subire delle modifiche; in quanto project manager, è importante che tu sia al corrente del tempo dedicato da una risorsa alle sue attività. L’accurato controllo delle ore ti aiuta a comprendere le prestazioni e il tempo medio che una persona impiega per completare un task. Questa informazione ti sarà estremamente utile per la stima dei prossimi progetti, specie se simili.

Il monitoraggio efficace del tempo aiuta anche le risorse a tenere traccia del loro normale orario di lavoro e degli straordinari. 

4. Generazione di report con il software di project management

Per gestire correttamente i progetti, è necessario che tu sia consapevole dei problemi che richiedono una soluzione rapida. Per ottenere una panoramica completa dei progressi del progetto, devi avere la possibilità di creare rapporti approfonditi.

Un buon software di project management include strumenti di reporting che raccolgono i dati del progetto e consentono di creare report personalizzabili, scegliendo specifici parametri e categorie di informazioni. I report consentono di avere una rapida panoramica di come sta andando il progetto e in caso di difficoltà è più facile capire quale sia la causa.

Alcuni problemi possono essere identificati confrontando più report e discutendo con i membri del team.

5. Budget del progetto sempre sotto controllo

Per gestire in modo efficiente le spese di un progetto, non basta un foglio di calcolo Excel ma hai bisogno di uno strumento di gestione che tenga traccia dei costi e fornisca un resoconto rapido e chiaro sul rendimento delle attività.

È necessario che il tuo software per la gestione progetti ti faccia avere report settimanali e mensili sulle spese e che ti avvisi se il progetto sta superando il budget di partenza. 

Inoltre, molti strumenti di project management offrono delle dashboard di reporting finanziario che permettono di aggiungere diversi KPI e riflettere così, sui progressi del tuo progetto in tempo reale e condividerli con i membri del team.

6. Fatturazione e preventivi

Se hai a che fare con più clienti, è necessario anche che il tuo software di project management sia abilitato per la fatturazione.

La fatturazione e la gestione dei preventivi è un’attività che può richiedere molto tempo, ma esiste la possibilità di compilare e inoltrare questi documenti in pochi clic, con l’invio automatico. Un software di gestione dei progetti che offre la funzionalità di fatturazione può farti risparmiare fino a 10 ore di tempo a settimana.

Tali strumenti permettono generalmente di impostare dei promemoria che ti avvisano via mail quando è il momento di emettere una fattura, diminuendo ulteriormente il carico di lavoro.

 

Concludendo, avere una chiara comprensione delle funzionalità essenziali di uno strumento di project management ti aiuta a prendere decisioni consapevoli nel momento in cui devi sceglierne uno per la tua azienda. Un buon software di project management è all-in-one, ha funzioni molto sviluppate per quanto riguarda il reporting e ti consente di controllare tutti i dati del progetto in un unico posto.

Trovare un software di gestione dei progetti che copra tutti i bisogni importanti per te e per il tuo team, però, non è sempre possibile perché non esiste uno strumento perfetto. Con un’attenta ricerca, però, puoi avvicinarti molto alla soluzione che ti aiuterà a svolgere un ottimo lavoro.

Il nostro report gratuito "I 7 migliori strumenti di Project Management ti offre la possibilità di scoprire quali sono i migliori strumenti a disposizione a supporto di tutte le complesse operazioni necessarie a concludere in tempo un progetto di qualità.

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