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I migliori 8 software di Project Management, gratuiti e a pagamento

Gaia Tedeschi

Gaia Tedeschi, 25 luglio 2016 | Professional Services Automation Project Management (PM)

Oggi più che mai, i Project Manager hanno a disposizione tutta una serie di strumenti efficienti in grado di supportarli nelle complesse operazioni di stima dei costi, pianificazione delle risorse, monitoraggio dei risultati, assegnazione dei task e tutto ciò che di altro è necessario a concludere in tempo un progetto di qualità.

Indice dei contenuti

L'importanza di uno strumento di Project Management oggi

L'aspirazione di ogni Project Manager è di avere tutto sotto controllo: attività, operazioni svolte da ogni membro del team, scadenze e stato dei lavori.

Quel che è assodato è che Excel non è lo strumento ottimale per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti. Dati importanti, come la timeline, non sono visibili a colpo d'occhio. Il monitoraggio è macchinoso e si rischia di perdere di vista le scadenze. In più, c'è pericolo di perdere informazioni e di commettere errori. Spesso, anche aziende che grazie a un uso sapiente della tecnologia offrono prodotti e servizi di alto profilo innovativo, non applicano la stessa strategia per la gestione interna del proprio lavoro.

Per fortuna esistono software che aiutano a tenere le redini di ogni operazione.

Le aziende si affidano a software di project management per garantire che ogni attività sia completata in tempo e per bilanciare il carico di lavoro del personale. Poiché permettono di migliorare l'efficienza delle risorse impiegate e assicurano il raggiungimento degli obiettivi prefissati, tali strumenti risultano di particolare importanza nelle funzionalità più avanzate soprattutto per quei Project Manager coinvolti in progetti complessi e di grandi dimensioni.

Extra Vision - Template Work Breakdown Structure

I software di gestione progetti sono fondamentali nell'area risorse. Strumenti come i diagrammi di Gantt o le skill inventory consentono ai Project Manager di assegnare le risorse laddove risultino più utili, in base alle loro specifiche competenze/disponibilità e alle esigenze dei task/progetti. Strumenti di condivisione e coordinamento delle attività permettono inoltre di rafforzare e velocizzare il lavoro svolto dai team.

Leggi anche: La differenza tra To-Do List, Task Management e Project Management software

Come scegliere un software di Project Management

Se hai in mente di acquistare un software di gestione dei progetti, non devi sottovalutare il processo di selezione. Quali sono le caratteristiche essenziali di cui hai bisogno? Di quali, invece, seppur utili, puoi fare a meno?

Budget e semplicità d'uso sono altri aspetti da considerare. Anche scalabilità e tempo di implementazione ridotto giocano un ruolo importante.

In questo articolo (che puoi scaricare e leggere dove e quando vuoi) abbiamo analizzato e messo a confronto gli strumenti per la gestione progetti, dai più semplici ai più complessi, che riteniamo siano i migliori tra quelli attualmente in circolazione.

Troverai un'analisi delle caratteristiche principali di ciascuna soluzione, suggerimenti sul perché ognuna di esse è più adatta per determinate aziende e tipi di industrie e, infine, alcune considerazioni su vantaggi e svantaggi.

Fare la giusta scelta in partenza, significa non sprecare tempo e denaro in soluzioni che poco si adattano alle tue specifiche esigenze e dunque non avrai difficoltà ad ottenere risultati positivi nella gestione dei tuoi progetti!

Caratteristiche dei migliori strumenti di Project Management

Le caratteristiche dei migliori strumenti per la gestione progetti

vision_carattertistiche_strumenti_project_management

Leggi anche: Le 6 funzionalità di un buon software di project management

I migliori 8 strumenti di Project Management a confronto

Abbiamo creato una lista di quelli che per noi sono attualmente i migliori strumenti, gratuiti e a pagamento, per la gestione dei progetti:

  1. NetSuite SRP, la soluzione integrata per progetti e risorse
  2. Asana, il tool per il task management
  3. ClickUp, un unico strumento per molti progetti
  4. Basecamp, una piattaforma di collaborazione
  5. Workzone, per il project e file management
  6. Microsoft Project, lo strumento integrato con Office 365
  7. Clarizen, per la gestione di progetti extra-large
  8. SAP EPPM, l'Enterprise Portfolio Management per gestire un vasto numero di progetti

1. NetSuite SRP, la soluzione integrata per la gestione di progetti e risorse

Project Management Tool - NetSuite SRP

Cos'è NetSuite SRP

NetSuite è una cloud-based business suite, che offre un'ampia varietà di soluzioni per il business come ERP,  contabilità, HR, e-commerce e Project Management.

NetSuite SRP (Service Resource Planning), in particolare, è la soluzione per il Project Management usata da imprese che offrono servizi professionali. Include moduli e strumenti utili per semplificare ed automatizzare le attività relative alla pianificazione del progetto, gestione risorse, contabilità di progetto e fatturazione, analytics e molto altro.

Per chi è adatto

È perfetto in aziende che lavorano su progetti IT e software. Le sue numerose funzionalità e la possibilità di integrare tanti strumenti, lo rendono interessante per le società di servizi project-based. La soluzione è versatile e si adatta anche a società di consulenza, agenzie creative e fornitori di servizi sanitari.

Caratteristiche di NetSuite SRP

NetSuite SRP ha delle caratteristiche specifiche per ogni step del progetto. Permette a Project Manager e membri del team di pianificare progetti, fare una stima e analisi di metriche chiave, e collaborare in real-time.

In particolare permette di tracciare budget di progetto e metriche finanziarie, registrare e monitorare lo stato di avanzamento del progetto, utilizzare Project Template per semplificare il processo di pianificazione, gestire i rischi e creare diagrammi di Gantt e report in tempo reale.

Offre inoltre delle feature per la gestione delle risorse: permette l'allocazione automatica, gestisce l'inventario delle risorse e dunque consente di eseguire la ricerca della risorsa specifica in base ai criteri desiderati.

Pro

La totale integrazione con la suite di NetSuite e il livello di automazione che offre permette a ciascun membro del team di gestire senza problemi un numero elevato di progetti contemporaneamente.

Le risorse del team registrano le ore, le spese e lo status del task direttamente su NetSuite, i Project Manager possono tenere il progetto sotto controllo da tutti i punti di vista, gestire revisioni sulla redditività del progetto e fare previsioni accurate ed in real time. Gli addetti alla contabilità possono generare fatture automatiche e gestire licenze, canoni e contratti con il rinnovo automatico.

Il miglioramento che deriva dall'uso di Netsuite SRP si ripercuote anche nella gestione dell'IT, con vantaggi sulla continuità aziendale e disaster recovery. Completamente basata su SaaS, puoi accedervi da qualsiasi browser, sistema operativo e dispositivo mobile, supportando anche i membri del tuo team che lavorano in mobilità, presso le sedi del cliente o da remoto.

Contro

Alcune informazioni vengono riportate in modo non particolarmente dettagliato. La creazione di report richiede un periodo di apprendimento, ma una volta preso il via, noterai che il lavoro risulta estremamente fluido!

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2. Asana, il tool per il task management

Project Management Tool - Asana

Cos'è Asana

Asana è un software collaborativo in cloud per il task management, ideato per semplificare la gestione di progetti sia con piccoli che con grandi team. Il sistema si basa su singoli task, la più piccola ‘unità' di lavoro, inseriti all'interno di progetti più ampi.

Leggi anche: 2 modi di affrontare il task management di un progetto

Per chi è adatto

Asana è un tool adatto principalmente ad aziende che operano in settori quali marketing, istruzione, no-profit o risorse umane. Quando si tratta di gestire, per esempio, la pianificazione della produzione di un'azienda manifatturiera, Asana non è il tool indicato, poiché non permette una complessa pianificazione delle fasi di lavoro. 

Caratteristiche di Asana

Una volta creato un progetto, è possibile creare all'interno i singoli task e assegnare loro una gerarchia, un assegnatario e una data di scadenza. Inoltre, è possibile aggiungere dei follower, ossia dei responsabili che seguono l'andamento del task. L'intero progetto e i singoli task che lo compongono possono inoltre essere visualizzati su una timeline.

Pro

Asana è disponibile sia in versione “basic” e gratuita, sia con dei piani di pricing molto convenienti. Ha un'interfaccia intuitiva ed è integrabile con moltissime applicazioni di terze parti.

Contro

Asana è un rinomato software per il task management, ma manca delle funzionalità avanzate che lo rendono adatto anche ad aziende che gestiscono progetti complessi. Tra le funzioni che mancano troviamo: strumenti per il budgeting, strumenti per il time-tracking e la possibilità di assegnare più persone ad un singolo task.

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3. ClickUp, un unico strumento per molti progetti

Project Management Tool - ClickUp

Cos'è ClickUp

ClickUp è un software di Project Management per la gestione di molteplici progetti in contemporanea. Permette di organizzare il lavoro tramite una compartimentazione molto ampia, che parte dal task e arriva fino al team di lavoro.

Per chi è adatto

È adatto ad aziende di piccola e media grandezza, e in particolare a gruppi di lavoro che necessitano di dividere il carico di lavoro non soltanto in base ai singoli task, bensì anche in base a “spazi” per raggruppare più progetti insieme.

Caratteristiche di Clickup

ClickUp fornisce la possibilità di organizzare i task secondo una gerarchia del tipo “Team di lavoro-spazio-progetto-lista-task”. Gli utenti possono assegnare commenti e task a membri specifici o a raggruppamenti di team. Ai commenti e ai task possono essere assegnati degli stati, definibili dall'utente (come “da cominciare”, “in progress”, “completato”, “rimandato”, ecc.).

Pro

Il principale vantaggio di questo strumento è la possibilità di organizzare e categorizzare le attività in modo dettagliato, a partire dal singolo task fino ad arrivare ad insiemi di progetti.

Contro

L'User Experience non è del tutto intuitiva: ad un primo impatto, l'utente può sentirsi sopraffatto dalla quantità di funzionalità da imparare ad usare e impostare. La learning curve è da considerarsi abbastanza alta.

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4. Basecamp, la piattaforma della collaborazione

Project Management Tool - Basecamp

Cos'è Basecamp

Originale App di Project Management, è progettata per mantenere in un unico posto tutto ciò che riguarda i tuoi progetti (discussioni, attività, email, file). Basecamp è un'applicazione Web-based ed offre un approccio sicuramente semplice ed intuitivo. 

Per chi è adatto

Va bene soprattutto per agenzie creative che hanno bisogno di un sistema pulito, efficiente e facile da usare, ma che adottano altri strumenti per la gestione delle risorse e la pianificazione a lungo termine.

Caratteristiche di Basecamp

Con Basecamp puoi generare report per task scaduti, con scadenza imminenti o anche futuri. Ha una chat room integrata per conversazioni in real-time. Specifichi le attività di ogni membro del team, monitori i progressi e li contrassegni completi, dando il via allo stadio successivo del progetto. Puoi inoltre usare uno strumento di check-in automatico per creare un controllo programmato di eventuali problematiche o aggiornamenti.

Pro 

La sua forza maggiore sta nell'essere una piattaforma di collaborazione. Grazie a Campfire, la chat room integrata, puoi discutere e mantenerti aggiornato sui progressi del tuo progetto in tempo reale, direttamente dalla pagine del progetto e con la possibilità di vedere tutto quello che gli altri hanno detto.

Contro

Non è la scelta ideale per la pianificazione a lungo termine. Mancano alcune caratteristiche importanti e questo può creare difficoltà nel flusso di lavoro. Lo stato di avanzamento delle attività non è riportato nel calendario, dove invece sarebbe utile.

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5. Workzone, uno strumento di Project Management e file management

Project Management Tool - Workzone

Cos'è Workzone

È un software completo di Project Management e gestione condivisa dei file basato su Cloud. Sviluppato sin dal 2000, Workzone è uno strumento semplice da utilizzare che ti permette di gestire documenti, risorse e attività, di collaborare a un progetto, usufruire di report automatici personalizzati sullo stato del progetto in real-time e di tracciare il tempo di svolgimento dei task. 

Per chi è adatto

È ideale in aziende di ogni settore e dimensione. Grazie all'elevato grado di dettaglio del software, è adatto ad ambienti di lavoro in cui collaborano professionalità anche molto diverse.

Caratteristiche di Workzone

Include una dashboard dove i membri del team possono vedere l'elenco dei progetti aperti e chi è il responsabile per ciascuno, lo stato del progetto, date di inizio e di fine e la percentuale del progetto completato. Ogni progetto è suddiviso in una serie di attività specifiche, e ciascuna di essa presenta una deadline e lo status.

È inoltre possibile creare per ciascuna attività una serie illimitata di sotto-attività. Gli utenti possono fare richiesta per aprire un progetto. Workzone automatizza il workflow inviando la richiesta agli user specificati via email.

Pro

La notifica automatica del completamento di un task ti mette in condizione di predisporre l'avvio dell'attività dipendente successiva e ottimizzare il tempo. I report personalizzati ti offrono visibilità su ogni parte fondamentale del progetto. Inoltre, si possono creare dei project template da utilizzare per progetti futuri, il che può farti risparmiare tempo!

Contro

Non sono disponibili funzionalità avanzate di budgeting o contabilità. I modelli sono modificabili solo dall'amministratore. Durante il passaggio da una funzione all'altra è difficile riprendere il lavoro nel punto in cui lo si era lasciato.

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6. Microsoft Project, il PM integrato con Office 365

Project Management Tool - Microsoft Project

Cos'è Microsoft Project

È il principale prodotto di Microsoft per il Project Management. È una soluzione completa, a pagamento. Ti permette di gestire progetti, risorse e portfolio in maniera intuitiva. Assegni priorità in base agli obiettivi previsti e collabori con il team grazie agli strumenti integrati.

Per chi è adatto

Ideale per industrie di ogni settore, dal manifatturiero al retail. Strumento potente e completo sotto molti aspetti, Microsoft Project è perfetto soprattutto per organizzazioni con caratteristiche specifiche: aziende di medie o grandi dimensioni, che hanno idealmente già investito in altri prodotti Microsoft, e per team gestiti da Project Manager specializzati e di alto profilo professionale.

Caratteristiche di Microsoft Project

Rispetto a un semplice Gantt chart o a un tradizionale strumento di pianificazione, ti offre template e report che garantiscono una visione complessiva sul progetto, dai burn down chart ai dati finanziari. Gli utili strumenti di collaborazione e comunicazione integrati, come Skype for Business e Yammer, completano il quadro di una proposta completa e aiutano te e il tuo team a scambiare dati e informazioni in modo sicuro.

Pro

Le timeline possono essere personalizzate e condivise con gli stakeholders dei vari progetti per mostrare obiettivi specifici e visualizzare le tappe successive. Accessibile da dispositivi mobili, tu e il tuo team potrete lavorare ovunque. C'è un utilissimo strumento di budgeting che puoi usare per stimare i costi del tuo progetto. Puoi inoltre scegliere tra la versione locale e quella basata su Cloud.

Contro

Se non sei un utente Windows non puoi utilizzare la versione locale sul tuo computer. Non c'è integrazione con molte App esterne alla famiglia Microsoft. Le funzioni più importanti sono incluse solo nelle versioni Professional e Premium. Manca un supporto tecnico integrativo ed è più costoso rispetto a prodotti concorrenti.

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7. Clarizen, per la gestione di progetti extra-large

Project Management Tool - Clarizen

Cos'è Clarizen

Clarizen è una piattaforma di Project Management basata sul Cloud, progettata per aiutare le aziende a gestire progetti interaziendali. La soluzione fornisce strumenti per connettere risorse, gestire workflow e pianificare attività. Ti consente di coordinare contemporaneamente progetti diversi tra loro e dà la possibilità di svolgere il lavoro in modo collaborativo.

Per chi è adatto

Ideale per aziende di grandi dimensioni in ambito marketing, IT e servizi professionali che si trovano ad affrontare progetti ampi e complessi. Le avanzate funzioni di collaborazione e condivisione dei file lo rendono perfetto per la gestione di grandi team composti da numerosi professionisti o per le organizzazioni che collaborano con team esterni.

Caratteristiche di Clarizen

La gestione di progetti e portfolio è centralizzata. Tutti i progetti, anche i più complessi, sono organizzati in modo fluido. I workflow sono automatizzati. Le richieste di modifica vengono gestite in tempo reale, a seconda della priorità. Hai sempre a disposizione informazioni dettagliate sull'amministrazione finanziaria, con metriche per la gestione del budget, entrate preventivate e ROI.

Pro

Grazie alla dashboard di reportistica dettagliata e a una procedura guidata integrata, puoi visualizzare i dati di cui hai bisogno in modo rapido e personalizzato. Clarizen offre un API per l'integrazione con numerose applicazioni come Salesforce, MS SharePoint, box, Google Drive e SAP. La curva di apprendimento del software, progettata e studiata nei minimi dettagli, ti guida passo dopo passo alla scoperta di ogni sua funzione.

Contro

Il software non è di certo tra i più economici e a volte può risultare poco intuitivo per i nuovi utenti, a causa della sua complessità ed è dunque sconsigliato per piccoli o semplici progetti. Il training, seppur utile, è lungo e impegnativo.

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8. SAP EPPM, l'integrazione dell'Enterprise Portfolio e Project Management

Project Management Tool - SAP EPPM

Cos'è SAP EPPM

SAP EPPM è una software di Enterprise Portfolio e Project Management che ti consente di gestire l'intero ciclo di vita del progetto tramite un'unica fonte centralizzata. Accessibile sia da web che mobile, ti aiuta a organizzare le fasi di diverse tipologie di progetti. L'applicativo crea processi standard per migliorare l'esecuzione del lavoro e ridurre spese e tempo. Raggruppa un gran numero di progetti in portfolio strategici.

Per chi è adatto

È ideale in aree Ricerca e Sviluppo di grandi aziende. Segue lo sviluppo dei nuovi prodotti a 360°, dalla fase di design fino all'introduzione del prodotto sul mercato. L'applicazione è ottima per la gestione di progetti IT e commerciali sia a lungo che a breve termine.

Caratteristiche di SAP EPPM

Questa soluzione ti permette di gestire in maniera completa il tuo portfolio e di presentare proposte di progetto, assegnare priorità, monitorarle e rivederne i progressi. Progetti, attività e timeline sono gestiti tenendo sempre sott'occhio i percorsi critici, al fine di evitare i colli di bottiglia. Le informazioni finanziarie e logistiche (es. KPI, simulazioni, scoring models) sono perfettamente integrate con i processi di portfolio aziendale e con la gestione dei progetti.

Pro

Con questa soluzione, ottieni informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto e sui costi. La capacità finanziaria è sempre sotto controllo. Puoi dare priorità ai progetti in base alle strategie e agli obiettivi aziendali. Coordini le risorse finanziarie e umane per contribuire alla riuscita dell'esecuzione del progetto. La collaborazione e la comunicazione tra i membri del team è facilitata. Puoi creare un'ampia varietà di formati di report di progetto. I processi sono tutti integrati, da quelli legati alla finanza fino alla logistica. Può essere usato anche senza gestionale SAP.

Contro

Non è adatto a piccole organizzazioni. Serve un lungo training per istruire gli operatori all'uso e non è comunque di facile e immediata comprensione, soprattutto per chi non ha mai lavorato con SAP. L'interfaccia, infatti, non è intuitiva e c'è bisogno di molta pratica per capire come muoversi. Se ci sono molti elementi in esecuzione, rallenta.

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Un consiglio utile

Ti abbiamo presentato i migliori 8 strumenti di Project Management su cui puoi fare affidamento per gestire i tuoi progetti.

Uno strumento per il Project Management è essenziale in ogni azienda, per esser certo che il lavoro sia ben organizzato, tracciato e dunque completato con successo. Prima di fare una scelta, però, assicurati di aver vagliato tutte le migliori opzioni disponibili e che ti sia ben chiaro cosa stai cercando.

Ora non ti resta che individuare il migliore per te e per la tua azienda!

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